RPAでDXを実現するためには？失敗しないRPAツールの選び方と併せて紹介

この記事では、RPAの概念、RPAができることやその効果などをご紹介しつつ、RPAとDXの関係性もご説明します。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、昨今各企業が導入を急ぐ、DX（デジタル・トランスフォーメーション）と密接な関係にあります。日本は生産年齢人口の減少から、今後の経済活動を支える人材の育成が急務ですが、人材育成が思うように進まず、政府はDXでの変革を推進しています。
しかしながら、デジタル技術に対応できる人材が不足しており、RPAに目を付けたのです。RPAはプログラムされた指示を半永久的に続けることができます。また、人間と異なりパフォーマンスの低下やミスもないため、24時間の稼働が可能です。DXは経済活動をより活発に円滑に行うために不可欠な手段で、RPAと相性が良いのです。

RPAとは

RPAの基本説明

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、システムへのデータ入力やExcelへの転記といった、PC上で人間が行う業務を代わりに行ってくれるノーコードで開発できるソフトウェアのことです。毎日行う反復作業などの自動化を得意とし、幅広い業界でコスト削減、業務の自動化といった観点で一役買っています。

RPAでできること

自分の業務をロボットが代行してくれるなんて夢みたいですよね。

RPAができることは主に業務の自動化です。しかしながら、ロボットが勝手に判断して作業を行うわけではありません。きちんと人間がプログラムする必要があります。プログラムというと、やや難しい印象を持たれると思いますが、前述したとおり、RPAはノーコード、ローコードで開発できるのが特長です。ツールの仕様によりますが、あらかじめ設置された動作ごとのテンプレートを組み合わせて、実際の作業フローを作ります。そのため、複雑なコードを記入して開発する必要はありません。

それでは、実際にRPAができることをみていきましょう。

データ入力

人間がデータ入力をする際のマウスやキーボードの動きを、RPAで設計していきます。RPAツールの良いところはミスをしないということです。人間と違い、疲れてしまうこともないため、パフォーマンスにムラがでず、作業時間を短縮することも可能です。もし、RPA側でエラーが出てしまう場合は、人間の設計が間違えているということなので、部分的な改修だけで再度、作業の再開が可能になります。

データやテキストの転記

PCにインストールしてあるExcelファイルや企業特有のシステムなど、さまざまなシステム間の転記が可能です。たとえば、ツールによってデータ抽出できないような場合も、システムの画面の位置をRPAで認識させ設定しておくことで、希望した場所に表示された値の転記を行わせることも可能です。

情報を収集し回答する

業務で情報収集を依頼されたことはありませんか？頼まれたものの、インターネット上での情報収集は、何万件にも及びます。その情報を人間がひとつひとつ収集する場合、途方もない時間がかかるでしょう。インターネット上での情報収集は、Pythonといったプログラミング言語でコードを書くことでも行えます。しかし、非エンジニアからすると、プログラミングの知識から習得しなくてはなりません。そこでRPAの出番です。RPAツールはノーコード、ローコードでありながらも、プログラミングでの情報収集と同レベルで情報収集が可能です。あらかじめ、検索したい値を設定したり、その値が〇個見つかったら「検索終了」など、あらゆる条件設定ができます。

データを集約し加工する

システムから抽出したデータに不要なデータが含まれていることはありませんか？また、希望する項目順に並んでいるとは限りません。そのため、データ収集した後は、名寄せや顧客データの分割といった、データクレンジングの手間が発生する場合が多いのです。こういった作業もRPAは得意とし、あらかじめ条件を保存しておけば、参照するファイルを入れ替えるだけで、毎日その作業を行ってくれます。

モニタリング

長時間のモニタリング業務もRPAは得意です。モニタリング業務というと、画面を見続けることを想像しますが、PCのなかで行われるログの管理も含まれます。
ログとは、システム内で管理される「記録」のことをさします。例えばPCからこのファイルを移動した、ファイルを上書きしたといった、ファイルの動きもたどることができます。
RPAは疲れ知らずなので、24時間の稼働が可能です。人間の活動時間に合わせてスケジュールしなくても仕事が完了するため、朝は人間に、夜はRPAに任せるといった運用も可能です。
たとえば、数分おきにシステムデータを監視し、条件と異なるデータが検知された際に担当者にメールを送信するなどができます。

RPAが注目されている背景

令和のこの時代、RPAツール以外にも便利なツールはほかにもありますよね。なぜRPAが注目されているのか、その背景をご説明します。

生産年齢人口の減少による人材不足

まず、生産年齢人口とは、15歳以上65歳未満の義務教育終了から高齢者までの期間をさし、生産活動の中心にいる層のことです。この生産年齢人口ですが、内閣府の調査によると2065年には、約4,500万人に減少すると見込まれています。

参考：内閣府『人口減少と少子高齢化』

労働生産性の低迷

この生産年齢人口の減少による人材不足は、労働生産性に大きな影響を及ぼします。人員不足から、ひとりひとりの業務量が増えることで、パフォーマンスの低下が懸念されています。

RPAは人員を補充しなくても、人間が行う作業をミスなく確実に担ってくれるため、長時間労働での疲労から起こりえるミスなどを防止することが可能です。日本社会全体でひとりひとりのパフォーマンスを向上させることが急務であり、そこにRPAによる業務自動化が良い影響をもたらしているのです。

DXの重要性とDX人材の不足

これら生産年齢人口の減少から労働生産性が低迷する日本に、1つ解決の糸口を見つけるならば、それはDX（デジタル・トランスフォーメーション）といえるでしょう。
総務省によれば、「デジタル・トランスフォーメーションは、デジタル技術の活用による新たな商品・サービスの提供、新たなビジネスモデルの開発を通して、社会制度や組織文化なども変革していくような取組を指す概念」と記載があります。
出典：総務省ホームページ『デジタル・トランスフォーメーションの定義』

ここで覚えておきたいのが、DXは単なるデジタル技術で「デジタル化」、「業務効率化」を行うことではなく、デジタル基盤に新しい価値創造をする際に必要な概念だということです。また、RPAはこういったDXの概念を実現するための、データ領域の最適化になくてはならない存在なのです。

RPAの効果

このように便利なRPAですが、実際に導入したらどのような効果が得られるのでしょうか。当社の導入事例からその効果を見ていきましょう。

コスト削減

RPAは人間が行う反復的な作業を自動化することができます。従来の作業もミスなく完了することができるでしょう。ほかに費やしたいと思っていた作業に時間が割けることや、単純作業でかかっていた時間などをまるごと無くすことが可能なため、残業代などの人件費削減も叶うことがあります。余暇時間を作り出し、人間の作業に余裕をもたらすのもRPAの効果の1つです。

業務効率化

RPAがもたらす代表的な効果といえば、業務効率化ではないでしょうか。

自分が抱えている作業をRPAに任せることで、自分の時間を確保することができます。毎日のシステム入力などをRPAに任せることで、他の専門知識を要する作業に徹することができます。実際に当社RPAツール「マクロマン」を使い、1回あたり7分かかっていた入力作業を、2分に短縮した企業様も。

詳細については、以下導入事例ページをご覧ください。

失敗しないRPAツールの選び方

いまやRPA事業には多くの企業が参入しています。そのため、ツールの選択肢が増える一方で、ユーザーはツール選びに時間がかかるようになりました。
そこで、RPAツールの選ぶポイントを5つお伝えします。

利用用途を明確にする

どんな業務でRPAツールを使うのか、誰が使うのか、事前に確認しましょう。費用にも直結するため、まず現在の手持ちの業務を洗い出し、自動化できそうな業務を洗い出します。その後、各自作業ごとにどのようなシステムを利用しているのかを洗い出し、そのシステムと連携がとれるRPAツールを探すのも手です。あくまでRPAは反復作業を得意とするため、人間の判断が必要になる作業などは不向きです。

導入コスト、運用コストが妥当かどうか

まずRPAツールの選ぶポイントの１つに、中長期的にみて、導入コスト、運用コストが妥当かという点です。
RPAツールごとにさまざまなプランがあります。例えば、2週間ほどのトライアル期間を設けて、その期間内にツールを解約しないと自動的に有料になるプランや、ある程度の操作であれば半永久的に無料であり、さらに細かい設定などを組み込みたい場合は有料版になる、などユーザーが選べるプランは自由度を増しています。
また、フリープランでずっと使えると思ったのに、しばらく経ったら有料になっていた、ということもよくあるため、注意が必要です。また、利用用途や利用人数を把握することも重要です。例えば、新人研修で使う場合は、人数分のアカウントが必要ですよね。あらかじめ確認しましょう。

運用する体制が準備されているか

RPAツールはノーコードかつ非エンジニアでも開発が可能ですが、とはいえITリテラシーをある程度お持ちの方が操作したほうが、運用体制は安心といえます。RPAツールによっては、エンジニア向けの複雑なツールもあるため、誰が運用をするかが肝になるでしょう。運用する担当者のスキルレベルに合わせ、ツールの選定をしましょう。

自社の開発環境OSがRPAツールの動作環境に対応していること

自社のOSに対応しているかを確認することが重要です。どんなに高い費用を払い使い勝手のいいRPAツールだとしても、会社のPC環境で使えないのでは意味がありません。必ず確認しましょう。

サポート体制が充実しているか

ツールの操作が分からなくなった場合に、誰かに質問をしたいですよね。ユーザーサポートが充実しているツールを選びましょう。せっかく高い費用をかけて導入しても長く使えない場合は、ツール費用が無駄になってしまいます。また、「このRPAツールを誰かに教えたい！」「研修で利用したい」など、社内利用を拡大する場合には、みんなで確認できるマニュアルが必要になります。操作のマニュアルや、その製品に精通した担当者に質問できる窓口があるRPAツールをおすすめします。

これらのポイントをおさえ、自社に合ったRPAツールを選定することがカギになります。
RPAでどの業務を自動化するのかをあらかじめ明確にし、RPAツール導入後は、費用面でも無理なくRPAを運用できる体制を検討することが重要です。

マクロマンの紹介

RPAツールを比較検討するなかで担当者が最も着目しているのは、導入コストと運用コストなのではないでしょうか。
「マクロマン」は国産のRPAツールでは珍しい、導入費用・利用費用共に完全無料のRPAツールです。また、『マクロマンはじめてガイド』、『マクロマン 練習事例集』といった、ユーザーのステータスに合わせたマニュアルや、RPAツールの操作や導入などのお困り内容に合わせて、当社社員にオンライン上で質問できる『マクロマン 相談チケット』サービスも展開中です。※マクロマン 相談チケットは有料です。

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