仕事の単純作業が苦手な方必見！作業から解放される方法を紹介

単純作業とは、仕事の流れや手順が決まっていて、特別な知識や技術の必要がない作業を指します。データ入力作業やコピペ作業、決まった手順の集計作業、ひたすらデータをダウンロードしてフォルダに移し替える作業などが当てはまります。

基本的には専門的なスキルや知識は必要とされないケースが多く、手順がわかれば誰でも取り組める仕事です。一方で、同じ作業を繰り返し行う根気や高い集中力が必要なため、従業員への負担は高くなる傾向があります。

単純作業のつらさ

 

単純作業は苦手に感じている方も多く、従業員にとって満足度の高い仕事ではありません。簡単な作業である点はメリットに感じる方もいますが、同じ作業の繰り返しは疲労とストレスが溜まりやすいものです。正確性も求められるため、長時間集中して作業に向き合う必要があります。

また、単純作業といっても作業量が多くなれば、その分ヒューマンエラーが発生する可能性も高まります。こうした単純作業を従業員に任せているのは効率的とはいえません。

さらに深刻なのは、スキルアップが望めない点です。IT技術によって人間の単純作業は減少してきているため、単純作業の業務割合が多い場合、転職で不利になりやすい懸念も。

単純作業が多い仕事とは？

パソコンを使う業務において、単純作業が多い仕事の代表例は以下のとおりです。

 

• データ入力
• メール送付
• データダウンロード→特定のフォルダへの保存
• ExcelからPDFへの変換
• 見積書作成
• 集計レポート作成
• 経費精算
• 労働管理
• 競合の価格調査

 

仕事上では、例に挙げたように日々繰り返し行っている単純作業が、数多くあります。特に、総務・経理・財務・営業・人事のなど部門には、手間のかかる作業もあることでしょう。これらは従業員への負担も大きいため、より効率的に処理する対策をしましょう。

単純作業は苦手で良い！その理由

パソコンを使用する単純作業に対して苦手意識を持っている方、つまらない、苦痛、嫌いと感じる方も多くいらっしゃるかと思いますが、そもそも人の手でアナログに対応するのは最適とはいえません。

単純作業は簡単に思われがちですが、肉体的や精神的な負担が高い仕事です。人ではなく、IT技術に任せてしまえば正確且つ均一のクオリティで大量の仕事を終わらせることができるため、内容によっては人が行う方が非効率なものもあります。

自動化することで作業量を減らせるようになり、結果として自動化した分の時間でライフワークバランスを整えたり、リソースをほかのコア業務に配分したりと、より生産的に取り組むことが求められています。

そのため、単純作業を苦手とする意識こそが企業の成長や、自身の満足度向上に繋がるきっかけだとポジティブに捉えましょう。

単純作業への対策：マクロやRPAで自動化

単純作業の対策としては、自動化をすることで作業量自体を減らすことが効果的です。

具体的には、マクロやRPAの導入が挙げられます。

マクロ

まず、マクロはExcelに代表されるMicrosoft Office製品などの処理を自動化する際に用いられる機能です。データ集計・分類・データ成型・シートの印刷など、さまざまな作業の自動化を実現できます。

ただし、マクロは自動化できる対象が限定的であり、ExcelをはじめとしたMicrosoft Office製品が中心になります。機能を使いこなすためにはVBAと呼ばれるプログラミング言語を習得する必要があります。

RPA

RPAは、マクロに同じく作業を自動化するものですが、マクロはMicrosoft Office製品の自動化が対象なのに対し、RPAは、そのほかにもあらゆるパソコン上のツールやアプリケーション、Webブラウザを跨いで自動化ができる、範囲の広さが特徴です。

たとえば経費精算システムに入っているデータをExcelに転記し、それをメールで送りたいといった場合に、RPAはこれらを一通り人間の代わりに処理してくれます。

加えて、RPAでもマクロと同様にプログラムの構築工程は発生しますが（RPA開発と呼びます）、VBAの知識は不要で、ノーコードやローコードで開発ができることから、比較的習得しやすい点でも人気があり、おすすめです。

 

このように、単純作業の自動化という意味ではマクロも非常に有用ですが、マクロよりも広い範囲での単純作業が自動化できるものとして、ここから先はRPAに関わる説明をしていきます。

 

 

RPAによる単純作業の自動化とは？

そもそもRPAとは何か？RPAによる単純作業の自動化とは？についてご紹介していきます。

 

 

RPAとは、人のパソコン上での作業手順をあらかじめRPAツールに覚えさせることで、以後はボタン1つでロボットが人の代わりに処理するソフトウェアです。

例えば受信したメールからシステムにアクセスし、システムから必要なデータをダウンロード、ダウンロードしたデータを指定したExcelに貼り付け、Excel上でデータ集計をし保存する。といった一連の作業を自動化することができます。

RPAツールによっては、実行ボタンを押す作業自体をタイマー設定することで、指定した日時に実行する機能もあり、取引先の都合で業務時間外に処理しなければならない場合でも、その作業のために出社する必要を無くすことができます。

ただし、RPAはどんな単純作業でもすべて自動化できるものではありません。

 

RPAは、あくまで人間の手作業を模倣するものであり、人間が見て都度判断するようなことはできません。あらかじめ人間が行うマウスやキーボード上の操作をRPAツール上に覚えさせますが、RPAは指示の通りにのみ動くため、人間が頭で考えて判断するようなことはRPA自身では行えません。なお、この点はマクロも同じです。

RPAの向き不向きなどについては、詳しくはこちらの章をご確認ください。

 

RPAで、どの程度単純作業を減らせるのか？

ここではRPAツール「マクロマン」を活用して単純作業を削減した、5つの事例を紹介します。

事例1：データ照合

発注データとCRMの照合確認をRPAで自動化しました。結果として、これまで4時間かかっていた業務は1時間に短縮され、該当の作業のための休日出勤がなくなりました。

事例2：情報抽出とレポート作成

住宅関連企業で、ポータルサイト掲載物件情報の抽出やレポート作成にRPAを導入しました。結果として、これまで6時間かかっていた作業が、5分程度に短縮され、ほかの重要な業務にリソースを配分できるようになりました。

事例3：ダウンロード操作

データのダウンロードを繰り返す作業に対し、RPAを導入しました。結果として、これまで1〜2時間かかっていた業務は5分に短縮され、作業ミスがなくなったことで心理的負担も軽くなりました。

事例4：ファイル形式の変換

年に数回、Excelで作成された書類のPDF化と複数ファイルの整理に、RPAを導入しました。結果として、年間3,000分かかっていた業務が600分にまで短縮され、より重要なコア業務に集中できるようになりました。

事例5：データ入力

データ入力作業をRPAで自動化しました。結果として、4時間かかっていた業務は30分に削減され、ヒューマンエラーによる見直しや修正も減りました。

 

このように、苦手な単純作業はRPAによって自動化することで、時間の削減だけでなく、コア業務へのリソース配分やヒューマンエラーの削減、心理的負担の軽減、その作業のための出社を無くす効果も見られました。

 

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単純作業を自動化して減らすメリット

改めて、単純作業をRPAで自動化することにより、作業量自体を減らすことのメリットを整理していきましょう。

業務効率化が図れる

単純作業を減らすと業務効率を高められます。単純作業は従業員の稼働を割り当てても行えますが、人件費が余計にかかるうえ、相性の良い仕事とはいえません。繰り返し単純な作業を行うことは従業員にストレス負荷をかけます。

このような単純作業は、RPAによる自動化が最適です。RPAはプログラムであるため、長時間反復しても正確にミスなく処理できます。人間とは異なり、作業量が多くても疲れることはありません。このため、疲労による効率ダウン発生も併せて防ぐことができます。

このように、苦手な単純作業をRPAに任せてしまうことで、業務効率化を実現でき、結果として企業の競争力向上にもつながります。

ヒューマンエラーを削減できる

ヒューマンエラーの削減も、単純作業を減らすことで得られるメリットです。単純作業は多くの数値やデータを扱うこともあるため、ヒューマンエラーの発生によるリスクが多い作業といえます。正確で丁寧な作業を努めていても、人間の手で連続して行っていると、どうしてもヒューマンエラーは発生してしまうものです。

ヒューマンエラーがたびたび発生すると、後続の作業でも修正が求められるため、更に作業時間が増える原因にもなります。これにより、従業員のストレスを高める原因にもつながります。

そこで、単純作業をRPAなどで自動化できれば指示した通りの正確な作業を行えるため、ヒューマンエラーの発生を防げます。

人手不足を解消できる

手間のかかる単純作業を削減できれば、人手不足を解消できるかもしれません。単純作業は一見すると簡単な作業に見えるかもしれませんが、実際は時間と手間のかかる仕事です。

作業自体はシンプルで簡単だったとしても、処理件数が多かったり、繰り返し回数が多く時間がかかるものに対しては人手が必要です。作業量によっては、専任の担当者を設けている企業もあるかもしれません。
このような単純作業をRPAで自動化できれば、この作業のためだけに人を新たに募集したり、募集にともなう工数を割く必要がなくなります。

とくに、処理件数や量が多い作業ほど自動化による効果は大きくなります。

人手不足で頭を抱えている企業は、”その手作業のためだけの人材を補填する”のではなく、既存の業務を自動化して減らすための取り組みができないかを検討してみましょう。その方法として、RPAを用いて自動化できる方の力を借り、徐々に内製化していくのがオススメです。

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従業員の満足度向上とスキルアップ

従業員の満足度の向上も、単純作業の削減によって期待できる効果です。単純作業は単調で応用が効きづらく、作業自体に成長をそこまで感じられないため、従業員の仕事に対する満足度は低下します。

 

一時的な単純作業であれば我慢できるかもしれませんが、継続して単調な仕事を行っていては従業員の不満が蓄積しかねません。また、特定の時間にやらなければいけない業務がある場合、その作業のために出社しなくてはならないという、時間的な制限もストレスの原因になります。

そういった単純作業を自動化できれば、従業員はより生産性の高い仕事に注力できます。たとえば、プレゼンの資料作りや新規事業の立案、顧客対応への時間を増やすなど、事業や会社の成長に直結しやすい業務に時間を充てることができ、評価がされやすい環境作りにも役立つでしょう。タイムスケジュール機能を使えばその作業のためだけの出社も防げます。

従業員の仕事への満足度向上により、間接的に生産性向上も期待できます。
なお、業務効率化を推進するスキルや考え方を身に付けるきっかけになるため、従業員自身のスキルアップにもつながります。

RPAで自動化する際の注意点

RPAによって単純作業を削減すると多くのメリットがありますが、以下の注意点もチェックしておきましょう。

すべての単純作業が自動化できるわけではない

RPAは、前述の通り人の手作業の模倣に限られるため、すべての仕事を自動化できるわけではなく、RPAでは自動化できない業務も多々あります。

たとえば、以下のような業務はRPAによる自動化にはあまり向いていません。

 

• 人間の判断が必要になる（理由：RPAは頭で考えて判断するものではないため）
• ルール変更が頻繁に発生する（理由：上に同じ）
• データ化されていないデータの処理（理由：音声、紙のデータは扱えない）

 

そのため、頻繁にあるルール変更への対応や複雑な処理が発生する業務、手書き文字の判定や販促方法の考案などは、RPAでは自動化できません。

ただし、こうした業務も自動化するための見直しを行うことで、RPAによる運用が一部可能となる場合もあります。たとえば手書き文字の判定を自動化するために、AI-OCRを導入し、データ化したうえで自動化するなどです。

人間が行っているすべての業務をRPAに任せようと考えるのではなく、仕事の一部を任せる「ハーフオートメーション」を目指しましょう。

 

一気に自動化しようとしない（スモールスタートする）

RPAの導入では多くの業務を最初から任せてしまうのではなく、スモールスタートがおすすめです。比較的影響の少ない簡易的な業務からスモールスタートさせれば、失敗リスクや手戻りの工数を最小限に抑えられます。

実際のRPAのスモールスタートでは一つの業務に絞って導入し、問題なく運用できるかどうか動作確認を行いましょう。問題が発生せずスムーズに運用をできているようであれば、少しずつ別の業務へも自動化範囲を拡大していきます。もし、途中で問題が発生した場合には、都度原因を確認し、改善策を施しましょう。

その際、トラブルが発生してもスモールスタートであれば影響範囲が限定されます。このようにRPAで一気に自動化しようとはせずに、少しずつ対応範囲を広げていきましょう。逆に、はじめから大規模な自動化をしてしまうと、影響範囲が広くなり、やり直しや修正の手間も増えてしまいます。

メンテナンスが必要

RPAは一度導入したら終わりではなく、メンテナンス（「運用保守」とも呼びます）が必ず発生します。RPAのメンテナンスが必要な理由は、エラーによる動作停止を回避するためです。

 

RPAは、自動化したいシステムの更新やUI変更など、RPAツール以外のさまざまな外的要因で動作エラーが発生するものです。エラーが起こると、自動化しようとしていた業務が停止するため、エラーが出た場合にその原因追及と、シナリオを修正をするメンテナンスが必要です。

また、RPAのメンテナンスは業務効率を高める効果もあります。メンテナンスではトラブルの要因を発見するだけでなく、RPAの導入効果を振り返り改善を加える工程が大切です。

 

そのほかにも、業務の変更など環境の変化があると修正が求められます。メンテナンスで改善点を洗い出して、RPAによる業務効率を最適化しましょう。

 

単純作業を自動化するなら「RPA女子」

 

単純作業の自動化を検討中でしたら、「RPA女子」に依頼してみませんか？

こちらでご紹介した、単純作業をRPAで自動化した例をはじめ、ほかにもさまざまな作業を自動化します。

RPAは、「RPAツール」を使って自動化していきますが、RPAツールに普段の作業を覚えさせる工程はRPAの知識やスキルが一定必要になります。

そのため、RPAがはじめての場合は1日から派遣可能なRPA人財「RPA女子」にお任せいただくのがスムーズです。

「RPA女子」の特徴

一般的に、RPAを導入する場合は、「RPA女子」のような導入サポートとは別で、RPAツールの費用が発生します。

しかし、「RPA女子」にお任せいただくと・・・

なんと、RPAツール費用が無料になります！

 

 

その理由は、「RPA女子」が扱うRPAツールは、当社が開発している無料RPAツール「マクロマン」であるためです。このツールは完全無料でお使いいただけるため、RPAツール費用を抑えて、自動化のアウトソースに予算を投下できます。

徐々に内製化へ

また、最初は自動化に関わるすべてをアウトソースし、徐々にRPAに関する知識や、RPAツール自体を扱える人材の育成をしていく、「内製化」ができると理想的です。

 

「自社でも自動化できるスキルを身に着けたい」「自動化そのものを社内に認識付けをしていきたい」といった声にお答えして、徐々に内製化ができるようなサポート提供しています。内製化していくにつれて、徐々にサポート範囲や費用を抑えられてていき、RPAツール「マクロマン」を使いこなせるようになれば無料で使い続けていくことも可能です！

手間のかかっている苦手な単純作業はRPAで自動化させて減らしてしまい、業務効率化やヒューマンエラーの削減にも役立てましょう。

 

まとめ

仕事で苦手な単純作業に困っていたら、まずは自動化ができないかを検討してみましょう。自動化にはいくつかの方法がありますが、多くの企業でRPAが導入されています。

RPAであればさまざまなルーティンワークを自動化でき、業務効率化や人手不足の解消などを実現可能です。まずは、単純作業で悩んでいる苦手な業務を洗い出して、RPAに任せるための準備をスタートしてみましょう。