【2024年最新版】業務効率化ツールを活用しよう！目的別おすすめツール18選

生産性や従業員満足度の改善やコスト削減のために、多くの企業が業務効率の向上に取り組んでいます。企業によってさまざまな方法が取り入れられていますが、広く注目されている手法が業務効率化ができるツールの活用です。ビジネスチャットやタスク管理、RPAなど、目的によってさまざまなツールが誕生しています。

この記事では、業務効率化ツールの種類や、業務効率化に有効なツール18選を価格と併せてご紹介。業務効率化の必要性についても解説しています。実際のツールを目的別でまとめたので、ツール検討時の参考にしてください。

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業務効率化とは

「業務効率化」は、仕事を進めるためのプロセスからムリ・ムダ・ムラを見つけ出して省き、非効率な業務を改善する取り組みです。ムリ・ムダ・ムラの具体例としては、負担が大きなスケジュールや業務量、必要以上の人材投下、担当者ごとのアウトプットの偏りなどが該当します。

こうしたムリ・ムダ・ムラを削減するためには、以下のような方法が有効です。

• 無駄な業務を省く
• ルールの統一をして均一化をはかる
• 業務をまとめる
• アウトソーシングを活用する
• ツールを導入する
  

特に、多くの企業でツール導入が活発に行われており、大幅な業務効率化を実現しています。

【業務改善アイデア集】進め方や事例、おすすめフレームワークもご紹介

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業務効率化をする理由

多くの企業や自治体などが業務効率向上のためのさまざまな施策を打っていますが、これだけ注目されているのはなぜなのでしょうか。ここではまず、業務効率を意識する企業が多い理由を理解しましょう。

「生産性アップ」と「コスト削減」

生産性アップとコスト削減は、業務効率の向上に取り組む代表的な理由です。生産性アップは、社内のリソースを有効活用して最大限の成果を生み出すことを指します。コスト削減は、業務に関するさまざまな費用を削減する取り組みです。

業務効率化できれば、社内の人材など限られたリソースを有効に活用できます。そして同じ人材でより大きな成果を生み出せるようになれば、人件費などのコストも削減可能です。

従業員満足度向上

業務効率化は従業員満足度の向上にもつながります。従業員満足度は、社内の職場環境や働きがい、福利厚生などを対象とした総合的な指標です。従業員満足度が高いと、企業への定着率や顧客満足度の向上が期待できます。

従業員満足度を高めるためにはさまざまな取り組みが有効ですが、業務効率化も重要な要素です。残業で業務量をカバーしているような非効率な職場では、従業員に心理的なストレスが溜まってしまいます。毎日の作業をツール導入によって自動化するなど、従業員の立場に立った職場環境の構築が求められます。

働き方改革への寄与

そもそも働き方改革は、多様な働き方を選択でき、働く方が明るい将来の展望を持てるようにするための取り組みを指す言葉です。特にワーク・ライフ・バランスの実現は昨今強調されており、働き過ぎを防ぐための工夫が多くの企業で重要視されています。

具体的には、昨今残業時間の上限が規制され、1人1年あたり5日間の年次有給休暇の取得が義務化されました。さらに、勤務間インターバル制度の導入促進やフレックスタイム制の拡充など、働きやすい環境構築が進んでいます。こうした改革を促進させるためには、既存の業務への取り組み方を見直し、効率的に仕事を進められる仕組みが求められているのです。

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働き方改革にはどのような取り組みがあるのかを網羅的に解説。改革の促進に役立つ助成金や業務効率化ツールについてもあわせてご紹介します。

業務効率化ツールを探す前に

ツールの導入には費用がかかることがあり、必ず費用対効果と目的を考える必要があります。

そのためには、現状どのようなことに課題があり、何を解決したいのか、それは何故なのか、どのような状態がゴールなのかを明確にします。

そのために現在の業務の棚卸しや可視化をしてみましょう。流行りのツールの導入を検討していたが、実は別の部分に問題があり、ほかのツールの方が適していたというケースもあります。

目的別：業務効率化ツールの種類

業務効率を上げるためのツールにはいくつかの種類があり、それぞれ特徴が異なります。目的別に見ていきましょう。

※以下各「ツールの種類」をクリックすると該当の箇所に移動します

これらのツールを具体的に以下で紹介していきます。

目的別：おすすめの業務効率化ツール18選（価格つき）

現代は業務効率化の目的別にさまざまなツールが登場しています。ここではおすすめのサービスを紹介します。

※本記事は2023年8月時点の情報に基づいて作成されています。最新の情報は各社のホームページ等でご確認ください。

ビジネスチャットツール

目的：ビジネス上のコミュニケーションを効率化したい

■Slack

特徴	価格（1人/月額）	URL
タスクがカード型のかんばん方式が採用されています。タスク整理に優れるボードやリスト機能も活用すれば、やるべきことに迷いません。	・STANDARD：$5 ・PREMIUM：$10 ・ENTERPRISE：$17.5 ※無料プランあり	https://trello.com/ja

 

■Jooto

 

特徴	価格（1人/月額/税別）	URL
直感的な操作で完結できるシンプルなデザインが魅力のサービスです。ガントチャート機能も備わっているので、全体像と進捗が一目で分かります。	・無料プラン：無料 ・スタンダードプラン：500円 ・エンタープライズプラン：1,300円 ・コンサルティングプラン：要お問い合わせ ※無料プランあり	https://www.jooto.com/

筆者（林）のおすすめポイント！

Jootoはガントチャートが無料プランでも使えるため、締め切りや担当の区分けなどを視覚的に把握しやすい点が推しです。タスクが多くなってくると動作が重くなるので、こまめにアーカイブしています。

SFA

目的：営業活動や顧客情報の可視化、管理を効率化したい

■Salesforce

 

特徴	価格（1人/月額/税別）	URL
世界で大人気の営業支援・顧客管理プラットフォームです。使いやすいようにカスタマイズが可能で、環境に応じて職場に適した機能を整えられます。	・Essentials：3,000円 ・Professional：9,000円 ・Enterprise：18,000円 ・Unlimited：36,000円 ※30日間の無料トライアルあり。	https://www.salesforce.com/jp/

 

■kintone

 

特徴	価格（1人/月額/税別）	URL
キントーンにはアプリやコミュニケーションスペースをいくつでも追加できるため、簡単にカスタマイズが可能です。さらに、100種類以上の連携サービスがあるので、利便性にも優れます。	・ライトコース：780円～ ・スタンダードコース：1,500円～	https://kintone.cybozu.co.jp/

 

■Mazrica

 

特徴	価格（1人/月額/税別）	URL
営業管理に代表される営業プロセスを直接的に管理できる営業支援ツールです。AIが搭載されており案件のリスク分析も行えます。	・Starter：27,500円 ・Growth：110,000円 ・Enterprise：330,000円 ※無料トライアルあり	https://product-senses.mazrica.com/

 

ナレッジ管理ツール

社員の頭の中にあるナレッジを可視化して全社に共有、有効活用することで業務効率化したい

■Notion

 

特徴	価格（1人/月額）	URL
タスク・スケジュール・Wikiなどを一元管理して、業務効率化を実現できるサービスです。テンプレートが豊富でテキストエディタの機能が充実しているため利便性に優れます。	・プラス：$8 ・ビジネス：$15 ・エンタープライズ：要お問い合わせ ※無料プランあり	https://www.notion.so/ja-jp

筆者（林）のおすすめポイント！

AI機能としてChatGPTが搭載されており、テキスト生成としても役立ちます。

 

■Confluence

 

特徴	価格（1人/月額）	URL
社内の知識を集めて共同作業するために開発されたサービスです。直感的に扱える構成なので、設定・作成・検索に悩みません。さまざまなアプリでカスタマイズすれば、オリジナルのワークスペースを構築できます。	・Standard：690円 ・Premium：1,310円 ・​​Enterprise：要お問い合わせ ※無料プランあり	https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

名刺管理ツール

目的：バラバラになっている名刺をひとつのツール内に集約することで名刺管理を効率化したい

■Sansan

 

特徴	価格	URL
99.9％のデータ化精度を誇る名刺管理ツールです。専用のスキャナーを活用すれば、100枚5分というスピードでスキャンできます。11言語の名刺データ化にも対応しているので、幅広い人脈が可視化されます。	要お問合せ	https://jp.sansan.com/

  

■myBridge

 

 

特徴	価格（1人/月額/税別）	URL
スマートフォンで撮影するだけで、すべての名刺情報を正確にデータ化できます。URLを送付することで、誰にでも簡単に名刺情報を送付できるオンライン名刺も活用可能です。	・ベーシック：無料 ・プレミアム：490円/990円 ・プレミアムクラス:	https://jp.mybridge.com/home

電子契約ツール

目的：紙で行ってた捺印業務をペーパーレスにすることで業務効率を上げたい

■Adobe Acrobat Sign

 

特徴	価格（月額/税込み）	URL
契約プロセスを電子化するためのサービスです。ほかのシステムとの連携も可能で、柔軟な文書システムを構築できます。	・Acrobat Standard：1,848円/ライセンス ・Acrobat Pro：2,380円/ライセンス ・Acrobat Sign Solutions：要お問い合わせ ※30日間の無料体験あり ※上記は企業向けのプラン。別途個人向けのプランあり	https://www.adobe.com/jp/sign.html

 

■クラウドサイン

 

特徴	価格（月額/税別）	URL
クラウド型の電子契約サービスです。メール認証に加えて、2段階の2要素認証で本人性が担保されるので安心して利用できます。	・Light：10,000円 ・Corporate：28,000円 ・Enterprise：要お問い合わせ	https://www.cloudsign.jp/

 

■DocuSign

 

特徴	価格（1人/月額/税抜き・税込は要問合せ）	URL
柔軟性と使いやすさに優れた電子契約ツールです。400以上のアプリケーションとの連携できるため、普段から使っているツール上でスムーズに利用できます。	・Personal：1,650円 ・Standard：5,000円 ・Business Pro：7,200円 ・高度なソリューション：要お問い合わせ ※不動産向けのプランも用意されています。	https://www.docusign.jp/

RPA（ロボットによる自動化）ツール

目的：パソコン業務そのものを自動化する事で、業務量を減らしたい

■マクロマン

 

 

特徴	価格(月額)	URL
国内産の完全無料のRPAツールです。利用人数や無料の期間に制限なく、必要な時だけのサポート費用で手軽に業務効率化ができるRPAです。 導入支援の有料プランあり。	・無料 ※一部サポート内容により有料（要問合せ） ・導入支援パック　4万円	https://www.macroman.jp/   導入支援パックのサービスページはこちら

 

■WinActor

 

特徴	価格（年/税抜き・税込は要問合せ）	URL
NTTの研究所で生まれた国産のRPAツールです。操作性が高く、さまざまなソフトの自動化に対応しています。	・WinActorフル機能版： 908,000円/年 ・WinActor実行版：248,000円/年 ※すべての機能が30日間無料で使える無料トライアルあり	https://winactor.com/

テキスト生成AI

目的：情報収集の効率化、アイデア出し、問い合わせ対応など様々なシーンで業務効率を上げたい

■Gemini（旧：Google Bard）

 

特徴	価格（1人/月額）	URL
Googleが開発したテキスト生成AI。最新の情報を得られるためリアルタイムな質問にも回答ができることと、回答結果をいくつか候補として出してくれる点が特徴的。2024年2月8日に「Gemini」に刷新。より高機能になりました。	・無料 ・Gemini Advance：＄19.99	https://gemini.google.com/app

■ChatGPT

 

特徴	価格（1人/月額）	URL
OpenAI社が開発したテキスト生成AIで、プランによって回答精度やできることが異なる。無料版では2022年1月までのデータをもとにした回答、有料版では2023年4月までのデータである点を留意しましょう。有償版ではテキストだけでなく、画像の入力やデータ分析などと対応可能な幅が広がります。	Free plan（GPT3.5）：無料 ChatGPT Plus（GPT4）： $20	https://chat.openai.com/

 

これらのツールをいくつも合わせて活用すると更に業務効率UPのスピードが上がるでしょう。

最後に

これまでご紹介したさまざまな業務効率化ツールのなかでも、自分の業務を直接減らせるのがRPAです。RPAツールの導入に成功すれば、以下のようなメリットを享受することができます。

• 業務・作業時間の大幅削減
• 人件費削減
• 浮いた時間を主要業務に割く事ができる
• ヒューマンエラーの削減
• 品質の均一化

具体的には、RPAツールによりパソコンの定型業務を自動化できます。単純作業への人の稼働を削減するだけでなく、正確で、作業者による質の偏りが無いため、業務効率を大きく前進させられるのです。企業の課題解決方法を模索中なら、RPAツールの検討をおすすめします。

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