業務効率化を成功させよう！進め方のポイントや方法をご紹介

業務効率化とは、仕事の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ出して改善し、企業の生産性を高める取り組みを指します。業務効率化を成功させるには、業務を見える化して最適な改善手段を選定しなくてはなりません。

この記事では、業務効率化のメリット・デメリットや、業務効率化を実施するうえでの進め方や方法、業務効率化を推進するためのポイントをお伝えします。業務効率化ができるツールも最後にご紹介しているので最後までご覧ください。

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業務効率化とは

業務効率化は、仕事のプロセスを改善して、企業の生産性を高める取り組みです。業務効率化を行うことで、同じ従業員数でも総労働時間数を削減できます。さらに、同じ労働時間でも、これまでの業務の質や量を改善可能です。

日本は少子高齢化の進展に伴い、働き手の減少という大きな課題を抱えています。政府も働き方改革を推進しており、業務効率化の必要性が高まってます。

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業務効率化のメリットとデメリット

それでは、業務効率化には具体的にどのような特徴があるのでしょうか。ここではメリットとデメリットに分けてわけて解説します。

メリット

■従業員の満足度が上がる

非効率な業務の進め方は、生産性が下がるだけでなく従業員のメンタル面にも悪影響を及ぼします。

たとえば、単調なデータ入力である一方で顧客情報や製品情報など、間違ってはならないデータを手作業で行う事のプレッシャーを抱えていては、従業員のモチベーションが下がることは容易に想像できるでしょう。

これらの業務の効率化を図ってよりクリエイティブな仕事に従事できるようになれば、従業員の仕事へのモチベーションを改善できます。たとえば、さまざまな企画の検討や業務改善プロジェクトの遂行などに注力して評価されれば、仕事への意欲向上が望める可能性があります。

また、業務効率化が進めば短時間で仕事を終えられるようになり、従業員の残業を削減できます。従業員はプライベートの時間を増やせるため、より意欲的に業務にあたれるでしょう。

■人件費を削減できる

業務効率化を実現できれば、同じ業務に必要な稼働を削減でき、人件費を抑えられます。たとえばパソコンで行う単純作業であれば、ITツール導入で自動化できる可能性があるでしょう。企業規模や業務内容にも左右されますが、大幅な人件費削減が望めるのです。結果的に生産性が向上し、企業の収益性向上を実現できます。

■コア業務に注力できる

業務効率化によって生まれた余剰の稼働を使って、コア業務に注力できます。たとえば、お客様の対応や新規プロジェクトの開始、人材育成に力を入れたりと、さまざまなコア業務に専念できるようになります。加えて、コストにもゆとりが生まれることもあるため、アウトソーシングで外注したり、専門のアドバイザーへ依頼したりなど、仕事の進め方の選択肢も広がります。

デメリット

■ITツールを導入する場合はセキュリティリスクが懸念される

業務効率化でITツールを導入する際、以下のようなセキュリティ面のリスクにも配慮しなくてはなりません。

• 情報漏洩
• データ改ざん
• システムの停止

■手間と時間がかかる

企業の規模が大きくなればなるほど、新しい施策を実現させることは簡単ではありません。具体的な効果が出るまでに、思わぬ苦労が発生することもあるでしょう。

たとえば、改善策の実施に反対する従業員がいるかもしれません。また、ITツールを導入してもサポート体制が不足していて、思ったような成果を上げるまでに時間がかかることもあるでしょう。こうした手間や時間を想定したうえで、労力に見合う解決策の選定が求められます。

業務効率化を成功させるための進め方

ここでは、業務効率化を実施するために押さえておくべきポイントとして、以下の5つを順に解説します。

業務を見える化する

まずは、業務を見える化しましょう。業務の見える化とは、計画・実施・評価といったプロセスを、図表やグラフなどでわかりやすく整理する取り組みです。見える化することで業務の問題点が明確になり、効果的な改善策の立案をスムーズに行えます。
業務を見える化するには、仕事の流れを明らかにしましょう。各プロセスにおける業務内容・業務量・労働時間・必要スキルなどを確認します。この際、後述するマニュアル作成を行うと、業務の見える化を進めやすくなります。

効率化すべきことの優先順位を決める

業務を見える化して課題が明確になったら、効率化を行うための優先順位を決めましょう。優先順位を考える際は、以下の「緊急・重要マトリクス」に分類することがおすすめです。

ポイントは「重要だが非緊急」と「重要ではないが緊急」に分類される業務です。前者は人材育成・技術開発・品質改善などが該当し、長期的に考えると価値を創出する可能性があります。後者は生産性の低い打ち合わせ・電話・メール・業務報告書などが該当します。

こうした業務に時間を取られていると効率化が阻害されるので、しっかりと見直しを行いましょう。

ITツール導入などの最適な手法を選ぶ

課題の優先順位が見えてきたら、以下に代表される具体的な手法を選定しましょう。

• ITツールを導入する
• マニュアルを作成する
• アウトソーシングする
• 無駄な会議を廃止する
• ペーパーレス化を進める

• 勉強会を実施する
• 職場環境を整備する

昨今多くの企業で実施されている手法がITツールの導入です。世の中にはさまざまな種類のITツールが登場しており、なかには業務そのものを自動化できるサービスもあります。無料トライアルなどを活用して、業務効率化を実現できるITツールを選んでみましょう。

業務効率化ツールを活用しよう！目的別おすすめツール18選

この記事では、業務効率化ツールの種類や、業務効率化に有効なツール18選を価格と併せてご紹介。業務効率化の必要性についても解説しています。実際のツールを目的別でまとめたので、ツール検討時の参考にしてください。

こちらの記事でも業務効率化に有効なITツールをご紹介しています。併せて参考にしてください。

業務効率化実施の社内体制を整える

業務効率化を実施するための社内体制を整えましょう。ここまで説明したように業務効率化を行うためのステップは多くあり、簡単な道のりではありません。正しく現状を把握して業務を見直すためには、業務効率化を推進する担当チームが重要です。
もしもITツール導入で業務効率化を図りたいと考えたなら、社内で実際に活用されなくては効果が出ません。ITツール導入や運用上のハードルを明確にして、改善策を実施する必要があります。たとえば研修の実施や相談窓口の設置など、従業員が導入・運用時につまずかないような社内体制が必要です。

効果を検証し改善を繰り返す

効果を検証し改善を繰り返すことも忘れてはなりません。具体的な方法としては「PDCAサイクル」が一般的に活用されています。PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」のプロセスを循環させる手法です。PDCAサイクルを回す際は以下のポイントを押さえましょう。

• 具体的に計画する
• 目標を数値化する
• 継続して行う

定量的な目標を立ててPDCAサイクルを実施すると、評価と改善を行いやすくなります。しっかりとした効果が出るまで、PDCAサイクルを継続しましょう。

業務効率化の方法6つ

業務効率化を実現させるには以下の方法が有効です。順に詳しく見ていきましょう。

課題のある業務を洗い出す

まずは課題のある業務の洗い出しを行いましょう。ポイントは「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけて改善策を検討することです。

• ムリとは
  従業員への負担が大き過ぎることです。たとえば、納期までのタイト過ぎるスケジュールや人材不足、高過ぎる目標設定などが該当します。

• ムダとは
  余計な時間やコストが発生している状態です。単純作業なのに自動化されていなかったり、習慣から必要性のない業務を続けていたりするとムダが発生します。

• ムラとは
  仕事にばらつきや偏りがあることです。業務の配分・業務の進め方・サービス品質などにムラが潜んでいる可能性があります。

マニュアルを作成する

次にマニュアルを作成することで、以下のようなメリットがあります。

• 業務を整理できる
• 業務品質を均一化できる
• 属人化リスクを軽減できる
• 人材育成に役立てられる

マニュアルの制作過程では、業務への理解が欠かせません。質の高いマニュアルを作るには、業務を整理して現状を把握する必要があります。

コア業務とノンコア業務を分類する

続いて、業務を「コア」と「ノンコア」に分類してみましょう。コア業務は企業活動の根幹となる仕事を指します。一方でノンコア業務は、直接的に利益は生み出さないものの業務全般の進行を支援する仕事です。それぞれの具体例は以下のとおりです。

企業における人材などの経営資源は限られています。そのため、いかにコア業務に稼働を集中できるかが、企業を成長させられる鍵を握っています。ノンコア業務の負荷が大き過ぎる場合は、業務効率化を検討しましょう。

アウトソーシングを検討する

業務の分類が完了したら、ノンコア業務にアウトソーシングできないか検討してみましょう。アウトソーシングとは自社の業務の一部やすべてを外部に委託して効率化を推進する経営手段です。アウトソーシングを有効に活用すると、サービス品質が向上するだけでなく、結果としてコスト削減も実現できるケースもあります。

アウトソーシングが可能な業務例は以下のとおりです。

• システム開発
• 給与計算
• 経理
• 会計
• 営業活動
• 営業事務

このような多くのノンコア業務は、アウトソーシングに向いています。一方、専門的な判断が求められ売上に直結するコア業務はアウトソーシングに不向きです。ノンコア業務の負担に悩んでいたら、アウトソーシングも選択肢に加えてみましょう。

業務効率化ツールを導入する

アウトソーシングと併せて、業務効率化ツールの導入も検討しましょう。ツールの導入は業務効率化に有効な手段です。代表的なものとしては以下が挙げられます。

• RPA（ロボットによる自動化）
• 電子契約
• ビデオ会議
• タスク管理
• 業務可視化
• ChatGPT

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効率的な情報共有を実施する

手段の検討が完了したら、効率的に情報共有を行える仕組みを構築しましょう。効率的な情報共有を行える主なITツールとしては、上述したビジネスチャット・ビデオ会議・ファイル共有などが挙げられます。
情報共有は仕事のスムーズな進行だけでなく、社内のコミュニケーション活性化にも欠かせない重要なプロセスです。効率的に情報共有が行われていないと、認識のずれやミスが発生するリスクが高まります。さらには、コミュニケーション不足から業務が属人化する恐れも軽視できません。自社の情報共有を推進させるために、最適なITツール導入を検討しましょう。

【業務改善アイデア集】進め方や事例、おすすめフレームワークもご紹介

本記事では、業務改善に役立つアイデア7選とともに、おすすめのフレームワーク9つのご紹介や業務改善の進め方などを解説します。

業務効率化を成功させるためのポイント

業務効率化を推進するための2つのポイントを解説します。

ロードマップを作成する

ロードマップを作成しましょう。明らかになった課題に対して無計画に飛びついてしまうと、理想的な業務効率化を実現できません。たとえば、特定の仕事に対してシステム導入を行ったものの、該当の工程自体が不要であったといった自体もあり得ます。どのような手順を踏めば効率的に業務効率化を行えるのか、最適なロードマップを描きましょう。

周囲を巻き込む

業務効率化の推進担当だけでなく、関連する周囲の方も巻き込んで業務効率化を推進しましょう。業務効率化を推進していると、仕事の進め方を大きく変えざるを得ないことも多々あります。この際、周囲の巻き込みが不足していると、業務効率化への不満が大きくなる恐れがあるのです。こうした事態を防ぐには、業務効率化の目的やメリットを業務現場に浸透させる取り組みが欠かせません。トップダウンで指示を出すだけではなく、現場の声にも耳を傾けて周囲の協力者を増やしましょう。

業務効率化にはRPA（自動化）ツール「マクロマン」がオススメ

業務効率化を実現するためのRPA（自動化）ツールをお探しでしたら、「マクロマン」をぜひご利用ください。「マクロマン」は完全無料のRPAツールで、毎日のパソコン上での定型業務を自動化できます。たとえば、手間のかかるデータ入力や分析、メール送付などの業務はマクロマンに任せられるため、定型業務がある場合にはマクロマンで大幅に業務効率化ができます。

自動化までに工程のなかで、業務の可視化を必ず行う必要があるため、物理的に業務量が減るだけでなく、業務の見直しの機会にもつながると言われています。

一方、定型業務以外の業務は自動化できません。RPAとは？は以下記事でご紹介しております。RPAについても解説しているので是非ご覧ください。

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