導入事例

窓口対応と並行して多くの定型作業を抱え、職員の残業増加や業務負担の偏り、属人化やヒューマンエラーのリスクといった課題をお持ちだった鹿児島市役所様。今回「マクロマン」とRPA女子を活用し、入力業務や差し替え印刷といった煩雑な作業を自動化することで、残業削減・業務効率化・心理的負担の軽減を実現した方法についてインタビューしました。

RPA導入を検討しはじめた背景や当時の課題についてお聞かせください。

新しく異動してきた職員が、毎日残業を余儀なくされている状況がありました。

調べてみると、窓口業務とは別に、定型的なバックヤード業務が多く存在していたことが分かりました。

こうした業務負担軽減のため、窓口対応だけでなくバックヤード業務も含めて効率化できる手段として、RPA導入を検討するに至りました。

これらの課題に対し、マクロマンでどのような業務を自動化されましたか？
また、効果についてお聞かせください。

窓口業務担当やバックヤード業務担当が行っていた入力作業をRPAに置き換えました。

従来は複数のシステムを照合しながら入力しており、煩雑で時間を要していましたが、Excelデータ化の手順をマニュアル化したことで、RPAが一括入力を代替できるようになりました。

その結果、月400～1,800件に及ぶ入力処理を短時間で完了できるようになり、窓口対応の合間に処理が進むため、他の照合作業などに時間を充てられるようになりました。さらに、ヒューマンエラーが減少し、入力作業に伴う心理的負担も軽減しました。

住民への発送文書を委託している関係上、住所異動などで差し替えが発生するケースがありました。

従来は、異動者リストを作成し、複数の職員に割り当てて1件ずつ手作業で印刷処理を行っていました。

RPA導入後は、印刷処理を自動化することで、年間約400件（特に7月初旬の短期間に集中発生）を効率的に対応可能となりました。これにより、職員は印刷業務に縛られず、他の業務に専念できるようになりました。

また、属人化していた作業を仕組み化できたことで、誰でも安定して業務を遂行できる体制が整いました。

どのようなサービスを探していましたか？
また、最終的にマクロマンとRPA女子を選んでいただいた理由も併せて教えてください。

当初は対象となるシステムの運営先に相談していましたが、市が直接運用しているシステムではなかったため、簡単にカスタマイズや運用変更を行うことができませんでした。

そのため、既存システムを変更せずに効率化できる手段として、RPA導入の検討を進めました。

その中で、マクロマンは要素を指定したスクリプトを作成できるため、対象システムをRPAで柔軟に動かせる点に魅力を感じました。
また、RPA女子はスポット訪問によるスクリプト作成支援を提供しており、行き詰まった際にも相談・伴走してもらえる安心感がありました。

こうした特徴から、最終的に見積もり依頼の対象としてマクロマンとRPA女子を選定しました。
※RPA女子サービスとは（コチラ）

ご依頼いただいて良かったポイントをぜひ教えてください。

最大のメリットは、ライセンス料が不要である点です。

スポット支援で一度スクリプトを作成すれば、システム改修などで画面構成やデータレイアウトの変更が発生しない限り、継続的な費用負担を抑えることができます。

そのため、コストを最小限にしつつ、業務効率化を継続できる点が大きな利点だと感じています。

今回のコストは妥当な金額でしたか？

はい。

今回、RPA女子にあたって、事前に準備されたことはありますか？

RPA女子への依頼に先立ち、社内で以下の準備を行いました。

• マクロマン専用のPCの用意
• スクリプトの概要の整理（どの業務を自動化したいかを明確化）
• 画面遷移のスクリーンショット取得（操作手順を可視化）
• 要素を特定できるID等の情報整理

これらをあらかじめ準備しておいたことで、スムーズにスクリプト作成を進めることができました。

今後、マクロマンを他の業務や部署に展開される予定はありますか？

はい。

現在の活用に加えて、『電子申請との組み合わせ』や『他の業務への適用』も有効だと考えています。

今後は、こうした業務を対象にスクリプト作成を検討しており、さらなる効率化の可能性を探っていきたいと思います。

マクロマンとRPA女子を検討しているみなさまに、一言お願いします。

実行したい業務のイメージはあるものの、「マクロマンでどのようにスクリプトを書けばよいか分からない」という場面もあるかと思います。そうした際には、RPA女子の知識や支援が大いに役立ちます。

一度スクリプトを作成すれば、他の業務にも応用・転用できるため、将来的な業務効率化の幅も広がります。

導入に迷われている方には、「まずは一度スポットで相談してみる」ことをおすすめします。

実際に支援を受けることで、自社におけるRPA活用の可能性がより具体的に見えてくるはずです。