RPAのシナリオとは？作成手順や便利なサンプルもご紹介

RPAにおけるシナリオ作成とは、「開発」とも呼ばれ、RPAツールで業務の自動化を行うために欠かせない工程です。知見やノウハウを要しますが、コツを押されえば、非エンジニアでも作成できます。

この記事ではシナリオ作成における、初歩的な説明としてシナリオ作成方法の種類や、シナリオ作成時の前後の工程についての紹介、シナリオのサンプルやシナリオを自社で作成できない場合の対処法などを紹介していきます。

RPAのシナリオとは

シナリオとは、RPAにどのような作業を行ってほしいかを示した行動手順です。シナリオ以外に「スクリプト」や「レシピ」などと呼ばれることもあり、シナリオ作成のことを「開発」と呼ぶこともあります。

RPAはこのシナリオを読み込み一連の動作に必要な一つひとつの作業を指示通り行うことで業務を自動化します。

RPAのシナリオ作成方法の種類

RPAのシナリオ作成方法には大きく分けると「手動で部品を並べて作成する方法」と「レコーディング機能で自動作成する方法」の2つがあります。手動で部品を並べて作成する方法には、さらに「フローチャート型」と「スクリプト型」があります。

それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
※これらはRPAツールによって搭載されているものと、いないものがあるため各ツールの仕様をご確認ください。

手動で部品を並べて作成

業務の手順をシナリオ化するためには、本来、一つひとつの動作をプログラミング用語に書き換える必要があります。RPAでは、プログラミング技術がない人でもパーツを組み合わせることでシナリオをつくれるよう、「クリックする」「セルに値を入力する」「ファイルをコピーする」などの各動作が部品化されています。(当社では「コマンド」と呼んでいます)

よって、あらかじめ用意されたこれらの部品を、業務の流れにしたがって手動で並べていくことでシナリオの作成が可能です。ツールによっては、数百にもなる部品が準備されており、実施したい内容に応じて選択していきます。

「部品」を使って手動でシナリオを作る方法は、さらにフローチャート型とスクリプト型(リスト型)に分かれます。

フローチャート型

フローチャートとは、四角形やひし形の箱を矢印や線で結んで作業の流れを示す見取り図です。フローチャート型では、チャート上の箱に必要な「部品」を入れ、矢印や線でつないでいく形でシナリオを作成します。

ロボットに行わせたい動作の全体像を視覚的に把握しやすい点が特徴です。実行したい動作に分岐が発生しても全体の流れが見えやすいので、RPAに初めて取り組む場合でも、理解しやすい作成方法といえます。

スクリプト型(リスト型)

スクリプト型(リスト型)は、その名の通り、ロボットを動かすための部品を時系列順にリスト表示して、シナリオ作成する方法です。

画面の上下移動だけで多くの部品をチェックできるので、複雑な動作が求められるシナリオの作り込みに適しています。また一覧性が高いので、エラーの発生などで広範な情報閲覧が必要なときもスムーズな対応が可能です。

レコーディング機能でオート作成

RPAツールにレコーディング機能が搭載されている場合は、自動化したい作業を録画することで、簡単にシナリオ化できます。

具体的には、録画開始などのボタンをクリックした後に、ロボットに覚えさせたい業務をパソコン上で、一度手作業にて行います。あとは録画内容をもとにRPA側が自動で必要な部品を選んでくれるため、手動で部品を並べるよりもさらに簡単にシナリオを作成できます。

RPAのシナリオ作成方法

シナリオ作成には前後にいくつかの工程があります。

まずは業務に必要な動作を洗い出したうえで、手順書にまとめます。続いて、手作業が必要な範囲と自動化した方がよい範囲を確認し、実装の方向性を決定しましょう。自動化したい動作だけでなく、検索結果表示が何秒以内に完了するか、日時切り替えの基準を何時にするかなど、非機能的な要件もあわせて整理しておくことが大切です。

その後は手順書と要件をもとに部品を組み合わせて、シナリオを作成します。開発内容は、他の従業員と共有するためにも、必ず設計書の形にまとめておきましょう。

作成したシナリオはテストとして実装を行い、エラーを発見し次第、修正しながらより完璧なものに近づけていきます。一定の品質基準を達成したら、ようやく本格実装です。

具体的なシナリオの作成方法（上記画像内⑤の工程）はRPAツールにより大きく異なるため、ご利用のRPAツールのマニュアルをよくご覧ください。

RPAでシナリオ作成する際のポイント

ここではシナリオ作成をスムーズに進めるための5つのポイントをご紹介します。

作業手順の洗い出し、分解をする

RPAで自動化したい業務を洗い出すときは、人が手作業で行う際に暗黙の前提になっていることも含めて、一つひとつの操作をすべて記述して分解し、作業手順を可視化する必要があります。明文化されていない操作を、ロボットが気を利かして行うことはありません。作業で使用するソフトやファイルは何か、処理を判断するファクターは何かなどを漏れなく可視化しましょう。

現場担当者と密に連携を取る

シナリオ作成は、業務内容や注意点、作業における例外などを熟知している現場の担当者が主体となって進めることが望ましいです。

ただし現場任せにするのではなく、RPAに関する知見やノウハウを持つシナリオ作成担当者がフォローし、密な連携を行っていく必要があります。両者が協力し、互いの意見やフィードバックを反映させることで、業務上の具体的な問題や課題を把握し、実際の業務に即したシナリオ作成につながることが期待できます。

スモールスタートする

RPAに任せたい業務が複数あったとしても、一気に多くの業務を自動化しようとするのはリスキーです。さまざまな業務を同時に自動化しようとすると、要件の整理などに手間どり、成果が見られないままに多大な工数を消費してしまう恐れがあります。

RPAのシナリオは、業務をいくつもの手順に分解して整理しながら作成します。RPAの導入時は、分解した先の細かい作業からシナリオを作成しテストしていくと、エラーが見つかった際のリカバリーも最小限で済みます。

以下、実際に当社で自動化している”「配属指示書」の作成と送付”業務をRPAで自動化させる際を例にしてご紹介します。

スモールスタートしなかった場合に起きることの例

まず、これら①と②のシナリオを①だけで作成した後に、テストを行わずに、①と②をまとめて一気に作成し、テストをしてみたとします。

①～②の全工程は上記の通り「個人情報の転記～To、CC、本文の入力」が発生します。このうち「配属場所の転記」でエラーが発生した場合に、以下のことを考えなければいけません。
・エラー原因の特定
・どこから再開をすべきか
・1から作業すべきか？
しかし、特にエラー原因の特定をするのは、エラーの内容によっては骨が折れる作業でもあります。

スモールスタートした場合の例

逆に、①と②で分解をしてスモールスタートでシナリオを作成した場合です。

さきほどと同じ箇所でエラーが起こったとしても、エラーの特定範囲が先ほどの1/2になるため、エラーが特定しやすくなるというメリットがあります。

エラーは１つのシナリオに複数箇所で発生する可能性があります。エラーが発生するほど、分解をしてシナリオを作成する恩恵を受けられるでしょう。

例外も洗い出す

RPAは人間のように頭で考えて柔軟な対応をすることはできません。RPAで自動化できる定型業務であっても、必ずといっていいほど業務にはイレギュラーが存在します。手順の全体像を洗い出したうえで、人間が行うべき領域とRPAに任せる領域を分担し、例外を整理することが大切です。

具体的には、とある条件①を満たす場合は自動化をストップさせる、ほかの条件②を満たす場合は処理を飛ばして自動化を続行させるなど、細かく事前に設定しておきます。

こうした例外の設定が漏れてしまうと、シナリオの実装後に重大なエラーにつながる可能性もあるため、少なくとも例外を例外として検知できる仕組みを取り入れるようにしましょう。

属人化させない

RPAは作成後もメンテナンスが欠かせません。シナリオ作成が属人化すると、作成者が異動や退職した場合にメンテナンスが行われず、RPAを運用できなくなってしまう恐れがあるため、必ず設計書を作成しましょう。

また、シナリオ作成は、業務内容を熟知している現場担当者が主体となって実施した場合でも、正しく落とし込みができていなかったり、漏れが発生することがあります。複数名で実施することで、より正確な内容を作成できるだけでなく、一人では気づかなかった改善案が見つかる可能性もあります。

参考にしたい！RPAのシナリオサンプル例

シナリオ作成をするには、利用するRPAツールにシナリオサンプル提供がある場合は、それを利用して自社に合う設定にカスタマイズするのが良いでしょう。

ここでは、当社が提供する無料RPAツール「マクロマン」で、以下業務を自動化する際のサンプルシナリオ（当社ではスクリプトとも呼んでいます）の例です。

ExcelとWebサイト間のコピペによる在庫管理

工程を分類すると上記４つの工程に分かれますが、これをシナリオに落とし込むと「Excelを開く」「ブラウザを起動する」などのように、実際に人間が操作する際の手順と同じ工程でのシナリオ設計が必要になります。

「マクロマン」をお使いの方は以下よりシナリオをダウンロードいただけるので、カスタマイズの元データとしてご活用いただけます。※「マクロマン」上でのみ利用できるシナリオです。マクロマンの動作環境の対象外または他のRPAツールではご利用いただけません。

＼フォームなしでそのままダウンロードできます／

以下は、実際に上記のシナリオを実装した場合のRPAの動きを示した動画です。併せてご覧ください。

RPAのシナリオ作成後の管理も大切

RPAのシナリオは作成後もメンテナンスが必要です。作業手順はもちろん、連携システムやサイトの仕様に変化が生じた際は、シナリオを変更しなくてはなりません。気づかないまま運用を進めると、動作が止まってしまったり、本来自動化したかった内容と異なる動作を行ってしまうなどのエラーが発生します。

またシナリオ作成の担当者が変わる際は、引継ぎの徹底も大切です。シナリオをメンテナンスできる人がいないと、RPAが野良ロボット化し、関連する業務全体に大きな影響を与えてしまう恐れがあります。現場での管理責任者も決めたうえで、IT部門を巻き込んだ社内体制を構築しましょう。

RPAのシナリオを社内で作成・管理できない場合の対処法

シナリオ作成は知見やノウハウを要するため、適切な人材が社内にいない場合もあります。ここでは、社内でシナリオ作成・管理ができない場合の対処方法について解説します。

外注する

外部の専門事業者は、シナリオ作成はもちろん、どの業務をRPA化するかの相談から実装まで、RPAの導入に関するさまざまなサポートサービスを提供しています。シナリオ作成だけを依頼したい場合や、基本は社内で作成しつつ複雑なシナリオやエラーが発生した際の修正だけを外注したい場合など、ニーズにあわせた依頼が可能。安定したシナリオ作成ができるので、安心してRPAを導入できるでしょう。

サポートを受ける

シナリオ作成には、外注する方法以外にも、RPAベンダーや導入支援会社のサポートを受けながら社内で作成する方法もあります。外注をするのと比較して、社内の工数は一定発生するものの、RPAに関する知見やノウハウを持つ人材の育成に有効です。
サポートといっても、eラーニングの受講、セミナーや勉強会への参加、電話やチャットなどの問い合わせ対応、シナリオの作成支援などさまざまな方法があります。自社の状況や求める人材のレベルなどに合わせて、どのようなサポートを受けるか選びましょう。

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RPAのシナリオ作成を外注する場合にかかる費用

シナリオ作成にどうしても時間が取れなかったり、スムーズかつ正確にシナリオ作成できる人材がいない場合は、外部の専門業者へ依頼するのも選択肢のひとつです。
外注する際の費用はサービス提供会社により異なりますが、基本的に以下のように計算されることが多いです。

費用のメインとなるシナリオ作成代は、業務手順がシンプルなものであれば数万円程度。何度も繰り返しが発生する場合、動作の途中で分岐が発生する場合など、複雑なシナリオであれば、20万円以上かかるケースもあります。

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コクー株式会社では、無料RPAツール「マクロマン」と、RPAツールの導入支援・開発・保守などをサポートする「RPA女子」というサービスを提供しています。

RPA女子は、シナリオ作成代行はもちろん、導入時のコンサルティングや稼働後の保守代行など、マクロマンによる業務効率化を専任でサポート。オンラインからフル常駐まで、ニーズに合わせた対応が可能で、日単位のスポット派遣にも対応しており、外注したい方に細やかなサポートをします。

また、外注ではなく自社でシナリオを作成するサポートをして欲しい、といった場合にも活用いただけます。

RPAツール「マクロマン」は完全無料でお使いいただけるため、コストが最小限に抑えられる点がメリットです。

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まとめ

シナリオ作成は、RPAを動かすために欠かせない工程です。「作業手順を可視化する」「スモールスタートする」「属人化させない」など、いくつかのポイントを押さえれば、プログラミングの知識がなくても簡単なシナリオは作成できるようになります。とはいえ、シナリオ作成に適する人材が社内にいない、工数が足りないという場合は、外注したり、作成のサポートを受ける方法もあるので、検討してみましょう。

シナリオ作成には、RPAに関するある程度の知見やノウハウが必要です。工数や人材の有無など、自社の状況を踏まえて、外注や作成サポートを外部へ依頼し、業務の効率化があがるシナリオ作成につなげましょう。

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