「RPAは、1社1ツールで運用するもの」
そう考えている企業は、まだ多いかもしれません。
もちろん、全社で同じRPAツールを使えば、管理しやすく、ルールも統一しやすくなります。
一方で、実際の現場では、
1つのRPAツールだけでは拾いきれない“ちょっとした自動化ニーズ”が生まれていることもあります。
同じRPAでも、求められる役割は少しずつ違います。
そこで注目したいのが、「RPA2台持ち」という考え方です。
スマートフォンを仕事用と個人用で使い分けるように、RPAも業務の規模や目的に合わせて使い分ける。
すべてを1つのツールでまかなうのではなく、用途に合わせてRPAの役割を分ける。
本記事では、RPA2台持ちという考え方から、これからの業務自動化に必要な「使い分け」のポイントを解説します。
RPAを導入しても、現場の小さな作業は残りやすい
RPAを導入するとき、多くの企業では
「どのツールを選ぶか」
「どの業務を自動化するか」を考えます。
大きな効果が見込める業務や、全社的に影響のある業務から自動化を進めることは、もちろん重要です。
ただ、その一方で、現場に残り続ける小さな作業もあります。
全社RPAは「大きな業務」に向いている
全社で管理するRPAは、安定した運用や統制が求められる業務に向いています。
たとえば、以下のような業務です。
こうした業務は、専門知識を持った担当者が設計し、ルールに沿って運用する必要があります。
重要な業務ほど、管理体制が必要になる
全社的に使われるRPAでは、安定性やセキュリティ、保守性が重要です。
このような状態になると、業務への影響が大きくなります。
一方で、現場には「小さな面倒」がたくさんある
全社RPAが大きな業務を担う一方で、現場には日々の小さな作業が残りがちです。
たとえば、以下のような作業です。
ひとつひとつは小さくても、毎日・毎週発生すると、担当者の時間をじわじわ奪っていきます。
“頼むほどではない作業”が、実は負担になっている
こうした作業は、専門部署に依頼するほど大きな業務ではないかもしれません。
しかし、現場からすると、
「毎回やるのが面倒」
「少しだけ時間がかかる」
「担当者しかやり方がわからない」
という負担になっていることがあります。
RPA2台持ちとは？用途に合わせてRPAを使い分ける考え方
ここでいう「RPA2台持ち」とは、単純にRPAツールを2つ導入することではありません。
大切なのは、業務の種類に合わせて、RPAの役割を分けることです。
1台目は全社管理・大規模業務向け
1台目のRPAは、すでに導入済みの高機能RPAや、全社的に管理するRPAを想定します。
向いているのは、全社共通の重要業務や、複雑な処理を含む業務です。
安定性や管理機能が必要な業務を担う
たとえば、基幹システムと連携する処理や、大量データを扱う処理などは、安定した運用が欠かせません。
なども重要になります。
2台目は現場の定型作業向け
2台目のRPAは、現場の小さな定型作業を自動化するための選択肢です。
向いているのは、
など、日々の業務に近い作業です。
現場で気づいた改善を、すぐ試しやすくする
現場の作業は、担当者が一番よく知っています。
「この転記、毎日やっている」
「この確認作業、手順が決まっている」
「このファイル整理、毎月同じことをしている」
こうした気づきを自動化につなげやすくするのが、2台目RPAの役割です。
「どちらが優れているか」ではなく「どこで使うか」
RPA2台持ちは、ツール同士を比較して優劣を決める話ではありません。
大切なのは、使う場面を分けることです。
RPAごとに得意な領域を分ける
大きな業務には、管理しやすく安定したRPAを。
小さな定型作業には、現場で扱いやすいRPAを。
このように役割を分けることで、RPAをより現実的に活用しやすくなります。
RPA2台持ちが向いている企業
RPA2台持ちの考え方は、すべての企業に必要なものではありません。
ただし、すでにRPAを導入している企業や、現場の自動化をもっと広げたい企業にとっては、有効な選択肢になります。
すでにRPAはあるが、現場活用が進んでいない
RPAを導入していても、実際に使える人や作れる人が限られているケースがあります。
たとえば、ロボットの作成は専門部署に依頼する必要がある。
依頼しても、他の案件が優先されてなかなか進まない。
このような状態では、現場の小さな改善が後回しになりやすくなります。
RPAが“一部の人だけのツール”になっている場合
RPAが一部の部署や担当者だけのものになっていると、現場の業務改善には広がりにくくなります。
「RPAはあるけれど、自分たちでは使えない」
「自動化したい作業はあるけれど、相談しづらい」
こうした状態がある場合、2台目RPAによって現場側の自動化の入口を作れる可能性があります。
小さな自動化ニーズが多い
社内に、次のような作業が多い場合も、RPA2台持ちの考え方が合いやすいです。
こうした作業は、大きな業務改善プロジェクトにはなりにくいものです。
小さな作業ほど、放置されやすい
「数分で終わるから」
「担当者が慣れているから」
「今すぐ困っているわけではないから」
そうして後回しにされる作業ほど、積み重なると大きな負担になります。
費用や運用負荷を見直したい
高機能なRPAは便利な一方で、すべての業務に使おうとすると、費用や運用負荷が気になることもあります。
重要な業務には高機能なRPAが必要です。
しかし、日々の小さな作業まで同じ仕組みで対応しようとすると、やや重たく感じる場面もあります。
業務の重要度に合わせて選択肢を分ける
全社的に重要な業務には、しっかり管理できるRPAを。
現場の日常的な作業には、扱いやすいRPAを。
このように分けることで、費用や運用のバランスを取りやすくなります。
2台目RPAを選ぶときのポイント
2台目RPAを選ぶときは、「高機能かどうか」だけで判断しないことが大切です。
全社管理のRPAと同じ基準で選ぶのではなく、現場の定型作業に合っているかを見ていきます。
現場で扱いやすいこと
どれだけ高機能でも、
使い始めるまでに時間がかかったり、専門知識が必要すぎたりすると、現場には広がりにくくなります。
“ちょっと試してみる”ができるか
現場の小さな改善では、スピード感も大切です。
Excel・ブラウザ・ファイル操作に強いこと
現場の定型作業には、Excelやブラウザ、ファイル操作を含むものが多くあります。
そのため、2台目RPAを選ぶときは、こうした日常業務に対応しやすいかを確認するとよいでしょう。
現場の“いつもの作業”に合っているか
たとえば、
こうした作業に対応しやすいRPAであれば、現場の自動化ニーズに合わせやすくなります。
スモールスタートしやすいこと
2台目RPAは、最初から大きな業務を自動化する必要はありません。
まずは、毎日発生する小さな作業や、月次で繰り返している定型作業から始めるのがおすすめです。
小さく始めることで、活用イメージが広がる
はじめから大きな成果を狙いすぎると、要件整理や運用設計が重たくなります。
既存RPAとの役割分担がしやすいこと
2台目RPAを導入する場合、既存RPAとの役割分担も大切です。
どの業務を既存RPAで対応し、どの業務を2台目RPAで対応するのか。
ここがあいまいだと、管理が複雑になってしまいます。
「全社管理」と「現場改善」の線引きを決める
たとえば、以下のように整理するとわかりやすくなります。
このようにルールを決めておくことで、RPAを増やしても運用が散らかりにくくなります。
マクロマンは“2台目RPA”として現場の定型作業を支援
2台目RPAに求められるのは、現場の小さな定型作業に対応しやすいことです。
マクロマンは、
□ Excel操作やブラウザ操作
□ ファイル操作
など、日々の業務で発生しやすい作業の自動化に活用できるRPAです。
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日々の転記・取得・整理作業を自動化
マクロマンは、現場でよく発生する定型作業の自動化に向いています。
たとえば、以下のような業務です。
こうした作業は、「人がやればできるけれど、毎回やるのは大変」な業務です。
手順が決まっている作業ほど、自動化を検討しやすい
RPAに向いているのは、手順がある程度決まっている作業です。
１． 毎回同じ画面を開く
２． 同じ項目を確認する。
３． 同じ形式で入力する。
４． 同じルールでファイルを整理する。
このような業務は、RPAで自動化できる可能性があります。
既存RPAでは拾いきれない業務の受け皿に
すでに他のRPAを導入している企業でも、現場の小さな自動化ニーズまでは拾いきれていないことがあります。
そのような場合、マクロマンを2台目RPAとして活用することで、日々の定型作業に対応しやすくなります。
大きな自動化と小さな自動化を分けて進める
既存RPAでは、全社的に重要な業務や、大規模な処理を中心に対応する。
マクロマンでは、現場の転記・取得・整理といった小さな定型作業を拾う。
このように役割を分けることで、RPAの活用範囲を広げやすくなります。
まとめ：RPAは“選ぶ”だけでなく“使い分ける”時代へ
RPAは、1つのツールですべての業務を担うものではありません。
全社的に管理すべき業務もあれば、現場で気軽に自動化したい定型作業もあります。
それぞれに求められる役割が違うからこそ、RPAも用途に合わせて使い分けることが大切です。
RPA2台持ちは、現場の自動化を広げるための考え方
RPA2台持ちは、ただツールを増やす話ではありません。
全社管理のRPAと、現場の定型作業に使いやすいRPA。
それぞれの役割を分けることで、これまで後回しになりがちだった小さな自動化ニーズにも対応しやすくなります。
2台目RPAが、業務改善のきっかけになる
「すでにRPAは導入しているけれど、現場ではあまり使われていない」
「小さな定型作業をもっと手軽に自動化したい」
「既存RPAでは拾いきれない作業がある」
そんなときは、RPAの“2台持ち”という選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。
マクロマンは、現場の定型作業を自動化し、日々の小さな負担を減らすRPAです。
これからの自動化は、「どのRPAを選ぶか」だけではなく、どの業務に、どのRPAを使うかを考える時代です。
2台目のRPAという選択肢が、現場の業務改善を進めるきっかけになるかもしれません。
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この記事の監修者
コクー株式会社
ノート編集部
MACROMAN
MACROMANノートは、RPAをはじめ業務効率化に関する情報サイトです。RPAで毎日の業務効率化を後押しするメディアを目指しています。
