必見！自動化ツールのメリットや具体的な活用シーンを一挙紹介

業務効率化や社内リソースの有効活用には、自動化ツールの導入が有効です。自動化ツールによって社内の一部業務をシステム化できれば、従業員の業務負担が軽減され、より重要性の高い業務に注力できます。自動化ツールはさまざまな部門で活用できるため、導入を検討しているなら、具体的な用途を知っておくとよりアイディアが広がるでしょう。

本記事では、自動化ツールを活用するメリットや具体的な活用シーン、現場への導入事例などについて解説します。

自動化ツールとは

自動化ツールとは、定型的な作業をロボットによって自動化するソフトウェアのことです。「RPA（Robotic Process Automation）」と呼ばれることもあります。
自動化ツールは「手順が決められた繰り返しの作業」を得意としており、あらかじめ記録した作業を迅速かつ正確に処理してくれます。

「特定の座標にあるボタンをクリックする」「Excelの決められた行の内容をコピーする」「基幹システムの入力ボックスに情報を入力する」など、操作を組み合わせることで、さまざまな作業を自動化できます。

近年、業務効率化や労働力不足を解消するための手段として、大企業や中小企業を問わず、多くの現場で導入されています。

自動化ツールを活用するメリット

自動化ツールを活用するメリットとして、業務の自動化・効率化を実現することや、社内のリソースの有効活用などが挙げられます。また、社員満足度の向上をはかれる点や、柔軟性の高い運用が可能になる点も、メリットのひとつでしょう。それぞれ詳しく解説します。

業務の自動化と効率化を実現できる

自動化ツールではあらかじめ決められた作業を一定速度で自動的に行うことで、業務の自動化と効率化を実現できます。
一般的に、人間の作業速度は作業者の体調や疲労度によって左右されます。しかし、自動化ツールには「疲労」という概念がないため、適切な監視のもとであれば、24時間一定の速度を保ったまま働き続けることが可能です。
見落としや勘違いによるケアレスミスも起こらないため、作業の確実性が高い点もメリットでしょう。

社内のリソースを有効活用できる

手順が決められた定型的な業務であれば、自動化ツールに任せられます。そのため、従来、定型業務に割かなければならなかった人手をほかの業務に割り当てられるようになり、社内のリソースを有効活用できます。

特に中小企業などの一人ひとりのリソースが貴重な現場では、自動化ツールが高い効果を発揮するでしょう。新商品企画やキャンペーンの実施、顧客対応品質の向上など、より顧客目線の経営が可能になり、顧客満足度向上や売上拡大にも貢献できます。

社員満足度が向上する

自動化ツールによる業務効率化は、社員満足度の向上にも役立ちます。

定型業務のなかには、特定の時間に行う必要があるものも数多くあり、従業員にプレッシャーやストレスを与えがちです。自動化ツールが作業時間や手順を決められた業務を代替することで、従業員の負担を軽減できます。

実際、週に一度、始業時までに行わなければならないデータの保存作業を、自動化したことによって社員の早出が不要になり、負荷が軽減できた事例もあります。

ほかにも、データ入力にかかっていた時間の大幅短縮や土日祝に対応しなければならなかった作業が無くなったことにより、ワークライフバランスが向上するなどのメリットが考えられるでしょう。

［併せて読みたい］RPAにはメリットだけではありません。デメリットについて以下記事で解説しているので、併せてご覧ください。

自動化ツールの活用シーン

自動化ツールは、社内のさまざまな部門で活用可能です。営業や受発注・在庫管理、経理・人事のほか、生産や顧客サポートなど、幅広い分野で自動化ツールが導入されています。ここでは、各部門における具体的な活用シーンを解説します。

営業部門

営業部門では、営業レポートや見積り作成、メール送受信の一部自動化などに自動化ツールを活用できます。

営業担当者にとって、日々の営業レポートの作成は負担になりがちです。自動化ツールを活用することで、特定の条件を指定するだけで自動的にレポートを出力できるため、データを参照して手動で作成する手間を削減できます。

また、見積もり金額などいくつかの必要な項目を入力するだけで自動的に見積書を作成したり、特定のワードが入っているメールに対して自動返信したりするといった使い方も可能です。

受発注・在庫管理部門

受発注・在庫管理部門では、メールで受信した帳票の内容を自動的に読み取り、基幹システムに転記することで商品マスタを登録したり、在庫の追加・引き落としを行ったりすることが可能です。

また、複数の発注元から自動的に発注情報をダウンロードし、基幹システムに登録することで、受注情報の一元管理も実現できます。自動化ツールを活用すれば、時間や手間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーも防げるでしょう。

経理・人事部門

経理・人事部門では、伝票のデータ入力や帳票作成のほか、交通費や出張費の金額が正しいかどうかをチェックする役割に自動化ツールを活用できます。

交通費や出張費を人の手で確認する場合、就業規則に沿って正しい交通ルートで申請されているかどうかを担当者が一件ずつチェックしなければなりません。しかし、自動化ツールを活用すれば、申請内容が正しいかどうかを、あらかじめ登録されたルールに照らし合わせて自動判定できます。

生産部門

生産部門では、測定結果の自動転記や生産計画の作成などに自動化ツールが使われています。

測定結果の自動転記では、紙に記録された製品の精度測定結果をAI-OCRで読み取ってテキスト化し、そのデータを自動化ツールでシステム上に転記するプロセスを実現できます。

また、社内に蓄積された過去の売上データなどから最適な生産計画を作成する自動化ツールもあります。

顧客サポート部門

顧客サポート部門では、コールセンターにおける応対履歴の自動転記や、顧客情報の登録・収集などで自動化ツールが活躍しています。

従来は録音された顧客との応対内容や、やり取りしたメールの内容を、オペレーターがすべて手動で社内システムに入力するのが一般的でした。しかし、自動化ツールの登場によって、社内システムに入力する作業の部分を人の代わりに自動でできるようになり、業務効率が大幅に向上しています。

また、自社の問い合わせフォームに連絡があった顧客の情報をCRMへ自動的に登録することも可能です。

［併せて読みたい］業種別のRPA活用シーンはこちら！

自動化ツールの具体的な活用例

自動化ツールを導入する際は、具体的な活用例を参考にすると、自社に適した導入方法が見えやすくなります。ここでは、自動化ツールを活用して業務効率化を実現した企業や自治体の事例をご紹介します。

ライオンハイジーン株式会社

業務用製品を製造・販売するライオンハイジーン株式会社では、毎月末の「売上確定票」作成作業に時間がかかるという課題を抱えていました。

売上確定票は翌日の会議で必要な資料で、迅速かつ正確な作成が重要です。そのため、データを所定の様式に転記した後、一つひとつのデータに間違いがないかチェックする時間が必要で、これまでは毎月の売上が確定してから資料が完成するまでに2〜3時間かかっていました。

そこで、売上確定票の作成を自動化ツールの「マクロマン」に代替させることにより、作業工程を自動化。データチェックのプロセスを不要にし、資料作成にかかる時間の大幅短縮に成功しています。導入前は2〜3時間かかっていた資料の作成時間は、わずか5分程度にまで短縮しました。

また、マクロマンの導入によって誰でも平準化された作業が可能になり、属人性の解消とヒューマンエラーの削減にもつながっています。

株式会社ジーニー

さまざまな観点から企業のマーケティング支援を行う株式会社ジーニーでは、資料請求サイトに記載されたお客様情報を、自社のCRM/SFAツールに転記する作業を手動で行っていました。

この転記作業を効率化し、より重要性の高い業務への社員工数の割り振りや、入力におけるヒューマンエラー削減を目的として、自動化ツール「マクロマン」を導入しています。

これまでは、お客様情報を自社のCRM/SFAツールに転記するために、1件につきおよそ7分の時間がかかっていました。しかし、マクロマン導入後はすべての転記作業をまとめて2分で完了できるようになり、大幅な工数削減に成功しています。

また、マクロマンによる自動化で従業員が入力作業の負担から解放され、ヒューマンエラーの可能性を失くすことにもつながり、インサイドセールスに集中できる環境を確保できました。

鹿児島県奄美市

鹿児島県奄美市では、ふるさと納税にかかわる事務作業の効率化を目的として、自動化ツールを導入しています。同市では、3つのふるさと納税サイトを対象として、自動化ツールで下記の作業を自動化しました。

・寄附データのダウンロード
・寄附お礼メールの送信
・ふるさと納税管理システムへのアップロード
・返礼品の出荷依頼
・お礼状・受領書等の帳票出力（PDF保存）

これらの作業の自動化により、導入前と比較して、ふるさと納税にかかわる事務作業を年間140時間削減できました。自動化ツールが上記の処理を行っている間、職員はほかの業務に取り組むなど、限られた時間を有効活用できる体制ができあがっています。

出典：総務省「自治体におけるRPA導入のすすめ」

※鹿児島県奄美市に関しては弊社のRPA導入事例ではありません。

まとめ

定型業務をロボットで自動化できる自動化ツールは、業務効率化や社内リソースの有効活用だけでなく、社員満足度の向上や柔軟性の高い運用の実現にもつながります。アイディア次第でさまざまな部門に導入できるため、自社の業務をリストアップし、自動化ツールを適用できる箇所を探してみましょう。

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