毎月の支払い伝票作成を自動化！2週間→3日の業務改善！

RPA導入を検討しはじめた背景や当時の課題についてお聞かせください。

毎月約100の放送局に対する支払い依頼書の作成が大きな負担となっており、これまでExcelによる管理を続けていました。
しかし、担当管理者の退社により業務の引き継ぎが難しくなり、属人化が課題として顕在化。
さらに4月から計算方法の変更が予定されていたことも重なり、従来の運用を見直す必要がありました。

これらの課題に対し、マクロマンとRPA女子で自動化したことによる効果についてお聞かせください。

毎月、月末から月初にかけて支払金額の計算と支払い依頼書作成・メール送付に約2週間を要していましたが、自動化により現在では準備を含めて3日ほどで完了しています。

その結果、削減された時間を他業務に充てることができ、作業効率が大幅に向上しました。
また、自動化によりヒューマンエラーがなくなり、心理的な負担も大幅に軽減されました。

どのようなサービスを探していましたか？
また、最終的にマクロマンを選んでいただいた理由も併せて教えてください。

社内ツールとの連携も検討しましたが、他部署との調整や既存ツールの改修が必要となり、実現には至りませんでした。
そうした状況の中、「デジマ女子」としてサポートいただいている担当者より、業務効率化を目的としたRPA導入の提案を受け、検討を進めることになりました。業務内容や進め方が自社の課題に合致しており、理想的な解決策だと感じたことから、導入を依頼しました。

今回、「RPA女子（有償支援サービス）」も活用いただきましたが、依頼して良かったポイントはありますか？

私自身が作業内容をうまく言語化できない状況でも、意図を瞬時にくみ取り、的確な自動化の提案をしていただけた点が非常に印象的でした。曖昧な説明にもかかわらず、迅速に課題を把握し、最適なソリューションを提示していただいたことに深く感謝しています。

また、毎月のメール送付作業についても、GoogleのGASを活用した柔軟な対応を行っていただき、実務面でも大きな助けとなりました。
その結果、業務効率が大きく向上し、安心して業務を任せられる体制を構築することができました。

　レポート作成業務　

今回の外注化によるコストは妥当な金額でしたか？

妥当な金額での導入であり、結果として低コストで業務効率を大きく向上させることができました。

今回、マクロマンの導入にあたって、事前に準備されたことはありますか？

今回、事前準備として社内でRPA化する業務の洗い出しと、対象業務のフロー整理を行いました。
その結果、依頼内容や要件が明確になり、スムーズにRPA導入を進めることができたと感じています。

マクロマンとRPA女子を検討しているみなさまに、一言お願いします。

属人化している作業や日々のルーティン業務も、マクロマンを導入することで、担当者に依存することなく正確かつ迅速に対応できるようになると考えています。業務の再現性が高まり、引き継ぎや体制変更があっても安定した運用が可能になることで、現場の負担軽減だけでなく、業務品質の維持・向上にもつながると期待しています。