RPAは、手順の決まった定型的な作業を得意とするロボット(ソフトウェア)です。あらかじめ指定したルールに則って、従来は人間が行っていた作業を手軽に自動化でき、現場の負担感軽減や生産性の向上に貢献します。
本記事では、14,000社以上がダウンロードしたRPAツール「マクロマン」が、
そんなRPAにできることや得意・苦手とすることを具体例を用いて紹介するとともに、RPA化の進め方や具体的な導入事例などについて解説します。
RPA化とは
「RPA(RPA=Robotic Process Automationの略称）」はロボットを活用して業務を自動化し、業務効率化や生産性の向上をはかることを指します。RPAによる自動化を「RPA化」と呼びます。
主にホワイトカラーと呼ばれるデスクワークが中心の現場で活用されることが多く、これまで人の手で行っていたさまざまな作業を代替できます。人間の作業を代替する仮想的な知能を持つことから、「仮想知的労働者」と呼ばれることもあります。
ただし、RPAはあくまでも事前にRPAツールに覚えさせた手順通りにロボットが処理をするものであり、AIのように自ら思考して判断を行う技術ではありません。RPAが得意なこと・苦手とすることを十分に理解して、適切な場面で活用することが大切です。
この「RPA化」が正しく行われないと、思うようにRPAの効果を得られなかったり、そもそもRPA化ができずに失敗に終わるため、「RPA化できるか」は非常に重要です。
RPAとExcelマクロ・AIの違いと適切な使い分け
RPAとよく比較される技術に「Excelマクロ」や「AI」があります。
それぞれ得意分野や適用範囲が異なるため、違いを理解して適切に使い分けることが重要です。
Excelマクロとの違い：操作できるアプリの範囲
Excelマクロ（VBA）は主にExcelやAccessといったMicrosoft Office製品内での操作を自動化するものです。
一方、RPAはブラウザ、ERP、自社基幹システムなど、PC上で動作するあらゆるアプリケーションを横断して操作できる点が大きな違いです。
AIとの違い：自ら判断を下せるか否か
RPAはあらかじめ人間が設定したルールに従って忠実に作業を遂行します。
これに対し、AIは大量のデータから自律的に学習し、未知のデータに対しても予測や判断を下すことができます。
定型作業はRPA、判断が必要な作業はAIという使い分けが一般的です。
RPA化できること
RPAは、手順が決まっている定型業務を得意としています。毎回の作業で手順に変化がなく、ルール通りに処理することで結果が出る作業は、RPAで代替可能であることが多いです。ここではRPAで自動化できる業務の特徴をご紹介します。
ルール化できる業務（定型業務）
大前提として、RPAはシナリオとして登録されたルールに基づいてタスクを実行するため、手順や条件を明確に定義できる業務でないと自動化できません。ただし、ルール化できたとしても、頻繁に手順が変化する業務などは、その度にシナリオを書き換えなくてはいけないので、なかには人間の手で行った方が早い場合もあります。
具体的なルール化できる業務としては、請求書の作成、データの整形、データを転記する形のレポート作成などが挙げられます。これらの業務は、手順や引用元のデータをあらかじめ定められるケースが多いです。
繰り返し行う業務
RPAは一度シナリオを登録すれば、その動作を繰り返し行うことが可能です。費用対効果を高めるためにも、一度で完結する業務よりも、毎日や毎週繰り返し行う業務を自動化するとよいでしょう。
具体的な業務例としては、毎日のデータ入力や転記、定期レポートの生成、日報メールの送信などが挙げられます。これらのように、ルーティンとして日ごと、週ごと、月ごとに発生し、トータルで見ると従業員の工数を圧迫しているようなタスクはRPAで自動化可能です。
処理件数が多い業務
一度に処理する件数が多い業務もRPAであれば効率的に自動化可能です。例えば、一度に大量のデータを入力するような業務は、従業員が手作業で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいでしょう。しかしRPAを用いると、これらの作業を高速かつ正確に行うことが可能になります。
具体的な例としては、伝票データの入力、問い合わせメールへの自動応答などが挙げられます。これらは全て、人間が行うには手間と時間がかかる作業ですが、RPAによって自動化することで大幅な効率化が見込めます。
リカバリー可能な業務
RPAはヒューマンエラーは起こさないものの、何らかの理由でシナリオ通りに動作を進められない場合に緊急停止したり、シナリオの作成・修正ミスにより想定と異なる動作を行ってしまう可能性があります。こういったケースに備えて、RPAでの自動化は、後でリカバリー可能な業務に限定するのがおすすめです。
具体的な例としては、データ収集やリサーチ、最終的に人間の目で確認を行う請求書やレポートの作成などが挙げられます。
【部門別】RPA化できる具体的な業務フロー例
RPAで自動化できる業務の具体例を、部署・部門別のフローに分けてご紹介します。自社の状況に近い例を参考にしてみてください。
ここでは、RPAでは具体的にどのような業務を代替できるのかをご紹介します。
経理・人事・総務（バックオフィス業務）
勤怠管理データの処理：RPAを活用することで、社員一人ひとりの勤務時間の集計や残業時間のチェック、有給休暇の使用日数などをシステム上で記録できます。集計後のデータを給与計算や振り込み処理に活用することで、事務工数を大幅に削減可能です。
営業・マーケティング（販促・リサーチ業務）
SNSの口コミ収集：あらかじめ指定したルールに基づいてSNSやサイト上の口コミを自動収集し、Excel等に蓄積します。市場の反応をリアルタイムで把握し、マーケティング戦略に活かせます。
競合他社の価格リサーチ：競合他社の価格情報を定期的に自動巡回して収集し、比較資料を自動作成します。手作業での確認漏れを防ぎ、迅速な価格戦略の立案を支援します。
発注データの転記作業
発注データの転記作業も、RPAの代表的な使い方のひとつです。メールで受信したExcelファイルの発注書から、RPAが自動的に発注内容を読み取り、自社の受発注システムに必要情報を入力します。
作業を行う時間帯が決まっている場合は、時間を指定してRPAを実行させることも可能です。これにより社員が時間に縛られるストレスを解消できます。
また、取引先が運用しているEDIシステムに定期的にログインし、発注データを自動的にダウンロードして受発注システムに登録する処理なども実現可能です。
受発注・在庫管理・カスタマーサポート
発注データの転記作業：メールで届く発注書から内容を読み取り、自社の受発注システムへ自動入力します。EDIシステムからのデータダウンロードと組み合わせることで、ミスのない正確な処理を実現します。
レポート作成：販売数や売上推移、在庫状況などのデータを集計し、定型フォーマットのレポートとして出力します。毎日や毎週の報告業務を完全に自動化できます。
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RPA化できないこと・不向きな業務の判断基準
RPAは定型的な作業を得意としている一方で、場合によって手順が変わるような、柔軟な判断を必要とする作業は苦手です。
パソコンを使わない業務
RPAは前提としてパソコン上の業務を自動化するソフトウェアなので、パソコンを使わない業務は当然自動化できません。そのため特に物理的な作業や複雑な判断を必要とする業務や、それ以外にも感情や経験を必要とする業務をRPAで代替することは不可能です。
具体的には、商品の梱包、製造ラインでの機械操作、顧客との対面でのコミュニケーションなどが自動化できません。
このような業務を自動化するには別の機械やAIツールの導入が、感情や人間ならではの思考が要となる業務であれば人間の対応がおすすめです。
思考や判断・高度な決断が必要な非定型業務
RPAは、業務を一定のルールに沿ってシナリオ化することで自動化できるツールなので、手順が毎回変わったり、判断基準をルール化できない業務には適用が難しいです。
具体的には、問題解決のための複雑な思考やクリエイティブなアイデア出し、顧客からの問い合わせに対する個々の回答など、毎回異なる判断が必要な業務、人間による思考が必要な業務はRPAで自動化できません。こういった業務に従業員が対応するためにも、その他の定型業務の自動化が必要でしょう。
仕様が頻繁に変更される業務
明確に定められた手順のもと行われる繰り返しの業務であったとしても、その業務に関わっているツールやサイト、フォーマットなどの仕様が頻繁に変更される場合は、RPAがその効果を最大限に発揮することは難しいです。手順は変化しないとしても、連携しているツールなどの仕様が変更されれば、RPAに登録しているシナリオも書き換える必要があるからです。シナリオの書き換えに伴う工数や再テストなどの手間を考えると、費用対効果が良いとはいえないでしょう。
例えば、新商品のローンチに合わせて毎月仕様が変わるWebサイトと連携した業務や設計途中のフォーマットを使ったデータ収集などは、一部のみをRPAするか、RPAによる自動化は避けるか、導入時期を見極める必要があります。
処理件数が少ない業務
RPAは、処理件数が少ない業務を自動化しても費用対効果がよくないケースが多いです。RPAで一つの業務を自動化するには、業務内容の分解、RPAが実装できるかの可否判断、シナリオ作成、設計書作成、テスト、保守・運用といった一連の作業を行う必要があります。自動化できれば効率化につながるとはいえ、どうしても初期工数がかかるので、数件、数回で終わるような業務だとこれらのコストを回収するのが難しいでしょう。
例えば、数年に1回しか行わないにもかかわらず、他に応用が効かない特殊な手順のデータ処理業務や、月に1～2件しか発生しない転記作業などであれば、人間の手で行った方が速いケースがあります。シナリオ作成にかかる工数と削減工数を比較のうえ検討しましょう。
リカバリーが効かない業務
RPAはリカバリーが困難な業務には適用しない方が安心です。リカバリーが効かない業務とは、一度失敗すると取り返しのつかない、または修正が極めて困難な業務を指します。RPAはAIとは異なり自己学習をしないロボットなので、人間のような柔軟な判断力を持ち合わせていません。そのため、未予測のエラーや問題が発生した場合、あらかじめ設定したシナリオを超えて対応することができません。
具体的には、顧客への連携や金銭のやり取りに関わるような業務は避けた方が安心でしょう。自動化することで大きな効率化につながる場合は、リカバリー期間を踏まえて自動化を検討しましょう。即日で顧客にデータを送付する、従業員による最終チェックを行わないなどのケースは、RPAのエラーに気づけない恐れがあるので避けた方が安心です。
RPA化できない具体的な業務例
RPA化が難しい具体的な業務例について解説します。
手書き文字の判定
RPAはパソコン上の業務の自動化を行うツールなので、手書きで記入されたデータの読み取りとなると、その能力を十分に発揮することは難しいです。
手書き文字を含む業務の自動化を行いたい場合は、OCR(光学式文字認識)を組み合わせることで可能となります。OCRとは、文書をスキャンしてデジタルの文字データに変換する技術です。近年では「AI-OCR」と呼ばれるAIと組み合わせたOCR技術も発展しており、複雑な手書き文字もかなり正確に判定できるようになってきました。
デザインの校正
デザインの校正は、判断基準を明確に定義することが難しいため、RPAによる自動化は行えません。
デザインを校正する際は、色やフォント、レイアウトなどをそれぞれのバランスを見ながら総合的に判断して決める必要があります。人間の脳を介した見え方や時には主観も交えて、正解がないものに対する良し悪しを決めていく作業なので、その基準はルール化が難しいです。これらは人間の手もしくはAIなどを活用して行いましょう。
販促方法の考案
デザインの校正と同じく、RPAには販促方法の考案といったクリエイティブな業務は向いていません。
販促方法を考案する際は、市場のトレンドや顧客の反応を理解したうえで、さまざま要素を組み合わせて新しい案を生み出す必要があります。これは人間の直感や経験、創造性に依存する部分が大きく、これらの要素はRPAでは再現できません。また、販促方法の効果は実際に案を試した後に明らかになるため、RPAの技術ではその結果を予測することも困難でしょう。
問い合わせへの非定型対応
RPAは、個別での顧客サポートのような非定型の問い合わせ対応ではその力を十分に発揮するのが困難です。顧客からの質問や要望は個々で異なり、求められる対応も多種多様です。それぞれの問い合わせに適切に対応するためには、人間特有の直感、判断力、そして経験が必要となります。
定型的なルールに沿って回答できる自動応答であれば、RPAでも可能ですが、非定型の問い合わせへの個別対応は難易度が高いといえるでしょう。
ただし、近年ではAIが発展しており、AIとRPAを組み合わせることで複雑性の高い処理に対応できる場面も増えてきています。
RPA化のおおまかな進め方
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①RPA化対象となる業務の洗い出し ③選定したRPAツールのトライアル期間でRPA開発 |
RPAの導入ステップは大きくわけて上記の5つです。
①RPA化対象となる業務の洗い出し
まずは、RPA化したい業務を洗い出します。
定型業務であれば何でも自動化した方がよいというわけではなく、処理件数や頻度をもとに、費用対効果を考えて優先度付けしていくことが大切です。洗い出しが終わったら、業務手順に落とし込んでいきます。
詳しくは以下の記事で解説しています。
②RPAツールの選定
自動化する業務が決まったら、それに合ったRPAツールを選定しましょう。自社の業務や人材、状況と照らし合わせて、最適なツールを選ぶことが大切です。
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③選定したRPAツールのトライアル期間でRPA開発
RPAツールの多くは無料のトライアル期間があります。
このトライアル期間で、RPAツールの操作性を確認するとともに、実際に自動化したい業務の開発（シナリオ作成）を行います。業務手順の大きなものではなく、少ないものから開発していきましょう。
開発（シナリオ作成）については以下の記事で解説しています。
④効果測定と課題検証
トライアル運用後は、必ずその効果を測定し、課題をどのくらい解決できたか検証しましょう。
同時に実際に自動化して見えてきた問題点や改善点も明らかにし、シナリオや運用方法のブラッシュアップも行います。
⑤運用・保守
RPAツールは、一度設定すれば自動で業務を行ってくれますが、定期的なメンテナンスも欠かせません。業務手順の変更やシステムのアップデートに対応するためにも、運用と保守も行いましょう。
運用・保守とは？やその必要性は以下の記事で解説しています。
RPAの導入事例
業種・業態問わずRPAを導入する組織は増えており、近年では、企業だけでなく自治体などでも活用が広がっています。ここでは、業務効率化やコスト削減の観点から、RPAの具体的な導入事例を3つご紹介します。
自治体の事例：月最大1,800件の入力自動化と心理的負担を解消
鹿児島市役所（長寿支援課）では、窓口対応と並行して行うバックヤードの定型作業が多く、
職員の毎日の残業や業務の属人化が課題でした。
しかし外部委託のシステムは改修が難しいため、既存環境のまま導入できる無料RPA「マクロマン」を採用。
併せて、マクロマンの開発等を依頼できる「RPA女子」を活用しました。
その結果、複数システムを照合する月最大1,800件のデータ入力や、特定時期に集中する年約400件の差し替え印刷の自動化に成功。ヒューマンエラーや心理的負担が減り、作業時間が大幅に短縮されました。
ランニングコストを抑えつつ、職員が本来の業務に集中できる環境を実現した事例です。
詳細は以下記事よりご覧いただけます。
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配食サービスの事例：人的ミスをゼロにした発注業務の完全自動化
高齢者向け配食サービスを展開する京谷商会株式会社では、スプレッドシート等を用いた業務効率化を進めていたものの、卸業者ごとに仕様が異なる発注サイトへの入力や、帳票のプリントアウトといった最終的な手作業が残っていることが課題でした。
そこで、Web画面上の操作や印刷処理などをそのまま代替できるRPAツール「マクロマン」を導入。
その結果、これまで人の手で行っていた発注サイトのボタン押下や印刷指示といった工程の完全自動化に成功しています。 これにより、入力ミスや印刷漏れを防止できただけでなく、大幅な作業時間の短縮を実現し、スタッフが本来の業務に専念できる環境が整いました。
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EC事業の事例：作業時間を75％削減し正確な在庫管理を実現
株式会社NESESTYLEでは、自社サイトと複数のモール間における正確な在庫数の手動反映に大きな手間がかかっていました。Excelで効率化を図っても1回あたり20分以上を要し、ミスの発生が課題でした。
高額なシステム開発費用がネックとなる中、コストを抑えて解決できる無料のRPAツール「マクロマン」を導入。動画を参考にスクリプトを作成し、外部倉庫のデータを基にした在庫反映を自動化しました。
その結果、1日2回の作業がわずか5分程度で完了し、誰が対応しても常に正確な在庫数を維持できる体制が実現しました。削減できた時間は、新商品の企画や売上に直結する業務へ有効に活用されています。
RPA化できること・できないことのよくある質問
Q1: RPAでできること・得意な業務の基準は何ですか？
A: PC上で行う以下が主な基準です。
例えば、人間が行うと時間がかかるデータの転記やシステムへの入力作業などをルール通りに自動化できます。
これにより、ヒューマンエラーの削減や業務の大幅な効率化が実現可能です。
Q2: RPAを活用できる具体的な業務例にはどのようなものがありますか？
A: 勤怠管理データの集計処理、発注書のデータ転記、競合他社の価格リサーチ、定期的なレポート作成などが具体的な業務例として挙げられます。
また、指定した条件でSNSの口コミを自動収集するようなマーケティング業務や、経理での請求書作成など、バックオフィスを中心とした幅広い部門の定型業務を自動化できます。
Q3: RPAではできないこと・苦手な業務は何ですか？
A: 結論として、RPAは「手順が都度変わる非定型業務」や「PCを一切使わない物理的な作業」を自動化することはできません。また、複雑な思考や判断を伴うデザインの校正、手書き文字の判定、手順の仕様が頻繁に変更される業務もRPAには不向きです。これらを自動化したい場合は、AIツールの導入や人間の手による対応を検討する必要があります。
- SEO/AIO視点での狙い: 「できること」とセットで検索されやすい「できないこと」を明記することで、トピックの網羅性と専門性を高め、記事の評価を底上げするためです。
Q4: RPAとAI（人工知能）の違いは何ですか？
A: RPAは「事前に設定されたルールの通りに正確に作業を実行すること」を得意とするのに対し、AIは「蓄積されたデータから自ら学習し、考えて判断や予測を行うこと」を得意とします。
そのため、AIが手書きの文字を読み取ってデータ化し、その結果をRPAが自動でシステムに入力・集計するといった連携での活用が効果的です。
Q5: RPAを導入するメリットは何ですか？
A:主に、「業務効率化による大幅な時間削減やコスト削減」と「ヒューマンエラーの防止」です。
人間が行っていた単純な定型作業をRPAに代替させることで、従業員はより創造的で付加価値の高いコア業務（企画や戦略立案など）に集中できるようになり、結果として企業全体の生産性向上や働き方改革に直結します。
RPA化できること・できないことを一緒に洗い出しできるRPAツール「マクロマン」
RPAでできることやできないことのおおまかな情報は分かっても、実際に自分や自社の実務に落とし込んだときに正しく判断ができない、自信がないというのはよく耳にします。この判断を適切にするには一定のRPAへの知識や経験が必要になります。
これらの判断に不安がある場合や、マクロマンをこれから導入しようとしている場合は
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RPAのアウトソースは「RPA女子」
「RPA女子」は、単なるRPA開発にとどまらず、業務の整理から自動化、運用改善までを支援する業務自動化サービスです。
RPAを中心に、生成AI、Power Automate、Microsoft 365などを組み合わせ、データ入力・転記、Web操作、ファイル操作、帳票・レポート作成などの定型業務を効率化。既存ロボットの改修・保守やマニュアル整備にも対応し、現場で使い続けられる自動化の仕組みづくりを支援します。
この記事の監修者
コクー株式会社
MACROMANノート編集部
MACROMANノートは、RPAをはじめ業務効率化に関する情報サイトです。
RPAで毎日の業務効率化を後押しするメディアを目指しています。
