RPAは使えないって本当？その理由や将来性、効果的に使用するコツを徹底解説

生産性向上のために導入する企業が増加しているRPA。しかしせっかく導入しても「使えない」「役に立たない」「効果がよくわからない」など、失敗に終わるケースがあります。

この記事では、RPAは本当に使えないのか？や、使えないと言われてしまう理由と併せて解決するコツや、RPAの将来性、そもそもRPAに向いている業務と向いていない業務は何なのか？を紹介。そして、RPAには導入するRPAツールによって自動化できる・できないが分かれやすいものもあります。これらについても紹介しているので最後までご覧ください。

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RPAが「使えない」と言われてしまう理由5つ

RPAを「使えない」と感じる企業の多くでは、導入後に似たような問題が発生しています。ここでは、RPAはどうして「使えない」と言われてしまうのか、その理由について解説します。

１．思ったよりも自動化できない

RPAは、事前に業務内容を洗い出し、どんな業務を自動化したいか明確にしたうえで、業務手順を落とし込み、シナリオ作成をする工程が発生します。しかし、こうした準備に工数がかかるにもかかわらず、RPAにより自動化できるのは、あらかじめルール化できる手順によって構成された定型業務のみです。

RPAはそもそも定型業務の工程をロボットに覚えさせて（「RPA開発」や「シナリオ作成」と呼ばれています）、その部分のみを自動化させるための製品であり、すべての業務を自動化できるものではありません。

この、RPAの適応範囲が「定型業務のみ」であるという事を認知せずに、期待値が高すぎると、実際のRPAの対応範囲の狭さからギャップを感じ、「使えない」と感じることがあります。

このケースを解決するコツ

2.期待されていたレベルの効果がでない

思っていたほどの費用対効果が出ないというケースは、「RPAを導入する」という決定だけが先んじて進み、どの業務を自動化すべきなのか、それがRPAで実現できるのかがを正しく理解できていないときに起こりがちです。

本来はRPAツールを導入する前段階で、社内の業務を棚おろしし、どの業務を自動化すれば、どれほどの費用対効果が得られるか判断する必要があります。しかし、漠然とツールを導入すると、万能ではないRPAツールの特徴から「使えない」と感じてしまうでしょう。

また、導入前には必ず各社RPAツールのトライアル期間などを利用し、実際の業務のシナリオを作成します。そのうえで、想定通り動作するかを必ずテストして確認しましょう。

理由は、いざ動かしてみたらRPAでは自動化ができなかったというケースがよくあり、ここを怠ったことで「RPAを導入したものの使えなかった」と判断される原因のひとつになります。

このケースを解決するコツ

３．使いこなせる人がいない

RPAは一般的に「プログラミングの必要がなく、簡単に自動化できるツール」といわれることが多いですが、実際はシナリオ作成(RPA開発)にあたっては多少のプログラミングの考え方を要するため、実際に操作してみると難易度が高く、使いこなせないケースがあります。

これは、プログラミングとRPAツールベンダーが言う「簡単」とユーザーが期待する「簡単」のレベルのギャップにあると筆者は考えています。当社ではRPAは誰もが簡単に自動化できるものとは考えていなく、ツールを操作するメンバーのITリテラシーにも依存するものと考えています。

そのため、実際にRPAを操作するメンバーがツールを触ってみて、使いこなせそうかを必ず確認しましょう。

使いこなすことが難しい場合や、操作の習得に時間を要する場合は費用対効果を検討のうえ、外注を検討するか、はじめは外注をして徐々に内製化をしていく方法もあります。

このケースを解決するコツ

４．運用・保守の工数がかかる

RPAはロボットを一度作成し、導入すれば終わりではなく、定期的な保守作業が発生します。この工程を想定していなかった場合や、想定以上の工数や人員が必要だった場合に、RPAは「使えない」と判断されてしまうでしょう。

保守が発生するケースとしては主に２点です。

１．業務手順が変わった

RPAはあくまでも"当時の業務手順・ルール"をもとにシナリオ作成されているため、手順やルールがひとつでも変われば、シナリオを改修しなければなりません。

２．自動化しているシステムのバージョンアップやWebサイトの仕様変更があった

1に付随して、外的要因によって業務手順やルールが変わった際もメンテナンスを行う必要があります。外的要因である場合は特に事前の予測がしづらいので、定期的な確認が欠かせません。

特に開発に慣れていない担当者がシナリオを作成すると、例外や変更が生じた際に柔軟な対応が取れないことがあります。業務手順が変わったタイミングで適切に書き換えできる社内の人員配置や連携体制が整っていないと、RPAは結局使われないままになってしまうでしょう。

これらを発生工数として見込んだうえで費用対効果を測定しましょう。

このケースを解決するコツ

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５．高額なため費用対効果に課題がある

RPAツールの利用には、月々の利用料と併せて、RPAツールによっては初期費用が発生する場合もあります。

利用料はツールによって異なり、利用人数やパソコンの台数が増えるほど金額が高くなるケースもあれば、金額が変わらないケースもあります。
また実際ツールのベンダーへ支払う費用以外にも、RPA導入に向けた業務の棚おろしやツールの選定、シナリオ作成などにも大きな工数がかかります。こういった費用や工数と、RPAツールの導入によって得られる効果の天秤が釣り合っていないと、「使えない」と判断されてしまうでしょう。

このケースを解決するコツ

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RPAは「使えない」から将来性がないって本当？

RPAはDXや業務効率化への意識の高まりとともに注目を集めている、将来性のあるツールです。2021年には「RPA導入実践ガイドブック」が作られるなど、国をあげた導入支援も進められています。

DXというと、ChatGPTなどのAIツールの進化も目覚ましいですが、RPAとAIは全く別の機能を持つツールです。

RPAは定型業務の自動化に特化したツールで、新しい状況やタスクの処理能力はありません。

一方のAIは、自己学習能力を持ち、ある程度、自律的に作業を行えます。どちらが優れているかではなく、各々の特長を組み合わせた活用が効果的です。

特にRPAとAIを組み合わせた技術は3つの段階に分けられており、それぞれ「RPA」「EPA」「CA」と呼ばれています。CAにいくほど組み合わせるAI技術は発展し、自動化できる非定型業務の幅も広がるため、今後もますます利用されていくと筆者は考えています。

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RPAを効果的に使用するコツ

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RPAついて正しく理解し、業務が本当にRPAで自動化できるのかの確認をする

RPAはどのような業務でも自動化できるというわけではなく、手順が毎回変わるような業務や頻繁に判断が必要な業務の自動化には向かないツールです。

まずは自動化を検討している業務が、本当にRPA化できるのか、RPAに向いているのか確認しましょう。定型業務だったとしても、高い正確性が求められたり、短時間で完了させる必要がある場合、RPAでの自動化にはリスクがあるかもしれません。また使用するシステムやWebサイトによっては、ロボット検知やセキュリティツールが導入されており、RPA化しようとしても動作が制限されてしまうこともあります。

自動化したい業務は選ぼうとしているツールで対応できるのか、社内の人材で作成可能なのかなど、情報収集とそれに基づいた判断をしましょう。

自動化したい業務の優先度をつけ、スモールスタートを

RPAツールには提供する企業によっていくつもの商品があり、機能や費用もさまざまです。適切なツールを選定するためにも、事前に「どのような業務を」「どのような目的で」自動化するかを明確にしておきましょう。

そのうえで、いきなり大規模な業務の自動化を進めると、失敗した際のリスクが大きく、期待通りの効果が得られない可能性も高いため、簡単かつ小規模で費用対効果が高い業務から順に優先度をつけてスモールスタートをすることをおすすめします。

RPA人材を育成・採用するもしくは外注をする

前述のとおり、RPAツールはシナリオを作成して終わりではありません。正しく運用し続けるためには、自動化の対象としているシステムやWebサイトの仕様変更に合わせて定期的にメンテナンスする必要があります。

こうしたメンテナンスを少数の担当者で対応することは、負担が大きいため、RPAを理解した人材に運用保守を任せられるよう育成や採用を進めることが大切です。

どうしても自社に適する人材がいない場合は、必要に応じて外部の支援サービスも活用しましょう。

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効果測定の体制を整える

そのRPAツールや自動化業務の選定が正しいかを確認するために、RPAツールの導入における効果測定は不可欠です。導入前と比較してどれほどの工数や人件費を削減できたのか、どれほど従業員の心理的・身体的負担を軽減できたのか、定量的・定性的、両観点で測定できる体制を整えましょう。

定量面では、まずRPA導入前にどれほどの工数や人件費がかかっていたのかを計算し、RPAの運用にかかる工数や費用と比較します。RPAの導入時はどうしてもツール費用や調査工数、業務の整理、シナリオ作成、設計書作成などの工数が発生するので、長期的な目線で費用対効果が合っているか確認するとよいでしょう。

定性面では、RPAの導入により、残業が減ったり、より生産的な業務に携われるようになったことで、従業員の満足度に変化があったかをアンケートで測定します。定量面と同様、導入前にもアンケートを実施しておくと比較しやすいでしょう。

運用が属人化しないようマニュアルや設計書を作る

担当者の異動や退職によりRPAの運用が止まってしまうような属人化を防ぐためには、複数名で対応できるような体制作りを目指すことが大切です。人材の育成とともに、業務マニュアルや設計書の作成を進めましょう。

RPAの基本的な考え方やよく利用するコマンド、エラー発生時の対応方法などを記したマニュアルの他に、どのような目的でシナリオが作成されたのか、どのような仕様になっているのかなどを記した設計書を作成することで、誰でもそれらを読めば操作できる状態を目指します。

またRPAはトラブルやルールの変更時には、修正や設定変更などの定期的なメンテナンスが必要となるため、これらにより方法を可視化し、部署間で共有しておくと安心です。担当者だけでなく、業務にかかわる社員はできるだけ運用方法を理解しておきましょう。

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RPA化に向いていない・向いている業務

ここまでお伝えしてきたように、RPAは魔法の杖ではないということを理解して付き合っていくことが必要です。

RPA化に向いている業務

お客様情報の転記作業など、の項目ごとにマウス操作でコピー＆ペーストを繰り返す単純作業や、基幹システムから指定したデータをダウンロードし、特定のフォーマットに記入する作業など、「手順をルール化できる業務」は、RPAが得意とする定型業務に当たります。
なかでも、データ集計や情報収集など、大量の情報処理が必要な業務は、従業員が行うよりも高速に正確に進められるため、RPAによる自動化がおすすめです。特に繰り返しかつ大量の処理をする業務の自動化で効果を発揮します。

また、RPAツールがエラーを起こす可能性も視野に入れて、自動化するのはリカバリーできる業務に限定しておくと安心でしょう。RPAで作業自体は自動化したうえで、最終的に人間の目で確認するとよいでしょう。

定型業務とは？非定形業務との違いや自動化におすすめのツールをご紹介

本記事では、定型業務と非定型業務の違いや、定型業務を自動化する方法5つのご紹介と併せ、自動化におすすめのツールなどをご紹介します。

RPA化に向いていない業務

一方で、RPAは一度きりで完結、且つ一度の処理件数が少ない業務だと、費用対効果が釣り合わない可能性があります。理由は、内容によってはシナリオの作成工数の方が多い可能性があるためです。

また、手順をルール化できず、その都度、臨機応変な判断が必要な業務や、自動化したい先のシステムやWebサイトの仕様変更が頻繁に発生する業務は、RPAでは自動化できません。途中で手順が変わったにもかかわらず、手順変更前に作成したシナリオでRPAを動かしたままだと、意図しない動作を行ったりエラーで停止する恐れがあります。

さらに、自動化先のシステムやWebサイトなどがセキュリティ検知を入れている場合は、RPAの動作が制御されてしまうのでそもそも自動化できません。

RPAツールによって自動化の可否が分かれやすい業務

上記以外にも、RPAツールによって実施できることとできないことは大きく変化します。例えば以下のようなケースがあります。

これらはほんの一例です。特定の業務がRPAで自動化できるか、向いているか判断するためには、上記などをふまえて「RPA全体および各RPAツールに向いていること・向いていないこと」を正しく理解する必要があるため、各社ツールの仕様を細かく確認しましょう。

RPAを使いこなすには「マクロマン」と「RPA女子」にお任せください！

RPAは「使えない」と言われてしまうことがありますが、それは導入時にRPAに向いている業務・向いていない業務を正しく理解できていなかったり、導入目的を整理できていないことが原因が多い印象です。RPAで自動化できる業務や、導入の手順を正しく選定し、実行できれば、RPAツールの導入を「業務の効率化」「品質の向上」につなげることができるでしょう。

RPAの導入を成功させるためには、それなりの工数と知見やノウハウ、RPAツールの仕様理解が必要です。初めてRPAツールを導入する場合やIT人材がいない場合は、導入支援サービスの利用がおすすめです。

当社のRPAツール「マクロマン」では、業務のRPA化の可否や、マクロマンの操作方法について質問をしたい場合には有償でサポートをし、RPAツール自体は無料で提供しています。

RPAツールの操作自体を外注したい場合には、常駐派遣やスポット派遣、受託開発も対応しているので、ぜひRPAの効果的な導入に向けた選択肢の一つとしてご検討ください。

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