無料でスタートできるRPAツール『マクロマン』 ご案内資料
マクロマンは、ツール利用料が無料で、利用人数に制限はありません。導入・運用・開発などの支援が必要な場合のみ、有償プランやサポートをご利用いただけます。必要なときだけ費用が発生するため、コストを最小限に抑えた運用が可能です。
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保険見積書の大量処理に追われていた福祉医療共済会様では、従来見積書のフォーマット変更やデータ取り込みに年間約7,500時間もの工数がかかっていました。しかし、RPAツール「マクロマン」と伴走支援サービス「RPA女子」を組み合わせることで、この業務を約10分の1に削減。単なる時間短縮にとどまらず、ヒューマンエラーの根絶や対応時間の確保といった効果も実現しています。
本事例では “なぜマクロマンを選んだのか” “実際にどれだけ成果が出たのか” まで、導入の背景と成功のポイントを詳しくご紹介します。
本事例では “なぜマクロマンを選んだのか” “実際にどれだけ成果が出たのか” まで、導入の背景と成功のポイントを詳しくご紹介します。
RPA導入を検討しはじめた背景や当時の課題についてお聞かせください。
手作業で限界だった業務を、一気通貫で自動化したかったから。
以前から、保険会社から提供される見積書をOCRで読み取り、CSVデータとして取り込み、当社独自の見積書フォーマットに作り直すという社内業務を行っていました。この一連の作業を、もっと効率よく処理できる方法がないか、長年にわたって模索していたのが背景です。
しかし当時は、OCR機能の読み取り精度が十分とは言えず、「これだ」と思えるソフトに出会えない状況が続いていました。
そのため、見積書の作成はすべて手作業で行わざるを得ず、作業工数や人的負担が大きな課題となっていました。
そうした中で、近年はAI-OCRの精度が大きく向上し、実用レベルのソフトが増えてきたと感じるようになりました。
そこで、AI-OCRでの読み取りから、CSV・Excelデータの加工、帳票作成までを一気通貫で自動化できるツールはないかと、改めて検討を始めました。そのタイミングで、取引先からの紹介をきっかけに出会ったのが「マクロマン」です。
マクロマンと「RPA女子（有償支援サービス）」を選んでいただいた理由を教えてください。
RPA未経験でも、まずは“気軽に相談できる”安心感があったから。
RPAを使用するのが初めてだったため、どこまで自動化できるのか分からず、不安がありました。
その中で、まずは無料で試せるという点が大きな後押しとなり、このサービスを選びました。
また、独学でRPAを勉強するよりも、「まずはRPA女子を呼んでみよう」と気軽に相談・依頼できたことが非常に良かったと感じています。
専門的な知識がなくても、実際の業務を見ながら一緒に進めてもらえたことで、RPAで何ができるのかを具体的にイメージできた点が、導入の決め手になりました。
マクロマンで自動化したことによる効果についてお聞かせください。
年間7,500時間かかっていた業務を10分の1に削減し、人と時間を“本来の仕事”に戻せた。
当社では、1つの契約に対して複数のお見積りを提示する必要があり、年間で約15,000件の見積書作成業務が発生していました。
従来は1件あたり約30分を要しており、年間では約7,500時間もの工数がかかっていました。
マクロマンで自動化した結果、現在では1件あたり約3分程度で対応できるようになり、作業時間は約10分の1に削減されています。
この工数削減により、残業時間の短縮につながっただけでなく、本来注力すべき顧客対応に時間を割けるようになった点も大きな効果だと感じています。また、これまで手入力で行っていたため避けられなかったヒューマンエラーが一切なくなり、その結果、見積書の点検・確認作業が大幅に軽減されました。
業務全体の正確性と安心感が向上したことも、導入による重要な成果のひとつです。
AI-OCRと連携した見積書の作成業務
「RPA女子（有償支援サービス）」を活用いただいて良かったポイントをぜひ教えてください。
その場しのぎではなく、“自走できる状態”まで導いてくれたこと。
こちらの意向を丁寧に確認しながら、スクリプトの内容も一つひとつ説明を交えて作り上げていただけた点が非常に良かったと感じています。
そのおかげで、社内向けの説明会もスムーズに実施でき、導入後すぐに現場へ展開・実行することができました。
実行後の反応も非常に良く、現場からも好評です。
また、RPA女子は時間単位で相談チケットを購入できる点や、教えながら進めてくれる伴走型の支援である点も大きな魅力です。
ツール内の文言や操作も分かりやすく、支援を受けながら進めることで、最終的には自分たちでもRPAスクリプトを組めるようになる点に価値を感じています。
単なる「作って終わり」ではなく、内製化につながる支援であることが、RPA女子を活用して良かった最大のポイントです。
今回の外注化によるコストは妥当な金額でしたか？
はい。
妥当な金額であったと思います。
今回、RPA女子への依頼にあたって、事前に準備されたことはありますか？
事前に業務と環境を整えておいたことで、初日から一気に前に進めた。
まず、RPA化したい業務を社内で公募し、対象業務をピックアップしました。
現場の声をもとに候補を整理することで、優先度の高い業務から着手できるようにしています。
また、RPA女子にお越しいただいた当日からすぐに作業を進めていただけるよう、業務内容が分かる資料やデータを事前に準備しておきました。あわせて、マクロマン専用の管理用PCを用意し、別室で集中して作業できる環境を整えました。
その結果、打ち合わせから実装までが非常にスムーズに進み、限られた時間を最大限有効に活用できたと感じています。
今後、マクロマンを他の業務や部署に展開される予定はありますか？
拠点や部署を越えて、RPAが“当たり前の存在”になりつつある。
現在は東京本社だけでなく、大阪営業所にもマクロマンを展開しており、社内では4つのマクロマンスクリプトを稼働させています。
業務や拠点をまたいで活用できている点は、大きな手応えを感じている部分です。
また、各スクリプトには、社内で親しみを持って使えるよう「さくさくちゃん」「ザクザクちゃん」などの名前を付けています。
そのおかげもあり、RPAが特別なツールではなく、日常業務の一部として自然に定着し、毎日楽しみながら活用できています。
マクロマンと「RPA女子（有償支援サービス）」を検討しているみなさまに、一言お願いします。
“作って終わり”にしないためにも、最初は伴走支援を選ぶのがおすすめ。
RPAを導入することで、業務は想像以上に効率化されます。
ヒューマンエラーが減り、これまで作業に費やしていた時間を、本来やるべき業務に有効活用できることが最大の魅力だと感じています。
一方で、マクロマンをマニュアルだけを見ながら独力で進めていくには、どうしても限界があります。
実務ではイレギュラーなケースも多く、そこまで見据えて設計する必要があります。
その点、RPA女子と一緒に作り上げていくことで、リリース後のエラー対応まで含めて安心感があり、結果的にスムーズな運用につながりました。RPA導入を検討されている方には、ぜひおすすめしたいサービスです。
上記以外にも、証明書発行業務の業務をマクロマン・RPA女子で自動化のお手伝いをさせていただきました。
証明書付きの大量なデータを取り込む業務の自動化となります。
証明書付きデータ取り込み業務
企業情報
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社名 株式会社福祉医療共済会 |
