導入事例

RPAツール「マクロマン」のことを知った経緯について教えてください。

企画課　DX担当係長　西田 直光氏（以下西田氏）

大川市では、合同会社DMM.com（以下DMM)と提携し、2022年3月よりDX推進事業計画を３つのステップ（デジタル化⇒デジタル活用⇒DX）で進めております。

1つ目のステップである「デジタル化」の施策としては、公式LINEアカウントの開設及び「Grafferスマート申請」の導入を実施し、市民とのコミュニケーション及び申請手続をデジタル化しました。

そして2つ目のステップ「デジタル活用」についてITサービスを活用して市役所内部の課題を解決するという目的でツールを探していたところ、DMMさんより「マクロマン」という無料のRPAツールの存在を聞き、サポート体制も充実していることを知り、興味を持ったのがきっかけです。

「マクロマン」のどのあたりに興味をお持ちいただいたのでしょうか。

西田氏

大規模な自治体と比べて、我々のような小規模な自治体の場合は、業務量の総ボリュームは小さいのですが、業務の種類は大差ないという実態があります。1つずつの業務量のボリュームが大きくないので、RPA導入のコストパフォーマンスがどうしても出にくいという課題を抱えていました。

この点、マクロマンであれば基本無料でランニングコストが掛からないので、ボリュームが少ない業務にも少しずつ導入することが可能と考えました。他社のRPAでも無料トライアル期間があったりするのですが、期間が1ヵ月程度と短かったり、しかもインターネット上のサービスの場合は庁内ネットワークから通信できるような特別な設定を要する為、まだ採用するかも分からない段階で、それらの準備をしたり、工数を割いてシナリオを作ることは現実的ではなかったです。

マクロマンであれば、期間の縛りが無く、無料で使い続けることができ、さらにインストールするだけで使えるデスクトップ型のRPAツールなので、ネットワーク変更などの前準備が不要で、すぐに使えたことが大きかったです。

今回最初の導入業務として健康課の「支出命令書」作成業務を選定したのはどのような理由からでしょうか。

西田氏

紙の帳票をRPA化するには、紙とRPAをつなぐための中間データの作成が必要になるのですが、「支出命令書」作成業務は他に候補に上がった業務と比べると、中間データの作成が容易でしたので、最初に実施する業務として最適でした。

健康課　介護保険係　坂本 大輔氏（以下坂本氏）　

具体的にはリース料だったり、委託料だったり毎月定額で支払いが必要なものを、日付だけ変えて毎月同じ処理をする業務なのですが、これならRPAで簡単にできるのではと思っていました。そして健康課単体では月に3、4件程度の発生でしたが、「支払命令書」作成業務自体は庁内の多くの課で行われる業務でしたので、健康課で成功した後は横展開できる点も選定ポイントになったのだと思います。

弊社のサポートスタッフ【RPA女子】が、要件定義からスクリプト開発までを現地で進めたと聞いておりますが、どなたと進められたのですか。

西田氏

事前の段階ではDX担当である私、現場担当である坂本がRPA女子の方と現場のPCを見ながら打合せをさせていただき、その後オンラインでも何度かすり合わせをさせていただき、手順書が完成しました。

構築フェイズは予定通りの5日間でドキュメントの納品も含めて完了することができたと伺っております。RPA女子は如何でしたでしょうか？

西田氏

特に構築フェイズはRPA女子にお任せしっぱなしの状況でした。どんどん作業を進めていただき、予定通りに納品いただいて大変感謝しております。実は最初は私もダウンロードして自分でやろうかなと思ったんですけど、1から作るのはちょっと難しいなと思い、開発を依頼したのですが、流石はプロの方でどんどん作られていくので、凄いなと思いました。導入までのスピード感を考えると、頼んでよかったです。

健康課における「支出命令書」作成業務について、従来の方法と比較した時のRPAの導入効果を教えてください。

坂本氏

件数が数件ということもあり、健康課だけだと目立った効果は出ていないのですが、年間の想定数字として出すのであれば、トータル200分の業務時間がRPA導入により36分＜82％減＞になる見込みです。

それ以外だと単純作業から解放されるという心理的な側面が大きい効果です。実のところ、直接的効果というよりは、RPAを構築するにあたり事務フロー等を整理していく中で、不要な作業を発見できたり、より効率的なやり方を検討できたりなど、今の業務を見直す機会ができたという副次的効果が大きいと感じています。

今後、どのような業務でRPAを活用する予定でしょうか。また、今回の導入実施経験を経て、他自治体での導入にあたりシェアすると役立つと思われるポイントを教えてください。

西田氏

具体的な展開はこれから検討していく予定ですが、検討していく中で、人の手で行っていた業務をただRPA化するのではなく、BPR的な観点から業務を見直すことが重要だと感じています。

マクロマンはツール代が無料のRPAツールで、RPA女子が開発面でしっかりサポートしてくれるので、我々と同じ小規模自治体の方にはスモールスタートができるという点で非常に使い勝手が良いのではないかと思います。