RPA活用事例10選｜導入メリットと成功パターンを業務別に解説

2010年代から、日本では慢性的な人手不足が深刻な問題となっており、RPAの導入を考えている企業が増えています。

しかし、「具体的に何ができるのかよく知らない」「専門的で難しそう」と感じる方が多く、導入に踏み切れないのが現状ではないでしょうか。

この記事では、RPA導入のメリットと、その活用事例、成功パターンについて詳しく解説していきます。

RPAとは？わかりやすく解説

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、パソコン上で行われる定型的な業務をソフトウェアロボットが自動化する技術です。

たとえば、データ入力やメールの送受信といったルーティン作業を自動で代行することで、作業効率の向上や人的ミスの防止、さらにはコスト削減といった多くのメリットが期待できます。

RPAとは？導入方法やツールの選び方を事例とあわせて徹底解説！

本記事では、RPAの仕組みやできることをはじめ、導入方法の種類や費用感、具体的な導入の流れ、活用時のポイントなどを分かりやすく解説しています。これからRPAの導入を検討されている方はぜひご覧ください。

RPA活用事例【部門別】

人手不足が課題となっている現代のビジネス環境において、業務の自動化は必要不可欠です。

RPAを導入して定型業務を自動化すれば、社員1人ひとりの負担を減らし、残業をせずに済みます。

労働環境の改善は、社員のストレス軽減に寄与します。

社内の必要工数が減れば、社員はより価値の高い業務に集中でき、企業全体の生産性や業務の質の向上が可能です。

各部門でのRPA活用事例を紹介します。RPA導入の検討に役立つ具体例としてご参照ください。

ここでは、総務、人事、経理、製造、営業の部門で、どのようにRPAが役立ち、パフォーマンスを向上させているのか、具体的な事例を通じて見ていきましょう。

総務部門

総務部門は、RPAの導入で業務の効率化とコスト削減が見込まれる部門で、定型的かつ煩雑な業務が多く、作業の正確性やスピードが求められるため、RPAとの親和性が高いです。

勤怠管理

手作業で行っていた勤怠データを、複数のシステムから自動で抽出し集計します。

出勤や退勤の時間、遅刻や早退を自動でチェックし、従業員に休暇の残数や出勤状況を定期的に送信する仕組みです。

勤怠データの集計や管理を自動化すれば担当者の手間を削減し、人的ミスやエラーを防ぎます。

社内申請

経費精算、休暇申請、出張申請など、提出された書類がほとんど手作業で処理されている上に、書類は紛失のリスクがあり保管も大変です。

申請をオンラインフォームで入力することで、RPAが内容を自動で確認し、正しければそのまま上司へ承認依頼を送信するため、作業工数を大幅に削減できます。

人事部門

人事部門では採用の手続き以外に、社員情報の管理や勤怠の集計を含め業務内容の8割が事務作業といわれており、RPAの導入は業務の効率化に欠かせません。

採用手続きの自動化

求人広告の掲載から応募者情報の収集や選別、面接日程の調整、選考結果の通知を自動化します。

応募者の履歴書をシステムに取り込み、募集条件に合う候補者に自動で面接案内を送信するので、これまで電話や書面で行ってきた業務から解放され、担当者の負担を減らせるでしょう。

社員の自動登録、管理

採用後、応募フォームから社員の住所や扶養家族、給与、福利厚生などの情報を自動で取得し、社員データベースに登録したうえで、情報の更新を自動で行います。

自動化によって、手作業によるデータ入力のミスが減り、管理しやすくなるのが特徴です。

経理・財務部門

経理や財務管理部門では、大量のデータ処理や帳票作成、金額のチェックなど繰り返し作業が多く、しかも金銭を扱うためミスが許されません。

請求書処理

膨大な伝票のデータを手作業で入力するのは、ミスが発生しやすく、担当者の大きな負担になっていました。

RPAは、他社から送られてきた請求書のデータを自動的にシステムに入力し、承認を経て支払い処理を行うので、業務の迅速化と人件費の削減に繋がります。

銀行口座調整など支払業務

銀行の取引明細書を自動でダウンロードし、企業の口座情報と照合して不一致を報告してくれます。　

金銭に関わるミスは、企業の信用問題になりかねません。RPAでミスを削減し、大きな問題に繋がるリスクを回避しましょう。

製造管理部門

製造業は定型的な作業が多く、人材不足が深刻化している業種であり、自動化して生産効率のアップが望めるRPA との親和性が高いです。

生産実績データの集計・報告

生産管理システムから生産実績データを自動で抽出し、所定のフォーマットに沿ってレポートを作成します。

その後、関係者へのメール送信までを自動で行うため、手作業による集計や送信の手間を省き、大幅な時間短縮が可能です。

在庫管理や受発注処理

在庫データをリアルタイムで自動確認し、在庫不足を検知した際には発注処理までを自動で実行します。

これにより欠品リスクを低減でき、人的確認の負担も軽減され、取引先からの注文情報も自動でシステムに登録することで、受注から出荷までのプロセスを効率化できます。

営業事務部門

営業事務部門では、日々の繰り返し業務に多くの時間が割かれています。手順が決まっている作業が多いため、RPAを導入することで業務効率の大幅な改善が期待できるでしょう。

見積書・請求書の自動作成

顧客情報や商品情報を自動で取得し、見積書や請求書を作成します。

作成後、メール送付までを自動化し、時間短縮と書類提出のスピードを向上させ、営業活動をサポートします。

受注処理の自動化

メールやFAXで届いた受注情報を手入力する必要がありません。メールに添付されたデータから必要情報を抽出し、受注処理を自動で行います。

入力作業の自動化により担当者の負担を軽減し、登録漏れや誤入力を防止しましょう。

RPA導入を成功させる重要ポイント

まずは、現状の業務を可視化し、課題や非効率な点を整理します。

RPAの導入で解決する問題なのかを見極めることが大切です。

導入さえすれば、何でも勝手に自動化してくれるツールではありません。

RPAは定型的な作業に強みを発揮します。

逆に、複雑で例外が多い業務には向いていません。

また、前提として業務の標準化が必要です。

人によって手順やルールが異なれば、自動化は難しくなります。

作業手順やルールを統一し、属人化の解消が必須です。

導入の際は、いきなり全社的に展開するのではなく、小規模な業務から試験的に導入するスモールスタートがおすすめです。

導入検討前に押さえておきたいこと

RPAは、あらかじめ作成したシナリオ（自動化したい業務をマニュアル化したもの）通りに動くので、そこに不備があれば誤作動や処理の中断が起こるリスクがあります。

こうした事態に備え、エラー発生時の対処方法を決めておくと安心です。

また、業務上の個人情報や企業の機密情報を取り扱うケースが多く、情報漏洩リスクに注意が必要です。

業務がブラックボックス化しないよう、誰でも理解できる運用マニュアルや設計書の整備は欠かせません。

こうした課題を踏まえ、導入から運用までサポートを受けることで、よりスムーズにRPAを活用できます。 

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RPA導入におけるIT部門との連携と必要性

RPAは業務部門が主導で進めるケースが多いですが、IT部門との連携が不十分だと、セキュリティリスクやシステムトラブルを起こしかねません。

RPAには、社内サーバーで稼働する「サーバー型」と各PCにインストールする「デスクトップ型」、クラウド上で提供される「クラウド型」があり、ロボットの実行環境を設計・管理するので自社に合ったものを選定しましょう。

導入初期の段階から、IT部門が整備や設計を主導し、業務部門と連携する形で進めるのが、安全で安定したRPA運用において必須といえます。

IT部門の人材が不足していて、人材の確保が難しい場合には、専門の会社に外注するのがおすすめです。

RPA導入で失敗しないためのヒント

RPAの導入を社内で提案する場合、まずは自社でどの業務を対象にするか、なぜその業務を選定したのかを明確にし、IT部門との連携体制や、セキュリティ・運用面の整備もリスク対策として事前に提示しましょう。

初期費用やランニングコスト、削減できる人件費、業務委託する場合の費用など、費用対効果の試算が不可欠です。

社内合意・決裁を得たい項目まで明確にしておけば、意思決定がスムーズになります。

まとめ

RPAは、業務の自動化によって作業時間の短縮や人的ミスの防止に大きく貢献するツールです。

自社の業務内容に合ったRPAツールを選び、スムーズに導入するためには、導入支援サービスの活用も有効でしょう。

中でも「マクロマン」は、基本的な開発や通常実行などの機能を無料でご利用いただける国産RPAツールです。初期費用やランニングコストをかけずに導入できるため、コストを抑えて業務自動化を始めたい企業にもおすすめです。 

業務効率化に向けて、ぜひ「マクロマン」の導入を検討してみてください。

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