【業務改善アイデア集】進め方や事例、おすすめフレームワークもご紹介

業務改善とは、自社の業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて削減するための取り組みを指します。業務改善はコストをかけずに取り組めるものから有料ツールを使った手段まで、さまざまなアイデアが展開されています。

これから業務改善に取り組もうとするフェーズの場合、今置かれている自社の業務を可視化し、適切なアプローチを進めることが大切です。
本記事では、業務改善に役立つアイデア7選とともに、おすすめのフレームワーク9つのご紹介や業務改善の進め方などを解説します。

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そもそも業務改善とは

業務改善とは、業務上のプロセスにおいて「ムリ・ムダ・ムラ」を発見して省く取り組みです。「業務効率化」と似たような意味に捉えられがちですが、業務改善は業務効率化につなげるための手段であるという違いがあります。

業務改善には色々な例がありますが、主な取り組みとして以下の5点が挙げられます。

• これまでの業務内容とプロセスを見直して無駄な手順を省く
• ルールを統一して業務平準化をはかり、属人化をなくす
• 複数の業務をひとつにまとめる
• アウトソーシングを活用する
• 業務改善ツールを導入する

近年では多くの企業で業務改善が注目されており、ムリ・ムダ・ムラを省くための取り組みが活発化しています。

生産性向上との違い

業務改善と生産性向上は似た意味合いとして捉えられやすい言葉ですが、実際には少し意味合いが異なります。

生産性向上とは、より少ないリソースで高い成果を得るための取り組みです。たとえば、従来は10人の社員で100%の成果を上げていた業務を、10人の社員で120%の成果に引き上げるための取り組みは、生産性向上のカテゴリーです。

一方の業務改善は、前述のように「ムリ・ムダ・ムラ」を極力省き、かつ業務そのもののボリュームを減らし、より少ないリソースでこれまでと同じ成果を上げられるようにする取り組みとなります。

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製造業で起きている課題と業務効率化のためにできること、製造業でRPA化できることのユースケースなどをご紹介しています。

なぜ業務改善が重要?

業務改善の重要性が多くの現場で注目されるようになった背景には、働き方改革への取り組みの活発化や、少子高齢化による労働力不足の深刻化が挙げられます。

働き方改革への取り組みが活発化し始めてから、従来のように「定時に業務が終わらなければ、残業して終わらせればよい」という考え方は通用しなくなってきています。労働力不足も手伝って、限られたリソースを活用してコア業務へ時間を割くなどをして最大限のパフォーマンスを発揮しなければ、すべての業務を定時内に終わらせることは難しいのが実情です。

効率よく業務に勤しみ、社員一人ひとりの業務時間を減らすためには、業務改善が必要不可欠です。

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業務改善の見直しに役立つアイデア6選

業務改善に取り組むにあたって、さまざまなアイデアが考えられます。ここでは、これまでの業務改善の見直しに役立つアイデアを7つ紹介します。これから業務改善を進めていきたいという方は、ぜひ参考にしてください。

やらないことを決める

まずは自社の業務を洗い出し、今後も必要な業務と、そうでない業務の洗い出しをしましょう。これは初歩的なことかもしれませんが、業務改善の基盤になります。

日頃、何気なく取り組んでいる業務も、改めて考えると実は廃止できるケースが少なくありません。一つひとつのプロセスがどのような意味を持つのかを十分に考えた上で、「本当にこのプロセスを続ける必要があるのだろうか？」と考える習慣を身につけましょう。

業務プロセスに無駄が隠れていないかどうかを俯瞰すると、廃止すべき部分が見えてきます。

ツールを使って既存業務を自動化する

既存業務の自動化に踏み込むことも、大きな業務改善につながります。自社の業務を洗い出し、RPAやマクロ、AI、botなど、業務改善に役立つツールで自動化できれば、人間の手で作業を行うよりも高速かつ正確な処理を実現できます。

ルール化を徹底して注意深く業務を行っていても、人間が担当する場合、ヒューマンエラーを完全に削減することは難しいのが実情です。

しかしRPA（自動化ツール）やマクロ、botに既存業務を任せれば、事前に作成したルールに則って確実に処理をこなせます。またAIは自己学習しながら主体的に思考できるので、データをもとに判断や予測を行うことも可能です。

このようにツールを利用することで、人間がかけなくてはいけない工数を減らすことができ、業務効率化につながるでしょう。

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業務の優先順位を決める

処理に時間を要する業務と要さない業務がある場合は、下記の「緊急・重要マトリクス」を参考にして、業務の優先順位を決めていきましょう。その上で、時間がかかる業務から優先して順に取り組むなど、取り組む順番を工夫することも大切です。

上記の図のなかで「重要だが非緊急」は、業務改善を進める余地がある部分です。業務を自動化できないか、もしくは業務自体のボリュームを減らせないか見直してみましょう。

また、実際に作業を行う際は、スケジュール表などこまめに確認しながら時間ごとに取り組む作業を決めることもポイントです。「何時から何時までに○○の作業をする」「月曜の朝10時にメールを一斉配信する」など、タスクを細かく設定すると、時間を意識しながら業務を進められます。

ルールを統一する

業務マニュアルを作成し、ルールを統一することで、業務の効率化をはかれます。誰でも同じレベルに位置し、且つ成果を出せるようになるので、スキルの平準化を実現できます。また、スキルの平準化ができることで、属人化防止に役立ちます。
ルールを統一化することによって特定の担当者にしか把握していない知識やノウハウが蓄積され、その人の不在や退職時に業務が滞ってしまうことを抑制します。

担当者を再配置する

担当者を再配置し、より適正な部門を任せることで、組織全体の業務改善につながります。社員にも得意な領域と不得意な領域があるため、得意な領域を任せることで、これまで高い成果を上げられなかった社員が活躍できる可能性があるでしょう。

ただし、担当者を再配置する際は、本人の希望を聞き取り、部門の責任者との調整も行いながら慎重に行いましょう。無理な再配置を行うと、社員の満足度が低下し、さらに成果が落ち込んだり、離職につながるケースもあります。

データベースを活用する

データベースを活用し、業務改善をはかる方法も考えられます。データベースとは、業務の中で取得してきた、あらゆるデータの集合体のことです。近年では世界的にデータ分析に基づいた経営が重視されており、データ活用を徹底することで、効率的な業務を行いやすくなります。

取引先の情報や商品の在庫データ、顧客からの問い合わせ内容と自社からの回答（Q&A）など、さまざまなデータを蓄積したデータベースを構築することで、より客観的な情報に基づいた経営判断を実現できます。

業務改善のアイデアは複数組み合わせると効果アップ

業務改善のアイデアは、単体でも効果が期待できますが、複数のアイデアを組み合わせることで相乗効果を生み出せます。上記で紹介したアイデアも参考にしながら、自社に適した取り組みを導入しましょう。

ただし、複数のアイデアを一度に進めるのではなく、一つずつ確実に進めていくことをおすすめします。

例えば、自分の思いついたことを付箋などの紙に書き、それらをグループ化や並べ替えをすると、アイデアの組み合わせがイメージしやすくなります。一方、アイデアにも相性があり、作業スピードを下げる場合もあるので、組み合わせを見極める力を培う必要性が出てくるでしょう。

業務改善の進め方

業務改善に取り組む際は、具体的な計画を立てて、一つひとつのステップを踏んで進めていくことが大切です。ここでは、業務改善の進め方を5つのステップに分けて紹介します。

1.既存業務を可視化する

まずは自社の既存業務をリストアップして、日常業務にどのような課題が潜んでいるかを明らかにしましょう。このとき、手間や時間のかかる業務だけでなく、それほど作業時間のかからない小さな業務も抜け漏れなく洗い出すことが大切です。

すべての業務を可視化した上で、廃止・統合・手順の変更などの施策を行うことで、後から優先的に対応しなければならない業務が出てくるなどのミスを回避して、より効率的に業務改善が可能になります。

また、可視化することでチームのメンバーにも情報共有がスムーズになりやすいことも副次的なメリットです。

2.改善する業務の優先順位を設定する

既存業務をリストアップできたら、改善する業務の優先順位を設定していきます。

最終的にはすべての業務を改善できるのが理想ではありますが、通常業務との兼ね合いも考えると、すべての業務を一度に改善することは現実的ではありません。そこで、改善効果が高いと予想されるものから優先的に取り組み、改善効果を高めることが重要になります。

優先順位の設定は、前述の「重要・緊急マトリクス」が参考になります。自社の業務における改善の重要度と緊急度を振り分けて、優先順位の高いものから改善していくことがコツです。

［併せて読みたい］作業効率を高めるためのタスク管理ツールを以下でご紹介しています。

3.改善目標を設定する

改善する業務の優先順位を設定できたら、最終的な改善目標を設定しましょう。改善目標を曖昧にせず、具体的な数値で設定し、目に見えるゴールを設けることが大切です。数値で可視化された改善目標を設定することで、組織が一丸となって業務改善に取り組みやすくなるためです。

また、改善目標は現実的に達成できる範囲で設定することもポイントです。無理な目標を立てると社員のモチベーションが下がりやすく、継続的な業務改善の実施につながりにくくなります。

4.業務改善の具体的な手段を決める

改善目標を定めたら、いよいよ業務改善の具体的な手段を決めていきます。前述のアイデアも参考にしながら、自社に合った方法をいくつか組み合わせるのがおすすめです。

業務改善の手段には、コストがかかるものとかからないものがあります。そのため、業務改善にかけられる予算がどの程度なのかも考慮した上で、採用する手段を決めなければなりません。

予算をあまり用意できない場合は、道具を用意する必要がないフレームワークを活用したり、無料で利用できるツールを導入したりするなどの工夫が必要です。

5.実践・効果検証する

業務改善の手段を決めたら、実際に改善施策をスタートしていきます。最初は一部の組織や部門など、限られた範囲でスモールスタートするのがおすすめです。万が一、運用に問題が起こった場合でも、中止や計画の修正に関する判断がしやすくなり、悪影響を最小限に抑えられるためです。

改善施策に一定期間取り組んだ後は、効果検証を行い、期待通りの成果が出ているか、問題点が発生していないかをチェックしましょう。期待通りの効果が現れていない場合は、どの部分が課題なのかを導き出し、速やかに改善策を反映することが大切です。

業務改善を行う際の注意点

業務改善を行うときは、自社に必要な業務改善のポイントを明確化するとともに、一つずつ確実に施策を実行できるプランを立てることが大切です。また、改善策を実行したあとは、定期的に現場の声をフィードバックして、ブラッシュアップをはかりましょう。

自社に必要な業務改善のポイントを明確化する

自社に必要な業務改善のポイントを明確化することは、業務改善をスムーズに進める上で非常に重要です。

社内にはさまざまな業務の「ムリ・ムダ・ムラ」が隠れており、すべての要素を一度に改善しようとすると、膨大な時間がかかります。そのため、まずは業務改善できる部分をリストアップして、緊急性が高く重要度が高い改善ポイントに優先的に取り組むことが大切です。

定期的に現場の声をフィードバックする

業務改善の施策を実行した後は、定期的に現場の声を拾い上げてフィードバックすることが求められます。

最初に立てた改善施策は、実際に取り組んでみると想定通りの成果が出ないことも考えられます。そのため、定期的に効果検証を行って、具体的な成果が出ているかどうかを定量的にチェックしましょう。

その上で、現場で働く社員にヒアリングし、業務改善が効果を出せているかどうか、取り組みにくい部分がないかどうかなどを明らかにして、取り組みに反映することが大切です。

業務改善におすすめのフレームワーク9選

業務改善に取り組む際は、戦略の枠組みとなるフレームワークを活用するのがおすすめです。フレームワークを活用することで、自社にとっての業務改善の目的が整理され、効率的な取り組みにつながります。

業務改善に取り入れやすいフレームワークは数多くあるため、内容や各特徴を把握し、自社の状況に合ったものを採用しましょう。ここでは、代表的な9種類のフレームワークを紹介します。業務の洗い出しから優先度付け、改善のアイデア出しまで、業務改善のプロセスに沿ってご紹介するのでぜひご覧ください。

5W2H

5W2Hとは、下記の7つの視点から物事を検討するフレームワークです。

Who：誰が
What：何を
When：いつ
Where：どこで
Why：なぜ
How：どのように
How much：いくらで

5W2Hを業務改善に活用する際は、一つひとつの業務に7つの視点を当てはめて、5W2Hをもとに自社の現状の業務を細分化分析します。これによって現状のタスクが可視化され、どの業務のどの部分に問題があるのか、どの部分を改善すればよいのかを整理しやすくなります。

MECEとともに業務の洗い出しに活用できるフレームワークです。

MECE

MECEは「Mutually Exclusive・Collectively Exhaustive」の2つの言葉の頭文字から取った略称です。物事を結論と根拠に分けて考える「ロジカルシンキング」の基本となるフレームワークともいわれています。

MECEでは、ある課題に対してモレとダブりのないように分類を行います。たとえばある商品について「この商品を使用したことがありますか？」というアンケートを実施したとき、回答にモレとダブりがないように作成すると、下記のようになります。

使用したことがあり、便利で、価格も安いと感じた
使用したことがあり、便利だと思うが、価格は高いと感じた
使用したことがあり、価格は安いと思うが、不便だと感じた
使用したことはあるが、価格が高く、不便だと感じた
使用したことはない

モレとダブりのないように各業務を検討することで、俯瞰的な判断が可能になり、正しい業務改善のプロセスを導き出せます。業務改善のために自身やチーム内の業務を洗い出す際の基盤となる考え方といえるでしょう。

BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）

BPMN（Business Process Model and Notation：ビジネス・プロセス・モデリング）とは、業務プロセスの流れを図で表すフレームワークです。国際基準で認められているフレームワークで、ISO19510に定義されています。

BPMNを活用すると、誰でもわかりやすい形で業務プロセスを可視化できます。BPMNは一つひとつのプロセスをモジュール（部品）のような形で表すことから、追加・削除・組換えが容易です。

業務改善によって、プロセス作成段階でよりよいものプロセスへと変更するため改善点も見えるようになります。

無駄のない効率的な計画を立てるのに役立つのはもちろんのこと、決定したプロセスや戦略を社内外の複数人へ向けて連携する際に効果的です。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、自社の業務プロセスを振り返り、どのタイミングで付加価値を生み出しているのか分析するためのフレームワークです。

バリューチェーン分析においてはコストの考え方が重要視され、各プロセスでどれだけの価値を創出しているのかと同時に、どのくらいのコストがかかっているのかも算出します。

これによって、どのプロセスを効率化すればより高い価値を生み出せるのか、コストを削減できるのかが明確になり、優先的に業務改善を行うべきプロセスが可視化されます。

プロセスを洗い出してから、どの順番で業務改善に乗り出していくかを検討する際に取り入れたいフレームワークです。

4象限マトリクス

4象限マトリクスは、縦と横の2つの軸を作成し、4つのマスに物事を分類するフレームワークです。さまざまなテーマで活用が可能ですが、業務改善にも高い効果を発揮します。
また、前述の重要・緊急マトリクスは、この4象限マトリクスの一種です。

自社の業務をリストアップし、「重要である・重要でない・緊急性が高い・緊急性が低い」の4つの軸にマッピングすることで、業務改善の優先度を設定しやすくなります。

バリューチェーン分析と同様、洗い出した業務に優先度をつけていく際に効果的です。

ECRS（イクルス）の原則

ECRS（イクルス）の原則は、「Elimimate・Combine・Rarrange・Simplify」の4つの単語の頭文字から取って名づけられたフレームワークです。
各手順に対して以下4つの行動を行うことで既存業務のプロセスを見直すことができるフレームワークで、業務改善を目的に作られたものです。

▼ECRSのそれぞれの単語が持つ意味
Elimimate：排除（不要な業務を排除する）
Combine：統合（複数の業務を統合する）
Rearrange：交換（順序を入れ替えたり、他の方法に入れ替える）
Simplify：簡素化（業務を簡素化する）

上記の4つの原則に基づいて自社の業務を見直すことで、より効果的かつスムーズに効率的な業務プロセスへと改善が可能です。

並行してさまざまな業務を進める場合や複数人で進める場合に、より効率のよいプロセスを見つける手助けをしてくれるでしょう。

マンダラート

マンダラートとは、曼荼羅（まんだら）模様に似た9マス×9マス（81マス）のマス目を作成して、それぞれのマス目にテーマや目標を書き込み、アイデアの整理・発展を目指すためのフレームワークです。

洗い出した業務改善に応用すると、のためのアイデアの全体像が1枚の紙にまとまるため、自社がどのように改善施策に取り組むべきかを可視化しやすくなります。それぞれのマス目同士の関係性がひと目でわかるため、達成したい目標の明確化にも役立ちます。

紙とペンを用意するだけで気軽に取り組めるため、多くの現場ですぐに始めやすい点がメリットです。

KPT

KPTとは、Keep・Problem・Tryの3つの単語の頭文字をそれぞれ取った言葉です。業務を振り返る際によく用いられるフレームワークで、KPTはそれぞれ次のような意味を持っています。

▼KPTのそれぞれの単語が持つ意味
Keep：維持すること
Problem：改善すること
Try：新しく挑戦すること

KPTを活用する際は、組織内で上記のKeep・Problem・Tryの3つの要素についてアイデアを出し合い、具体的な業務改善へとつなげます。

用意すべき道具がなく、現状の業務について話し合うだけなので、すぐに取り組みやすいフレームワークのひとつです。個人で振り返りを行う際にも効果的でしょう。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、Plan・Do・Check・Actionの4つの取り組みを繰り返して、業務改善を継続的に回していくフレームワークです。

▼PDCAの具体的な内容

PDCAサイクルを活用すると、業務改善計画から施策の実行、改善点の振り返りまでの一連のプロセスを定型化できます。業務を行いながらより最適なプロセスに改善していくのに役立つでしょう。

業務改善におすすめのツール

業務改善におすすめのツールは数多くありますが、代表例として、下記のようなツールが挙げられます。

• ビジネスチャットツール
• タスク管理ツール
• SFA
• ナレッジ管理ツール
• 名刺管理ツール
• 電子契約ツール
• RPA（自動化）ツール

上記のツールをいくつかまとめている記事がこちらです。併せてご覧ください。

業務改善ツールを導入するなら無料の「マクロマン」がおすすめ！

業務改善ツールを導入するなら、無料でも使えるRPAの「マクロマン」がおすすめです。

マクロマンは、人の代わりにパソコンの定型業務を自動化してくれるRPAツールです。RPAによる業務の自動化には興味を持っているものの、数百万円などの高額なコストをかけて導入することは難しい、という企業でも手軽に導入が可能です。

ツール利用料が無料でも機能制限はなく、どれだけ使っても費用が発生することはありません。

※操作方法等に関する個別のお問合せ対応は別途サービスとなります。

初めてのRPAで運用するのが不安だと感じている方でも、有償でサポートを受けることが可能です。マクロマンを導入してどのように業務を改善していくのかを提案してもらえるので、安心して運用できます。これから本格的に業務改善に取り組みたいと考えている方は、定型業務の自動化を実現できるマクロマンの導入をぜひご検討ください。

企業における業務改善の成功事例

ライオンハイジーン株式会社

ライオンハイジーン株式会社では、社内の定型業務が数多くあり、社員の負担を軽減するためにシステム化を検討していました。しかし、システム化のためのプログラムを構築するためには時間も工数もかかるため、スモールスタートで導入できるRPAツールを探していました。

そこでスモールスタート可能でコストもかからずに導入できるRPAツールの「マクロマン」を知り、導入コンサルサービスの「RPA女子」を活用しながら売上確定表の作成業務の自動化に取り組むこととなりました。マクロマンの導入後は、これまで作業完了までに2～3時間かかっていた作業をわずか5分にまで短縮することに成功しています。

株式会社ジーニー

株式会社ジーニーのマーケティング・インサイドセールス部門では、資料請求サイトに登録されている顧客情報を、同社のCRM/SFAに転記する作業をアナログで行っていました。この業務はコピー＆ペーストを繰り返す定型作業であり、顧客情報であるためミスが許されない作業でもあることから社員にとって大きな負担となっていました。

そこでRPAツールの「マクロマン」を導入し、転記作業を自動化するための業務改善を行うことを決めました。RPA女子の導入コンサルサービスによるサポートも功を奏し、マクロマン導入前の転記作業は1件あたり7分以上かかっていましたが、導入後は1件あたりの作業が2分に短縮され、1/3程度の作業量にまで削減できています。

まとめ

自社の業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を削減する業務改善は、働き方改革の活発化や少子高齢化による労働力不足によって、多くの企業で注目される課題となっています。

業務改善にはさまざまなアイデアがありますが、特に高い効果を期待するのであれば、定型業務の自動化をはかる方法がおすすめです。RPAやマクロ、AI、botなど、業務改善に役立つツールを導入することで、業務効率を大幅に向上させることができます。