RPAにできること・できないことを徹底解説！それぞれの具体例も

RPAは、手順の決まった定型的な作業を得意とするロボット(ソフトウェア)です。あらかじめ指定したルールに則って、従来は人間が行っていた作業を手軽に自動化でき、現場の負担感軽減や生産性の向上に貢献します。

本記事では、そんなRPAにできることや得意・苦手とすることを具体例を用いて紹介するとともに、RPA化の進め方や具体的な導入事例などについて解説します。

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RPA化とは

RPA化とは、ロボットを活用して業務を自動化し、業務効率化や生産性の向上をはかることを指します。(RPA=Robotic Process Automationの略称）

主にホワイトカラーと呼ばれるデスクワークが中心の現場で活用されることが多く、これまで人の手で行っていたさまざまな作業を代替できます。

人間の作業を代替する仮想的な知能を持つことから、「仮想知的労働者」と呼ばれることもあります。

ただし、RPAはあくまでも事前に設定したルールに基づいて作業を行うものであり、AIのように自ら思考して判断を行う技術ではありません。RPAが得意なこと・苦手とすることを十分に理解して、適切な場面で活用することが大切です。

RPAでできること

RPAは、手順が決まっている定型業務を得意としています。毎回の作業で手順に変化がなく、ルール通りに処理することで結果が出る作業は、RPAで代替可能であることが多いです。ここではRPAで自動化できる業務の特徴をご紹介します。

ルール化できる業務

大前提として、RPAはシナリオとして登録されたルールに基づいてタスクを実行するため、手順や条件を明確に定義できる業務でないと自動化できません。ただし、ルール化できたとしても、頻繁に手順が変化する業務などは、その度にシナリオを書き換えなくてはいけないので、なかには人間の手で行った方が早い場合もあります。

具体的なルール化できる業務としては、請求書の作成、データの整形、データを転記する形のレポート作成などが挙げられます。これらの業務は、手順や引用元のデータをあらかじめ定められるケースが多いです。

繰り返し行う業務

RPAは一度シナリオを登録すれば、その動作を繰り返し行うことが可能です。費用対効果を高めるためにも、一度で完結する業務よりも、毎日や毎週繰り返し行う業務を自動化するとよいでしょう。

具体的な業務例としては、毎日のデータ入力や転記、定期レポートの生成、日報メールの送信などが挙げられます。これらのように、ルーティンとして日ごと、週ごと、月ごとに発生し、トータルで見ると従業員の工数を圧迫しているようなタスクはRPAで自動化可能です。

処理件数が多い業務

一度に処理する件数が多い業務もRPAであれば効率的に自動化可能です。例えば、一度に大量のデータを入力するような業務は、従業員が手作業で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいでしょう。しかしRPAを用いると、これらの作業を高速かつ正確に行うことが可能になります。

具体的な例としては、伝票データの入力、問い合わせメールへの自動応答などが挙げられます。これらは全て、人間が行うには手間と時間がかかる作業ですが、RPAによって自動化することで大幅な効率化が見込めます。

リカバリー可能な業務

RPAはヒューマンエラーは起こさないものの、何らかの理由でシナリオ通りに動作を進められない場合に緊急停止したり、シナリオの作成・修正ミスにより想定と異なる動作を行ってしまう可能性があります。こういったケースに備えて、RPAでの自動化は、後でリカバリー可能な業務に限定するのがおすすめです。

具体的な例としては、データ収集やリサーチ、最終的に人間の目で確認を行う請求書やレポートの作成などが挙げられます。

RPA化できる具体的な業務例

RPAが人間の代わりに代替できることの具体例として、勤怠管理データの処理やSNSの口コミ収集のほか、発注データの転記作業やレポート作成、価格リサーチなどがあります。

ここでは、RPAでは具体的にどのような業務を代替できるのかをご紹介します。

勤怠管理データの処理

RPAを活用することで、勤怠管理データの処理を自動化できます。社員一人ひとりの勤務時間の集計や、1か月間の残業時間のチェック、有給休暇の使用日数などをシステム上で簡単に記録できるため、経理担当者の負担を軽減できるでしょう。

また、集計後のデータを活用して給与計算や振り込み処理、支払明細書の作成も自動化できるため、細かなチェック作業が不要になります。各作業の処理時間が大幅に削減されるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも効果的です。

これまで経理担当者が手動で行っていた作業を機械に任せられるので、ヒューマンエラーの削減も期待できます。

SNSの口コミ収集

各種SNSに投稿される、自社製品への口コミ収集にも、RPAが役立ちます。ユーザーの口コミを集めたい場合、従来は自社の商品名や口コミサイトを検索しなければなりませんでした。

しかしRPAを活用すれば、あらかじめ指定したルールに基づいて、SNSやサイト上の口コミを自動収集することが可能です。設定によっては収集した口コミをExcelファイルに転記して蓄積することもできます。集めた口コミは今後のマーケティング戦略に活かすなど、さまざまな使い方ができるでしょう。

発注データの転記作業

発注データの転記作業も、RPAの代表的な使い方のひとつです。メールで受信したExcelファイルの発注書から、RPAが自動的に発注内容を読み取り、自社の受発注システムに必要情報を入力します。

作業を行う時間帯が決まっている場合は、時間を指定してRPAを実行させることも可能です。これにより社員が時間に縛られるストレスを解消できます。

また、取引先が運用しているEDIシステムに定期的にログインし、発注データを自動的にダウンロードして受発注システムに登録する処理なども実現可能です。

競合他社の価格リサーチ

データ収集だけでなく、収集したデータの分析にRPAを活用する方法もあります。ある製品に関する競合他社の価格情報をインターネットで収集し、自社の販売価格と比較する作業は、すべて人の手で行うにはかなり時間がかかるでしょう。

しかし、RPAを活用して競合他社の価格情報を自動収集し、Excelなどに自動的に転記させれば、最小限の手間で自社と競合他社との価格比較資料が完成します。

事前に日付や曜日を指定しておけば、1週間や1か月に1度など、任意の周期で自動的に価格調査を行うことも可能です。

レポート作成

レポート作成も、RPAが得意とする作業のひとつです。Webサイトの閲覧者数や平均閲覧ページ数、商品の販売数、売上推移など、自社に蓄積されたさまざまなデータをもとにしたレポートの作成が可能です。広告媒体の測定結果などにもよく活用されています。

手作業でレポートを作成する場合、蓄積したデータを誤りなく転記したうえで、各項目の入力やグラフの作成を行う必要があります。RPAを使用することで、このような手間のかかる作業から解放されるでしょう。

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RPAでできないこと

RPAは定型的な作業を得意としている一方で、場合によって手順が変わるような、柔軟な判断を必要とする作業は苦手です。

パソコンを使わない業務

RPAは前提としてパソコン上の業務を自動化するソフトウェアなので、パソコンを使わない業務は当然自動化できません。そのため特に物理的な作業や複雑な判断を必要とする業務や、それ以外にも感情や経験を必要とする業務をRPAで代替することは不可能です。
具体的には、商品の梱包、製造ラインでの機械操作、顧客との対面でのコミュニケーションなどが自動化できません。

このような業務を自動化するには別の機械やAIツールの導入が、感情や人間ならではの思考が要となる業務であれば人間の対応がおすすめです。

手順をルール化できない業務

RPAは、業務を一定のルールに沿ってシナリオ化することで自動化できるツールなので、手順が毎回変わったり、判断基準をルール化できない業務には適用が難しいです。

具体的には、問題解決のための複雑な思考やクリエイティブなアイデア出し、顧客からの問い合わせに対する個々の回答など、毎回異なる判断が必要な業務、人間による思考が必要な業務はRPAで自動化できません。こういった業務に従業員が対応するためにも、その他の定型業務の自動化が必要でしょう。

仕様が頻繁に変更される業務

明確に定められた手順のもと行われる繰り返しの業務であったとしても、その業務に関わっているツールやサイト、フォーマットなどの仕様が頻繁に変更される場合は、RPAがその効果を最大限に発揮することは難しいです。手順は変化しないとしても、連携しているツールなどの仕様が変更されれば、RPAに登録しているシナリオも書き換える必要があるからです。シナリオの書き換えに伴う工数や再テストなどの手間を考えると、費用対効果が良いとはいえないでしょう。

例えば、新商品のローンチに合わせて毎月仕様が変わるWebサイトと連携した業務や設計途中のフォーマットを使ったデータ収集などは、一部のみをRPAするか、RPAによる自動化は避けるか、導入時期を見極める必要があります。

処理件数が少ない業務

RPAは、処理件数が少ない業務を自動化しても費用対効果がよくないケースが多いです。RPAで一つの業務を自動化するには、業務内容の分解、RPAが実装できるかの可否判断、シナリオ作成、設計書作成、テスト、保守・運用といった一連の作業を行う必要があります。自動化できれば効率化につながるとはいえ、どうしても初期工数がかかるので、数件、数回で終わるような業務だとこれらのコストを回収するのが難しいでしょう。

例えば、数年に1回しか行わないにもかかわらず、他に応用が効かない特殊な手順のデータ処理業務や、月に1～2件しか発生しない転記作業などであれば、人間の手で行った方が速いケースがあります。シナリオ作成にかかる工数と削減工数を比較のうえ検討しましょう。

リカバリーが効かない業務

RPAはリカバリーが困難な業務には適用しない方が安心です。リカバリーが効かない業務とは、一度失敗すると取り返しのつかない、または修正が極めて困難な業務を指します。RPAはAIとは異なり自己学習をしないロボットなので、人間のような柔軟な判断力を持ち合わせていません。そのため、未予測のエラーや問題が発生した場合、あらかじめ設定したシナリオを超えて対応することができません。

具体的には、顧客への連携や金銭のやり取りに関わるような業務は避けた方が安心でしょう。自動化することで大きな効率化につながる場合は、リカバリー期間を踏まえて自動化を検討しましょう。即日で顧客にデータを送付する、従業員による最終チェックを行わないなどのケースは、RPAのエラーに気づけない恐れがあるので避けた方が安心です。

RPA化できない具体的な業務例

RPA化が難しい具体的な業務例について解説します。

手書き文字の判定

RPAはパソコン上の業務の自動化を行うツールなので、手書きで記入されたデータの読み取りとなると、その能力を十分に発揮することは難しいです。

手書き文字を含む業務の自動化を行いたい場合は、OCR(光学式文字認識)を組み合わせることで可能となります。OCRとは、文書をスキャンしてデジタルの文字データに変換する技術です。近年では「AI-OCR」と呼ばれるAIと組み合わせたOCR技術も発展しており、複雑な手書き文字もかなり正確に判定できるようになってきました。

デザインの校正

デザインの校正は、判断基準を明確に定義することが難しいため、RPAによる自動化は行えません。

デザインを校正する際は、色やフォント、レイアウトなどをそれぞれのバランスを見ながら総合的に判断して決める必要があります。人間の脳を介した見え方や時には主観も交えて、正解がないものに対する良し悪しを決めていく作業なので、その基準はルール化が難しいです。これらは人間の手もしくはAIなどを活用して行いましょう。

販促方法の考案

デザインの校正と同じく、RPAには販促方法の考案といったクリエイティブな業務は向いていません。

販促方法を考案する際は、市場のトレンドや顧客の反応を理解したうえで、さまざま要素を組み合わせて新しい案を生み出す必要があります。これは人間の直感や経験、創造性に依存する部分が大きく、これらの要素はRPAでは再現できません。また、販促方法の効果は実際に案を試した後に明らかになるため、RPAの技術ではその結果を予測することも困難でしょう。

問い合わせへの非定型対応

RPAは、個別での顧客サポートのような非定型の問い合わせ対応ではその力を十分に発揮するのが困難です。顧客からの質問や要望は個々で異なり、求められる対応も多種多様です。それぞれの問い合わせに適切に対応するためには、人間特有の直感、判断力、そして経験が必要となります。

定型的なルールに沿って回答できる自動応答であれば、RPAでも可能ですが、非定型の問い合わせへの個別対応は難易度が高いといえるでしょう。

ただし、近年ではAIが発展しており、AIとRPAを組み合わせることで複雑性の高い処理に対応できる場面も増えてきています。

RPA化のおおまかな進め方

RPAの導入ステップは大きくわけて上記の4つです。

①まずは、自動化したい業務を洗い出します。定型業務であれば何でも自動化した方がよいというわけではなく、処理件数や頻度をもとに、費用対効果を考えて優先度付けしていくことが大切です。

②自動化する業務が決まったら、それに合ったRPAツールを選定しましょう。自社の業務や人材、状況と照らし合わせて、最適なツールを選ぶことが大切です。

③このトライアル期間で、RPAツールの操作性を確認するとともに、実際に自動化したい業務の開発（シナリオ作成）を行います。業務手順の大きなものではなく、少ないものから開発していきましょう。

③トライアル運用後は、必ずその効果を測定し、課題をどのくらい解決できたか検証しましょう。同時に実際に自動化して見えてきた問題点や改善点も明らかにし、シナリオや運用方法のブラッシュアップも行います。

④RPAツールは、一度設定すれば自動で業務を行ってくれますが、定期的なメンテナンスも欠かせません。業務手順の変更やシステムのアップデートに対応するためにも、運用と保守も行いましょう。

RPAのシナリオとは？作成手順や便利なサンプルもご紹介

この記事ではシナリオ作成における、初歩的な説明としてシナリオ作成方法の種類や、シナリオ作成時の前後の工程についての紹介、シナリオのサンプルやシナリオを自社で作成できない場合の対処法などを紹介していきます。

RPAの導入事例

業種・業態問わずRPAを導入する組織は増えており、近年では、企業だけでなく自治体などでも活用が広がっています。ここでは、業務効率化やコスト削減の観点から、RPAの具体的な導入事例を3つご紹介します。

福岡県糸島市

福岡県糸島市では、定型業務による職員の負担を軽減し、政策立案能力を発揮できる環境を醸成するためにRPAを導入しています。

財務会計関連業務の一つである、指定のフォルダに保存されたExcelファイルから支払い内容を読み取り、財務会計システムに転記・登録して、出力された伝票を所定のフォルダに保存するという一連の作業を自動化しました。

結果として、財務会計のほか、宛名管理、保育所委託費の支払い、実施計画などの業務において年間2,172時間の削減に成功し、その削減率は64%にも上っています。

出典：総務省「自治体におけるRPA導入ガイドブック」

大手インターネット広告代理店

ある大手インターネット広告代理店では、インターネット広告のレポート作成業務や、APIが未公開の媒体からデータを取得するためのプログラム開発に工数がかかる点が課題となっていました。

そこで、これらの課題を解決するためにRPAツールの「マクロマン」を導入し、レポート作成対象の広告媒体からデータをダウンロードして、Excelに転記する作業を自動化しています。

対象の広告媒体は数百にも及ぶため、削減効果は大きく、結果的に下記の成果が得られました。

「マクロマン」導入後の充実したサポート体制も、スムーズな運用開始につながった理由です。

※本事例は現在と製品仕様や導入条件が異なる為、同じ形での実装はできない可能性があります。　

サミー株式会社

サミー株式会社では、「マクロマン」がリリースされる1年以上前から有料のRPAツールを導入していました。しかし、ライセンス費用などがネックとなって導入が思うように進んでおらず、より安価かつ大量導入できるRPAツールを探す必要に迫られていました。

ライセンス費用が無料の「マクロマン」の導入によって、コストを懸念していた部署でもRPAの導入・活用が加速し、「自分もRPAツールを利用してみたい」と考える社員が増加。全国の支店でも業務効率化が促進されており、「マクロマン」を活用してさらに業務自動化を進めていこうという動きが強まっています。

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RPAでできることやできないことのおおまかな情報は分かっても、実際に自分や自社の実務に落とし込んだときに正しく判断ができない、自信がないというのはよく耳にします。この判断を適切にするには一定のRPAへの知識や経験が必要になります。

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