導入事例

伝票作成などの定型業務を毎月抱え、職員の作業時間増加や属人化、ヒューマンエラーのリスクといった課題をお持ちだった鞍手町役場様。今回「マクロマン」とRPA女子を活用し、支払伝票の作成をはじめとする業務を自動化することで、作業時間の大幅削減・効率化・心理的負担の軽減を実現した方法についてインタビューしました。

RPA導入を検討しはじめた背景や当時の課題についてお聞かせください。

他社のRPAツールを導入していましたが、ライセンス料などのランニングコストが高額だったため、どうしても利用できる範囲が限られていました。「コストを気にせず幅広い業務に展開したい」という思いはありつつも、実際にはごく一部の業務にしか適用できていなかったのです。

そのような中で、ランニングコストがかからない「マクロマン」の存在を知り、これまで自動化に踏み切れなかった業務にも導入できるのではと考えました。

これらの課題に対し、マクロマンでどのような業務を自動化されましたか？
また、効果についてお聞かせください。

従来は１件あたり約５分かかっていましたが、導入後は２分程度にまで短縮。

さらに、伝票作成をマクロマンが実行している間に、

○　請求書や納品書の整理

○　添付書類のスキャン作業

などの周辺業務を並行して進められるようになり、全体の業務時間を大幅に削減することができました。

これまで手作業で行っていた伝票作成は、人的ミスのリスクが常に伴っていました。

自動化によって入力間違いなどのヒューマンエラーを防止でき、担当者の心理的負担も軽減。

加えて、特定の担当者だけに依存していた業務から脱却でき、チーム全体で安定的に業務を回せる体制を築くことができました。

どのようなサービスを探していましたか？
また、最終的にマクロマンとRPA女子を選んでいただいた理由も併せて教えてください。

当初からRPAによる業務改善を検討しており、導入コストや運用負荷の少ないツールを探していました。

その中で出会ったのが「マクロマン」です。ランニングコストがかからない点はもちろん、他社RPAのシナリオと比べても設定がシンプルでわかりやすく、現場でも無理なく活用できると判断しました。

さらに、導入支援としてRPA女子のサポートが受けられる点も安心材料でした。

ツールの選定だけでなく、実際の運用定着までを伴走してもらえることで、「これなら継続的に使い続けられる」と確信できたのが、最終的にマクロマンとRPA女子を選んだ理由です。

※RPA女子サービスとは（コチラ）

ご依頼いただいて良かったポイントをぜひ教えてください。

スクリプトの作成が非常にスピーディーで、わずか1週間程度で完成した点が大きな魅力でした。

完成後は操作方法も分かりやすく、特定の担当者に限らず誰でもすぐに実装・活用できる状態になったことも安心につながっています。

結果として、導入までのハードルが低く、現場への定着もスムーズに進みました。

今回のコストは妥当な金額でしたか？

ランニングコストが発生しない点が大きく、導入時の費用についても十分に妥当だと感じています。

継続的なコスト負担がないため、安心して導入・運用できています。

今回、RPA女子にあたって、事前に準備されたことはありますか？

まず、自動化の対象とする業務を事前にピックアップし、それぞれの業務フローを整理しました。

そのうえで、マクロマンをダウンロードし、専用に利用できる作業用PCを準備しました。

これらの準備を行ったことで、スムーズに開発に着手でき、導入までの時間を短縮できたと感じています。

今後、マクロマンを他の業務や部署に展開される予定はありますか？

はい。

現在は企業会計における伝票作成の自動化を検討しています。

さらに、庁内でマクロマンの説明会を実施する予定で、参加した職員から利用の要望があれば、新たなシナリオ作成も進めていく計画です。

今後は、特定部署にとどまらず、庁内全体で活用の幅を広げていきたいと考えています。

マクロマンとRPA女子を検討しているみなさまに、一言お願いします。

マクロマンは短期間で構築から実装まで行えるうえ、完成したスクリプトも職員自身で容易に修正できる点が大きな魅力です。

利用しているシステムとの相性はあるかもしれませんが、本庁では問題なく活用できており今後は全庁的に展開していきたいと考えています。

導入や運用の伴走支援をしてくれるRPA女子の存在も心強く、安心して取り組めるサービスだと思います。