業務効率の向上にはツールを活用しよう！目的別のおすすめツール16選を解説

生産性や従業員満足度の改善やコスト削減のために、多くの企業が業務効率の向上に取り組んでいます。企業によってさまざまな方法が取り入れられていますが、広く注目されている手法がツールの活用です。ビジネスチャットやタスク管理、RPAなど、目的によってさまざまなツールが誕生しています。

この記事では、業務効率向上のためのツールの種類や、業務効率化に有効なツール16選のご紹介と併せ、業務効率化の必要性についても解説しています。実際のツールを目的別でまとめたので、ツール検討時の参考にしてください。

業務効率化とは

「業務効率化」は、仕事を進めるためのプロセスからムリ・ムダ・ムラを見つけ出して省き、非効率な業務を改善する取り組みです。ムリ・ムダ・ムラの具体例としては、負担が大きなスケジュールや業務量、必要以上の人材投下、担当者ごとのアウトプットの偏りなどが該当します。こうしたムリ・ムダ・ムラを削減するためには、以下のような方法が有効です。

• 無駄な業務を省く
• ルールの統一をして均一化をはかる
• 業務をまとめる
• アウトソーシングを活用する
• ツールを導入する
  

特に、多くの企業でツール導入が活発に行われており、大幅な業務効率化を実現しています。

業務効率を向上させるべき理由

多くの企業が業務効率向上のためのさまざまな施策を打っていますが、これだけ注目されているのはなぜなのでしょうか。ここではまず、業務効率を意識する企業が多い理由を理解しましょう。

「生産性アップ」と「コスト削減」

生産性アップとコスト削減は、企業が業務効率の向上に取り組む代表的な理由です。生産性アップは、社内のリソースを有効活用して最大限の成果を生み出すことを指します。コスト削減は、業務に関するさまざまな費用を削減する取り組みです。

業務効率がアップすれば、社内の人材など限られたリソースを有効に活用できます。そして同じ人材でより大きな成果を生み出せるようになれば、人件費などのコストも削減可能です。

従業員満足度向上

業務効率の向上は従業員満足度の向上にもつながります。従業員満足度は、社内の職場環境や働きがい、福利厚生などを対象とした総合的な指標です。従業員満足度が高いと、企業への定着率や顧客満足度の向上が期待できます。

従業員満足度を高めるためにはさまざまな取り組みが有効ですが、業務効率も重要な要素です。残業で業務量をカバーしているような非効率な職場では、従業員に心理的なストレスが溜まってしまいます。毎日の作業をツール導入によって自動化するなど、従業員の立場に立った職場環境の構築が求められます。

働き方改革への寄与

そもそも働き方改革は、多様な働き方を選択でき、働く方が明るい将来の展望を持てるようにするための取り組みを指す言葉です。特にワーク・ライフ・バランスの実現は昨今強調されており、働き過ぎを防ぐための工夫が多くの企業で重要視されています。

具体的には、昨今残業時間の上限が規制され、1人1年あたり5日間の年次有給休暇の取得が義務化されました。さらに、勤務間インターバル制度の導入促進やフレックスタイム制の拡充など、働きやすい環境構築が進んでいます。こうした改革を促進させるためには、既存の業務への取り組み方を見直し、効率的に仕事を進められる仕組みが求められているのです。

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目的別：業務効率を上げるツールの種類

企業の業務効率をアップさせるには、ツールの活用がおすすめです。ツールにはいくつかの種類があり、それぞれ特徴が異なります。

目的別：おすすめの業務効率に有効なツール16選

現代は業務効率向上の目的別にさまざまなツールが登場しています。ここでは特におすすめのサービスを紹介します。
なお無料プランが用意されているサービスは、利用できる機能や人数などに制限が加えられることが多いようです。

ビジネスチャットツール

目的：ビジネス上のコミュニケーションを効率化したい

■Slack

最後に

これまでご紹介したさまざまな業務効率アップツールのなかでも、多くの企業や自治体で導入が進んでいるのがRPAツールです。
直接的に業務量が減るという意味で業務効率化に貢献しやすいため、RPAツールの導入に成功すれば、以下のようなメリットを享受することができます。

• 業務効率の向上
• コスト削減
• サービス品質の向上
• ヒューマンエラーの削減
• 対応スピードアップ

具体的には、RPAツールによりパソコンの繰り返し行われる定型業務を自動化できます。単純作業への人の稼働を削減するだけでなく、正確で高速な処理を行えるため、企業の業務効率を大きく前進させられるのです。企業の課題解決方法を模索中なら、RPAツールの検討をおすすめします。

RPAツール「マクロマン」のご紹介

業務効率向上を実現するためのRPAツールをお探しなら、ぜひ「マクロマン」をご利用ください。マクロマンは国内産のサービスで、前述のとおり完全無料でRPAツールを使用できます。パソコンの繰り返し作業を人の代わりにロボットに任せられるので、業務効率化を大きく推進できるでしょう。

なお、RPAはプログラミングのような専門スキルがなくても扱いやすいツールですが、自動化したい作業をロボットに覚えさせるためのスクリプト作成に戸惑われる方も少なくありません。「マクロマン」はサポート体制も充実しています。

以下がサポート内容です。

「マクロマン相談チケット」や「RPA女子」を活用いただけば、スムーズにRPAツールを導入することができます。また必要な時だけ有料のサポートを活用いただけるので、大幅なコストカットも実現可能です。

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