業務効率の向上にはツールを活用しよう!目的別のおすすめツール16選を解説

目次

    生産性や従業員満足度の改善やコスト削減のために、多くの企業が業務効率の向上に取り組んでいます。企業によってさまざまな方法が取り入れられていますが、広く注目されている手法がツールの活用です。ビジネスチャットやタスク管理、RPAなど、目的によってさまざまなツールが誕生しています。

     

    この記事では、業務効率向上のためのツールの種類や、業務効率化に有効なツール16選のご紹介と併せ、業務効率化の必要性についても解説しています。実際のツールを目的別でまとめたので、ツール検討時の参考にしてください。

    業務効率化とは

    「業務効率化」は、仕事を進めるためのプロセスからムリ・ムダ・ムラを見つけ出して省き、非効率な業務を改善する取り組みです。ムリ・ムダ・ムラの具体例としては、負担が大きなスケジュールや業務量、必要以上の人材投下、担当者ごとのアウトプットの偏りなどが該当します。こうしたムリ・ムダ・ムラを削減するためには、以下のような方法が有効です。

     

    • 無駄な業務を省く
    • ルールの統一をして均一化をはかる
    • 業務をまとめる
    • アウトソーシングを活用する
    • ツールを導入する

     

    特に、多くの企業でツール導入が活発に行われており、大幅な業務効率化を実現しています。

    業務効率を向上させるべき理由

    多くの企業が業務効率向上のためのさまざまな施策を打っていますが、これだけ注目されているのはなぜなのでしょうか。ここではまず、業務効率を意識する企業が多い理由を理解しましょう。

    「生産性アップ」と「コスト削減」

    生産性アップとコスト削減は、企業が業務効率の向上に取り組む代表的な理由です。生産性アップは、社内のリソースを有効活用して最大限の成果を生み出すことを指します。コスト削減は、業務に関するさまざまな費用を削減する取り組みです。

    業務効率がアップすれば、社内の人材など限られたリソースを有効に活用できます。そして同じ人材でより大きな成果を生み出せるようになれば、人件費などのコストも削減可能です。

    従業員満足度向上

    業務効率の向上は従業員満足度の向上にもつながります。従業員満足度は、社内の職場環境や働きがい、福利厚生などを対象とした総合的な指標です。従業員満足度が高いと、企業への定着率や顧客満足度の向上が期待できます。

    従業員満足度を高めるためにはさまざまな取り組みが有効ですが、業務効率も重要な要素です。残業で業務量をカバーしているような非効率な職場では、従業員に心理的なストレスが溜まってしまいます。毎日の作業をツール導入によって自動化するなど、従業員の立場に立った職場環境の構築が求められます。

    働き方改革への寄与

    そもそも働き方改革は、多様な働き方を選択でき、働く方が明るい将来の展望を持てるようにするための取り組みを指す言葉です。特にワーク・ライフ・バランスの実現は昨今強調されており、働き過ぎを防ぐための工夫が多くの企業で重要視されています。

    具体的には、昨今残業時間の上限が規制され、1人1年あたり5日間の年次有給休暇の取得が義務化されました。さらに、勤務間インターバル制度の導入促進やフレックスタイム制の拡充など、働きやすい環境構築が進んでいます。こうした改革を促進させるためには、既存の業務への取り組み方を見直し、効率的に仕事を進められる仕組みが求められているのです。

     

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    目的別:業務効率を上げるツールの種類

    企業の業務効率をアップさせるには、ツールの活用がおすすめです。ツールにはいくつかの種類があり、それぞれ特徴が異なります。

    目的 ツールの種類 概要
    ビジネス上のコミュニケーションを効率化したい ビジネスチャット

    文字によるリアルタイムでのコミュニケーションを行えるツールです。メールよりも手軽に利用できるため、業務上のやりとりがスムーズになるだけでなく社員同士の交流活性化します。ビジネスチャットは仕事での利用に特化しているため、情報管理がしやすくセキュリティが強化されている特徴があります。

    タスクやプロジェクトの可視化、管理を効率化したい タスク管理

    社内のプロジェクトの進行度合いを見える化できるツールです。ToDoリストやスケジュール管理といった機能が搭載されていて、従業員やチームの状況管理ができます。タスクが見える化されると、非効率な部分や無駄な作業が明確になり業務効率化を実現できます。複数のタスクやプロジェクトを抱えていても、適切に状況を判断可能です。

    営業活動や顧客情報の可視化、管理を効率化したい SFA

    Sales Force Automationの略で、日本語では「営業支援システム」と訳されます。SFAを活用すれば、顧客情報・商談履歴・案件リストといった営業に欠かせない情報が可視化されるので、効率的に業務を進められます。営業活動の全体を管理して分析を行えるため、受注までのプロセスの最適化が可能です。

    社員の頭の中にあるナレッジを可視化して全社に共有、有効活用することで業務効率化したい ナレッジ管理 従業員が持つ知識や経験などのノウハウを、社内で効率的に共有できるツールです。社内のさまざまな情報が整理されまとまるので、仕事を進めるための悩みを解決するためにも利用できます。さらに、属人化している業務の一般化も可能なため、人材育成などの効率化も期待されます。
    バラバラになっている名刺をひとつのツール内に集約することで名刺管理を効率化したい 名刺管理

     デジタルのデータベースに名刺情報を一元化できるツールです。データ化してペーパーレスに名刺情報を管理できるので、管理の手間が省けるだけでなく​​情報検索も効率的に行えます。部署間での情報共有も容易でアクセス権の管理も可能なため、顧客情報を安全に活用できます。

    紙で行ってた捺印業務をペーパーレスにすることで業務効率を上げたい 電子契約

    インターネットを介して契約を締結できるツールです。電子署名とタイムスタンプを用いているので、なりすましなどの不正利用のリスクが防止されます。さらに、紙と押印が不要となるためペーパーレス化を促進でき、効率的に管理を行えるようになるのです。

    パソコンの業務そのものを自動化する事で、業務効率を上げたい RPA

    Robotic Process Automationの略で、パソコンで行う定型業務を自動化できるツールです。データ入力や転記、情報収集などの単純作業を人の代わりにロボットが行います。人間が指示した通りにロボットが処理する為、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

     

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    目的別:おすすめの業務効率に有効なツール16選

    現代は業務効率向上の目的別にさまざまなツールが登場しています。ここでは特におすすめのサービスを紹介します。
    なお無料プランが用意されているサービスは、利用できる機能や人数などに制限が加えられることが多いようです。

    ビジネスチャットツール

    目的:ビジネス上のコミュニケーションを効率化したい

    ■Slack

    業務効率に有効なツール:slack

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    アメリカの企業が提供する人気サービスで、チャット・ファイル管理・ビデオ通話といった使い勝手のよい機能が揃っています。拡張機能が充実しており外部連携も容易です。 ・プロ:925円〜
    ・ビジネスプラス:1,600円〜
    ・Enterprise Grid:要お問い合わせ

    ※無料プランあり

    https://slack.com/intl/ja-jp/

     

    ■Chatwork

     業務効率に有効なツール:chatwork

     

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    中小企業向けのビジネスチャットツールで、メッセージのやりとりに加えて、タスク管理・ファイル共有・ビデオ通話などが可能です。 ・ビジネス:500円〜
    ・エンタープライズ:800円〜

    ※無料プランあり

    https://go.chatwork.com/ja/

    タスク管理ツール

    目的:タスクやプロジェクトの可視化、管理を効率化したい

    ■Trello

     業務効率に有効なツール:trello

     

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    タスクがカード型のかんばん方式が採用されています。タスク整理に優れるボードやリスト機能も活用すれば、やるべきことに迷いません。 ・STANDARD:$5
    ・PREMIUM:$10
    ・ENTERPRISE:$17.5

    ※無料プランあり

    https://trello.com/ja

     

    ■Jooto

     業務効率に有効なツール:Jooto

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    直感的な操作で完結できるシンプルなデザインが魅力のサービスです。ガントチャート機能も備わっているので、全体像と進捗が一目で分かります。

    ・スタンダードプラン:417円〜

    ・エンタープライズプラン:980円〜

    ・コンサルティングプラン:要お問い合わせ

    ※無料プランあり

    https://www.jooto.com/

     

    SFA

    目的:営業活動や顧客情報の可視化、管理を効率化したい

    ■Salesforce

    業務効率に有効なツール:Salesforce

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    世界で大人気の営業支援・顧客管理プラットフォームです。使いやすいようにカスタマイズが可能で、環境に応じて職場に適した機能を整えられます。 ・Essentials:3,000円
    ・Professional:9,000円
    ・Enterprise:18,000円
    ・Unlimited:36,000円
    ※30日間の無料トライアルあり。
    https://www.salesforce.com/jp/

     

    ■kintone

    業務効率に有効なツール:kintone

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    キントーンにはアプリやコミュニケーションスペースをいくつでも追加できるため、簡単にカスタマイズが可能です。さらに、100種類以上の連携サービスがあるので、利便性にも優れます。 ・ライトコース:780円
    ・スタンダードコース:1,500円
    https://kintone.cybozu.co.jp/

     

    ■Senses

    業務効率に有効なツール:Senses

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    営業管理に代表される営業プロセスを直接的に管理できる営業支援ツールです。AIが搭載されており案件のリスク分析も行えます。 ・Starter:27,500円
    ・Growth:110,000円
    ・Enterprise:330,000円
    ※無料トライアルあり。
    https://product-senses.mazrica.com/

     

    ナレッジ管理ツール

    社員の頭の中にあるナレッジを可視化して全社に共有、有効活用することで業務効率化したい

    ■Notion

    業務効率に有効なツール:Notion

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    タスク・スケジュール・Wikiなどを一元管理して、業務効率化を実現できるサービスです。テンプレートが豊富でテキストエディタの機能が充実しているため利便性に優れます。 ・プラス:$8〜
    ・ビジネス:$15〜
    ・エンタープライズ:要お問い合わせ
    ※無料プランあり
    https://www.notion.so/ja-jp

     

    ■Confluence

     業務効率に有効なツール:Confluence

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    社内の知識を集めて共同作業するために開発されたサービスです。直感的に扱える構成なので、設定・作成・検索に悩みません。さまざまなアプリでカスタマイズすれば、オリジナルのワークスペースを構築できます。 ・Standard:690円
    ・Premium:1,310円
    ・​​Enterprise:要お問い合わせ
    ※無料プランあり
    https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

     

     

    名刺管理ツール

    目的:バラバラになっている名刺をひとつのツール内に集約することで名刺管理を効率化したい

    ■Sansan


    Sansan

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    99.9%のデータ化精度を誇る名刺管理ツールです。専用のスキャナーを活用すれば、100枚5分というスピードでスキャンできます。11言語の名刺データ化にも対応しているので、幅広い人脈が可視化されます。 要お問合せ

    https://jp.sansan.com/

      

    ■myBridge

     myBridge

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    スマートフォンで撮影するだけで、すべての名刺情報を正確にデータ化できます。URLを送付することで、誰にでも簡単に名刺情報を送付できるオンライン名刺も活用可能です。 完全無料 https://jp.mybridge.com/home

     

    電子契約ツール

    目的:紙で行ってた捺印業務をペーパーレスにすることで業務効率を上げたい

    ■Adobe Acrobat Sign

    業務効率に有効なツール:Adobe Acrobat Sign

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    契約プロセスを電子化するためのサービスです。ほかのシステムとの連携も可能で、柔軟な文書システムを構築できます。 ・Acrobat Standard:1,848円/ライセンス
    ・Acrobat Pro:2,380円/ライセンス
    ・Acrobat Sign Solutions:要お問い合わせ
    ※30日間の無料体験あり。
    https://www.adobe.com/jp/sign.html

     

    ■クラウドサイン

    業務効率に有効なツール:クラウドサイン

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    クラウド型の電子契約サービスです。メール認証に加えて、2段階の2要素認証で本人性が担保されるので安心して利用できます。 ・Light:11,00円
    ・Corporate:30,800円
    ・Enterprise:要お問い合わせ
    https://www.cloudsign.jp/

     

    ■DocuSign

    業務効率に有効なツール:DocuSign

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    柔軟性と使いやすさに優れた電子契約ツールです。400以上のアプリケーションとの連携できるため、普段から使っているツール上でスムーズに利用できます。

    ・Personal:1,650円
    ・Standard:5,000円
    ・Business Pro:7,200円
    ・高度なソリューション:要お問い合わせ
    ※不動産向けのプランも用意されています。
    https://www.docusign.jp/

     

     

    RPAツール

    目的:パソコンの業務そのものを人の代わりに自動化する事で、業務効率を上げたい

    ■マクロマン

     業務効率に有効なツール:マクロマン

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    国内産の完全無料のRPAツールです。利用人数や使用可能な機能に一切の制限はありません。ダウンロードしてすぐに使えるので、手軽に始められます。
    完全無料
    ※一部サポート内容により有料
    https://www.macroman.jp/

     

    ■WinActor

     業務効率に有効なツール:win actor

     

    特徴 価格(1人/月額) URL
    NTTの研究所で生まれた国産のRPAツールです。操作性が高く、さまざまなソフトの自動化に対応しています。
    ・WinActorフル機能版:
    908,000円/年

    ・WinActor実行版:248,000円/年
    ※すべての機能が30日間無料で使える無料トライアルあり
    https://winactor.com/

     

    最後に

    これまでご紹介したさまざまな業務効率アップツールのなかでも、多くの企業や自治体で導入が進んでいるのがRPAツールです。
    直接的に業務量が減るという意味で業務効率化に貢献しやすいため、RPAツールの導入に成功すれば、以下のようなメリットを享受することができます。

     

    • 業務効率の向上
    • コスト削減
    • サービス品質の向上
    • ヒューマンエラーの削減
    • 対応スピードアップ

     

    具体的には、RPAツールによりパソコンの繰り返し行われる定型業務を自動化できます。単純作業への人の稼働を削減するだけでなく、正確で高速な処理を行えるため、企業の業務効率を大きく前進させられるのです。企業の課題解決方法を模索中なら、RPAツールの検討をおすすめします。

    RPAツール「マクロマン」のご紹介

    完全無料RPAツール「マクロマン」

     

    業務効率向上を実現するためのRPAツールをお探しなら、ぜひ「マクロマン」をご利用ください。マクロマンは国内産のサービスで、前述のとおり完全無料でRPAツールを使用できます。パソコンの繰り返し作業を人の代わりにロボットに任せられるので、業務効率化を大きく推進できるでしょう。

     

    なお、RPAはプログラミングのような専門スキルがなくても扱いやすいツールですが、自動化したい作業をロボットに覚えさせるためのスクリプト作成に戸惑われる方も少なくありません。「マクロマン」はサポート体制も充実しています。

     

    以下がサポート内容です。

     

    特徴 URL
    マクロマン相談チケット
    気軽にZoomで操作方法や有効な活用方法などを相談できるサービスです。1時間単位のタイムチケット制で、経験豊富な担当者が悩みを解決します。画面共有が可能なので、言葉でうまく説明できなくても心配はいりません。
    RPA女子 「マクロマン」開発元の社員「RPA女子」のサポートを受けられるサービスです。リモート対応からフル常駐での受託開発・運用保守・コンサルティング・内製化支援まで柔軟に対応しており、お客様の課題を解決に導きます。

    「マクロマン相談チケット」や「RPA女子」を活用いただけば、スムーズにRPAツールを導入することができます。また必要な時だけ有料のサポートを活用いただけるので、大幅なコストカットも実現可能です。

     

    マクロマンやサポートサービスの資料は以下よりダウンロードいただけます。是非ご覧ください。

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    この記事の監修者

    コクー株式会社 RPA事業部 エヴァンジェリスト 吉田 将太

    コクー株式会社

    RPA事業部 エヴァンジェリスト

    吉田 将太

    RPA事業部の立ち上げとして、営業・RPA開発・研修講師を経て、2023年1月にエヴァンジェリスト着任。
    RPAやRPA以外の技術を使って業務効率化を目的にした様々な開発に携わる。この経験から300名以上の研修講師を務める。