【2023年最新版】業務効率化ツールを活用しよう！目的別おすすめツール18選

生産性や従業員満足度の改善やコスト削減のために、多くの企業が業務効率の向上に取り組んでいます。企業によってさまざまな方法が取り入れられていますが、広く注目されている手法が業務効率化ができるツールの活用です。ビジネスチャットやタスク管理、RPAなど、目的によってさまざまなツールが誕生しています。

この記事では、業務効率化ツールの種類や、業務効率化に有効なツール18選を価格と併せてご紹介。業務効率化の必要性についても解説しています。実際のツールを目的別でまとめたので、ツール検討時の参考にしてください。

業務効率化とは

「業務効率化」は、仕事を進めるためのプロセスからムリ・ムダ・ムラを見つけ出して省き、非効率な業務を改善する取り組みです。ムリ・ムダ・ムラの具体例としては、負担が大きなスケジュールや業務量、必要以上の人材投下、担当者ごとのアウトプットの偏りなどが該当します。

こうしたムリ・ムダ・ムラを削減するためには、以下のような方法が有効です。

• 無駄な業務を省く
• ルールの統一をして均一化をはかる
• 業務をまとめる
• アウトソーシングを活用する
• ツールを導入する
  

特に、多くの企業でツール導入が活発に行われており、大幅な業務効率化を実現しています。

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業務効率化をする理由

多くの企業や自治体などが業務効率向上のためのさまざまな施策を打っていますが、これだけ注目されているのはなぜなのでしょうか。ここではまず、業務効率を意識する企業が多い理由を理解しましょう。

「生産性アップ」と「コスト削減」

生産性アップとコスト削減は、業務効率の向上に取り組む代表的な理由です。生産性アップは、社内のリソースを有効活用して最大限の成果を生み出すことを指します。コスト削減は、業務に関するさまざまな費用を削減する取り組みです。

業務効率化できれば、社内の人材など限られたリソースを有効に活用できます。そして同じ人材でより大きな成果を生み出せるようになれば、人件費などのコストも削減可能です。

従業員満足度向上

業務効率化は従業員満足度の向上にもつながります。従業員満足度は、社内の職場環境や働きがい、福利厚生などを対象とした総合的な指標です。従業員満足度が高いと、企業への定着率や顧客満足度の向上が期待できます。

従業員満足度を高めるためにはさまざまな取り組みが有効ですが、業務効率化も重要な要素です。残業で業務量をカバーしているような非効率な職場では、従業員に心理的なストレスが溜まってしまいます。毎日の作業をツール導入によって自動化するなど、従業員の立場に立った職場環境の構築が求められます。

働き方改革への寄与

そもそも働き方改革は、多様な働き方を選択でき、働く方が明るい将来の展望を持てるようにするための取り組みを指す言葉です。特にワーク・ライフ・バランスの実現は昨今強調されており、働き過ぎを防ぐための工夫が多くの企業で重要視されています。

具体的には、昨今残業時間の上限が規制され、1人1年あたり5日間の年次有給休暇の取得が義務化されました。さらに、勤務間インターバル制度の導入促進やフレックスタイム制の拡充など、働きやすい環境構築が進んでいます。こうした改革を促進させるためには、既存の業務への取り組み方を見直し、効率的に仕事を進められる仕組みが求められているのです。

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業務効率化ツールを探す前に

ツールの導入には費用がかかることがあり、必ず費用対効果と目的を考える必要があります。

そのためには、現状どのようなことに課題があり、何を解決したいのか、それは何故なのか、どのような状態がゴールなのかを明確にします。

そのために現在の業務の棚卸しや可視化をしてみましょう。流行りのツールの導入を検討していたが、実は別の部分に問題があり、ほかのツールの方が適していたというケースもあります。

目的別：業務効率化ツールの種類

業務効率を上げるためのツールにはいくつかの種類があり、それぞれ特徴が異なります。目的別に見ていきましょう。

これらのツールを具体的に以下で紹介していきます。

目的別：おすすめの業務効率化ツール18選（価格つき）

現代は業務効率化の目的別にさまざまなツールが登場しています。ここではおすすめのサービスを紹介します。

※本記事は2023年8月時点の情報に基づいて作成されています。最新の情報は各社のホームページ等でご確認ください。

ビジネスチャットツール

目的：ビジネス上のコミュニケーションを効率化したい

■Slack

最後に

これまでご紹介したさまざまな業務効率化ツールのなかでも、自分の業務を直接減らせるのがRPAです。RPAツールの導入に成功すれば、以下のようなメリットを享受することができます。

• 業務・作業時間の大幅削減
• 人件費削減
• 浮いた時間を主要業務に割く事ができる
• ヒューマンエラーの削減
• 品質の均一化

具体的には、RPAツールによりパソコンの定型業務を自動化できます。単純作業への人の稼働を削減するだけでなく、正確で、作業者による質の偏りが無いため、業務効率を大きく前進させられるのです。企業の課題解決方法を模索中なら、RPAツールの検討をおすすめします。

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