自治体でもRPAの導入が進んでいる！自治体でもRPAが有用なワケ

多くの自治体において、職員の業務量や残業の多さは課題になっているのではないでしょうか。限られた人材で稼働を確保するためには業務の自動化が有効的です。さまざまな工夫が自治体の業務に取り入れられるなか、注目されている施策がRPAです。実際にさまざまな自治体で活用されています。

そこでこの記事では、自治体業務でRPAで自動化できる業務やRPA導入の壁とその解決方法について解説していきます。最後に自治体が注目するRPAツールの紹介と、その導入事例をご紹介します。RPA導入を検討中の自治体だけでなく、既にRPAを導入済の自治体の方も是非参考にしてください。

自治体におけるRPAの導入状況

自治体におけるRPAの導入状況はどうなっているのでしょうか。ここでは、総務省による1,788の都道府県･市区町村を対象にした「RPAの実証実験・導入状況などの調査」をみてみましょう。

出典｜総務省「地方自治体におけるAI・RPAの実証実験・導入状況等調査」

まず、都道府県における令和2年度のRPAの導入済み団体数は74％、指定都市は65％という結果が出ています。平成30年度の導入率と比較すると違いは顕著で、大幅にRPAの導入が広がっていることがわかります。

次に、その他の市区町村ですが、19％とRPAの導入率はまだ高くありません。しかし、実証中・導入予定・導入検討中を含めると、約6割の自治体がRPAの導入に向けて取り組んでいる状況がみえてきます。

このように、自治体によって違いはありますが、RPAの導入は広がり、さまざまな業務でRPAによる自動化・効率化が進んでいるのです。

自治体業務の中でRPAに向いている業務

RPAに向いている自治体業務にはどういったものがあるでしょうか。代表的な業務についてみていきましょう。

データ入力

RPAにはさまざまなデータ入力業務を任せられます。RPAは単純な定型業務の自動化が向いており、決められた作業を繰り返し行うデータ入力は得意分野です。たとえば、各申請書やシステムへのデータ入力は手間も時間もかかります。繰り返し同じ作業を続けることを人間は苦手としており、ヒューマンエラーの発生といったリスクも軽視できません。

一方、RPAはデータ入力作業を素早く処理できるだけでなく、指示したとおりに正確な作業を長時間続けられます。定型業務で時間のかかっていたデータ入力はすべてRPAに任せて、職員は他の業務に専念できます。

ダブルチェック

RPAはダブルチェックも得意です。自治体における業務では、住民の個人情報を多く扱うため、ミスが許されない業務が多くあります。限られた時間でミスなくこなさなければならないプレッシャーや高い集中力と根気が求められます。
一方、RPAであればルールに従って、迅速かつ正確にダブルチェックを行えます。たとえば、請求データと入金データの照合作業にRPAを導入すれば、ダブルチェックはすべて自動で行い、エラーが出た場合のみ人が対応するといった運用ができます。

インターネットの問い合わせ対応

インターネットでの問い合わせ対応にもRPAを活用できます。自治体に寄せられる問い合わせの種類はさまざまですが、繰り返し聞かれる内容も多く含まれています。よくある問い合わせの場合、選択式で回答内容が決まっているものであればRPAが自動返信で対応が可能です。

また、RPAは就業時間に制限されず夜間早朝でも稼働できます。問い合わせの受付時間に左右されずに返答を行えるので、住民の満足度向上に貢献します。

データ集計

RPAには面倒なデータ集計も任せられます。複数のシステムからデータを集計する作業は手間がかかります。正確な処理が求められますが、人間が長時間繰り返しているとミスも生じかねません。
この点、RPAは、複数アプリケーションでの同時処理を得意としています。いくつかの異なるシステムやファイルにある情報を集計して確認できるよう、一覧表などにまとめられるのです。また、Webサイトから必要な情報を収集するスクレイピングも行えます。大量のデータを集めて閲覧しやすいように加工処理も行えるので、作業効率を大幅にアップできます。

自治体でのRPA導入時の壁

自治体でRPAの積極的な活用が広がっていますが、導入の妨げとなるハードルも存在するようです。ここではRPA導入のネックとなる主な2つの要因について解説します。

コスト

まず、RPAの自治体への導入で壁となるのがコストです。RPAは有料のサービスが多く、本格的に導入するためには高額な費用が必要なケースも少なくありません。

特に、自治体の場合はRPAの導入費用や運用費用もすべて住民の税金で運営しているため、コストを多くかけられないことが多く、RPA比較の際に重要な検討要素です。

コストのリスクを少しでも軽減するためには、トライアルや無料のツールなどを積極的に利用してサービスの比較検討を行いましょう。

RPA人材の不在・不足

RPAの導入を進めるための人材について、不安を抱える自治体も目立ちます。RPAにおけるプログラムの作成や運用には、スキルや知識が求められる場面があり、RPAツールを扱える人材が必要です。

しかしRPAへの知見がなく、庁内で導入や推進をすることができない自治体も多いかと思います。この場合、以下2つの方法を検討することをおすすめします。

■RPAツールを扱える人材がいる場合

• 国産のRPAツールを選択する

RPAツールのなかにはマニュアル等が英語のものも一定数存在するため、誰でも取り扱いができるよう、日本語対応が問題なく出来るツールだと安心です。

• サポートが充実している

RPAツールには思った通りに動かない、エラーの対処法が分からないなどのトラブルはつきものです。こういった場合に、サポートが充実しているRPAツールだと安心でしょう。

■RPAツールを扱える人材がいない場合(RPAへの知見がない場合)

• 外部委託をする

RPAのプロにすべて任せることも選択のひとつです。自動化したい業務のスクリプト（シナリオ）を作成する工程だけでなく、RPAには定期的な保守が必要になります。また、ルールが途中で変わった場合にはスクリプト(シナリオ)を変更する作業が必要になります。イレギュラーが発生した際にもプロに任せられますし、教育コストを抑えて本業に集中することができます。

• 内製化支援を外部委託

RPAに関する基礎知識や注意点などの教育や、RPAツールの操作方法のレクチャーを委託する方法です。職員がRPAツールを使って日々の業務を自動化できるように教育をします。これにより庁内にナレッジが蓄積されるメリットがあります。

RPAツールの内製化と外部委託のメリットとデメリットの詳細は以下の記事で解説しています。併せてご覧ください。

利用システムとの親和性

自治体で利用をしているシステムは、民間企業が使っているシステムと異なることがあり、自治体専用で開発しているシステムなども多く存在します。その理由は自治体専用のセキュリティ企画に準拠しているためです。

この兼ね合いから、それらのシステムとRPAツールの親和性次第ではせっかく導入をしても使えない・使いにくいといったことも発生しかねません。そのため、システムとRPAツール間の親和性はトライアル期間中等に十分にお試しいただくことをおすすめします。

セキュリティ

住民の個人情報を大量に扱っている自治体だからこそ、情報漏洩を防ぐセキュリティ面は非常に重要な要素です。

RPAツールの種類によってはインターネット回線を繋ぐ必要があるものも多く、RPAツールに限ったことではありませんが、ハッキング等の被害の可能性もゼロではありません。

そのため、インターネットに接続しなくても利用できる（オフラインで利用できる）RPAツールを選択すると良いでしょう。

完全無料RPAツール「マクロマン」なら、これらの壁を一気に解決！

「マクロマン」なら、ツールは完全無料で使える国産RPAツールでオフラインでも利用可能、サポートサービス「RPA女子」が外部委託も内製化支援も承ります！

自治体でのRPA導入には「マクロマン」がおすすめ

自治体でのRPA導入を検討の際は、現在自治体からのニーズが急上昇中の完全無料RPAツール「マクロマン」がおすすめです。その理由を以下でご紹介していきます。

完全無料の国産RPAツールである

「マクロマン」は完全無料の国産RPAツールとして2018年に誕生しました。RPAを導入したいと考えていても、コストがネックになってしまうケースが少なくありません。トライアルでは無料で試せる期間が短く、充分に使いこなせないまま期間を追えてしまう、という事も多いのではないでしょうか。

この点、「マクロマン」であればRPAツールは期間の縛りがなく、どれだけ使用しても無料です。利用人数や使用可能な機能に一切の制限はありません。業務効率化といった課題を解決して運用するまで、期間無制限にRPAツールを利用できるのです。無料で利用できるため企業だけでなく、自治体を含む団体や学生の方、個人事業主の方など幅広くご利用いただいています。

オフラインで利用可能なのでセキュリティ面も安心

ダウンロード後はオフラインでの使用も可能なため、パソコンの盗難等の物理的な盗難がない限り、情報漏洩リスクを回避できます。また、WEB上のファイルだけではなく、ローカルファイル自動化をすることもできます。

※勿論オンラインでもお使いいただけます。

多くの自治体がダウンロード

現在、130以上の自治体に「マクロマン」をダウンロードいただいています。(2023年2月時点)

日々の業務を自動化できる

マクロマンを導入すれば日々のさまざまな業務を自動化できます。マクロマンが得意とする5つの業務タイプをみてみましょう。

選べるサポート体制

マクロマンには選べる様々なサポート体制があります。以下サポートは有償のサービスですが、必要な時だけ利用できるのでコストカットを実現できます。安心の2つのサポート内容は以下のとおりです。

• マクロマン相談チケット
  マクロマンの操作方法などについて、個別でオンラインツールを用いて質問ができるサービスです。たとえば、マクロマンの操作でつまづいてしまった点や、スクリプト制作方法に誤りがある場合の解決方法、そのほか運用方法の悩みなどを気軽に相談できます。遠隔操作で実際の画面を共有可能なので、言葉でうまく説明できなくても心配はいりません。一緒に解決できるよう、サポートをします。

• RPA女子
  マクロマンの開発元である当社の正社員であるRPA女子が、外部委託先としてマクロマンを導入後のサポートします。リモート対応からフル常駐でのサポート、内製化支援まで柔軟に対応しており、お客様の課題を解決に導きます。また、内製化支援でRPAの定着をサポートします。人材不足の自治体でもRPA女子の力を借りれば、業務効率化を実現できます。

「マクロマン 相談チケット」や「RPA女子」に関する資料は以下よりダウンロードいただけます。是非ご覧ください。