ChatGPTで業務効率化したい！導入方法や活用事例を一挙ご紹介

近年、AIを活用して自動的にテキストを生成するChatGPTが話題になっています。その技術はだんだんと進歩しており、企業や自治体でも活用が検討され始めるなど、世界的に注目を集めています。

そこで本記事では、ChatGPTを活用して業務効率化したいとお考えの方に向けて、GPT-3.5とGPT-4の違いや導入方法、具体的な活用事例などを解説します。RPAでのChatGPTの活用方法も併せてご紹介しています。

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ChatGPTとは

ChatGPTとは、アメリカのOpenAIが開発した、自然言語処理技術を応用したテキスト生成系AIのチャットボットです。

GPTとは、大量の自然言語データを学習させて、高度な自然言語生成や文章理解能力を持たせたAIのことを指します。なかでもChatGPTでは、GPT技術を活用して、プロンプト(命令文)を用いたテキスト形式でユーザーと対話を行い、質問に対して正確でスピーディーに回答します。

GPTにはバージョンがあり、ChatGPTでは現在、GPT-3.5は無料で利用可能です(2023年5月時点)。2023年3月に公開されたGPT-4は、有料版の「ChatGPT Plus」に加入すると利用できます。

無料で使えるGPT-3.5とGPT-4ではできることや出力の精度が大きく異なります。次項では、GPT-3.5とGTP-4で自動化できる業務についてそれぞれ紹介しているので、詳しくはそちらをご参照ください。

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ChatGPTでできる業務例

ChatGPTのみで効率化できる業務は、GPT-3.5とGPT-4でも大きく異なります。ここでは、GPT-3.5とGPT-4それぞれを活用して効率化できる業務の例を紹介します。

GPT-3.5で効率化できる業務の例

GTP-3.5で効率化できる業務の一例として、以下が挙げられます。

• 文章の要約
• メルマガ・セミナーのタイトル文の考案
• プログラミングのコード記述
• 自動翻訳

などが挙げられます。

これらの紹介とプロンプト例を併せてご紹介します。

■文章の要約

プロンプト(命令文)を用いてChatGPTに指示を行うと、長文の文章を要約できます。そのため、大量のテキストを扱う現場において、要約作業を効率化する目的で利用が可能です。

例えばレポートの作成や、インターネット上から収集した口コミの内容を取りまとめる場面などで役立つでしょう。

■メルマガやセミナーのタイトル文の考案

ChatGPTを使うと、タイトル案やキャッチコピーなどのアイデアをいくつかリストアップしてもらうこともできます。

メルマガやセミナーなどのタイトルが浮かばないときに、ChatGPTに指示してみましょう。すると自然な文章でいくつかのアイデアを提示してもらえるので、任意の形に変更するだけですぐに活用できます。このとき、ターゲットや文字数などの条件をできるだけ詳細に伝えるとより高度なアウトプットが期待できます。ただし、個人情報は入力しないよう注意しましょう。

ChatGPTにたたきを作成させれば、タイトル案を0から作成する時間を削減できるため、その分、ほかの重要業務にリソースを割り当てられます。

商品やブランドのキャッチコピーなども提案してもらえるので、新たなアイデアを必要としている時に便利です。

■プログラミングのコード記述

プログラミングを行うときに、記述済みのコードが正しいかどうかを判断したり、作り方が分からないコードの記述方法を確認したりできます。

例えば「Javaで〇〇のようなプログラミングを作りたいので、コードを教えてほしい」とChatGPTに指示すると、考えられる中で効率的なコードを提示してもらえるため、プログラミングにかかる工数を大幅に削減できます。

エラーが出たコードのエラー部分を判定する作業も、ChatGPTを活用することで大幅な効率化につながります。GPT-3.5では一部、誤った回答を導き出す恐れがありますが、GPT-4では、高い精度でのコーディングが可能です。

■自動翻訳

冒頭でご紹介したように、ChatGPTは自然言語処理技術を応用しているサービスです。そのため、複数言語に対応しており、自動翻訳にも利用できます。

例えば、海外展開しているグローバル企業において、ChatGPTと連携して自動的に回答を現地の言葉に翻訳して送信できる体制を整えれば、海外の顧客とのコミュニケーションの効率化が可能になります。

GPT-4でできる業務例

GPT-4を利用すると、GPT-3.5でできる業務がさらに高度なレベルで実現可能になります。前述の「GPT-3.5でできる業務例」の内容を網羅した上で、さらに以下の業務にも対応が可能です。

効率化できる業務の一例としては、以下が挙げられます。

• 文章の校正・校閲
• 複雑な事柄の情報収集
• 手書きメモや画像の読み取り

■文章の校正・校閲

入力した文章を校正・校閲する作業は、GPT-4が適しています。GPT-4はGPT-3.5に比べて文章を処理する精度が非常に高く、細かな文法上のミスや誤字・脱字、漢字の間違いなどを指摘してくれます。

GPT-3.5のまま文章の校正・校閲を行おうとすると、細かいミスを見つけられずに不完全な校正・校閲になってしまい、期待通りの成果が現れない可能性が高いです。

文章の校正・校閲を中心にChatGPTを使用するなら、GPT-4の契約を検討しましょう。

■複雑な事柄の情報収集

複雑な事柄の情報収集にも、GPT-4が適しています。GPT-3.5でも基本的な情報収集は可能ですが、いくつもの条件を指定した複雑な指示は理解できない可能性が高く、希望している粒度の情報を集められない可能性があります。

GPT-4なら非常に高度な条件を設定してもスムーズに情報を集められるため、大量の情報を必要としていたり、難易度の高い情報の収集を効率化したりする際に役立ちます。

■手書きメモや画像の読み取り

ChatGPTでは、AI-OCRと連携してアップロードした手書きメモや画像の読み取りを行うシステムの構築が可能です。AI-OCRと連携して手書きメモや画像の読み取りを行う場合も、GPT-4が向いています。

GPT-3.5の精度では、一般的な印刷された文字を読み取ることは可能ですが、人によって異なる手書きの文字を正確に認識することは難しいことが多いです。そのため、精度の高い手書き文字や画像の読み取りを希望する場合は、GPT-4を利用することをおすすめします。（画像の読み込みは3.5に対応していません）

筆者（林）

筆者はGPT４に作成中の画像を読み込ませて、デザイン面でどの部分をどのように改善すると良くなるかを壁打ちすることもあります。このように24時間いつでも気兼ねなく、アイデアの壁打ちができるのもメリットですね。

ChatGPTとその他のツールを連携させてできる業務例

近年では、ChatGPTを搭載しているツールが数多くあります。
代表例として以下3つの例をご紹介します。

• カスタマーサポート
• ナレッジマネジメント
• 商品レコメンドシステムの構築

カスタマーサポート

ChatGPTを利用したカスタマーサポートは、人間を配置する必要がないため、24時間対応が可能になります。また、問い合わせに対する即時回答が可能になることから、顧客満足度の向上も期待できます。

これまではカスタマーセンターなどで大量のオペレーターを雇用していた企業でも、ChatGPTを活用することで問い合わせ対応をロボットに任せられるため、人件費削減にもつながります。

具体的には、チャットボットをWebサイト上に設置して自動応答を可能にしたり、ユーザーからの問い合わせ内容を自動的に判別して回答したりするなどの処理が可能です。

ナレッジマネジメント

ChatGPTは、ナレッジマネジメントにも活用できます。社内のナレッジをデータベースに蓄積し、組織全体で共有することは、社員の生産性向上にもつながります。

ナレッジのデータベースを十分に整備した上で、ChatGPTと連携させれば、蓄積されたドキュメントをChatGPT経由で検索したり、社員の質問に対してデータベース上から自動的に回答したり、業務マニュアルを自動的に作成したりすることが可能になります。

ナレッジは検索性が高いほど組織で活用されやすくなり、社内全体のスキル向上と業務効率化を実現しやすくなります。

商品レコメンドシステムの構築

商品レコメンドシステムの構築も、ChatGPTが得意とする処理のひとつです。レコメンドシステムとは、顧客がよく購入している商品のジャンルや、よく閲覧しているWebページの傾向などから興味・関心を導き出し、おすすめの商品を自動的に表示するシステムです。

ChatGPTで商品レコメンドシステムを構築すると、顧客がChatGPTに抱えている悩みを入力し、指示するだけで、悩みの内容に合わせた最適な商品を提案するなどのサービスを提供することも可能になります。

ただし、GPT-3.5とGPT-4では、レコメンドシステムの精度が大きく変わるため、より複雑性の高いレコメンドシステムの構築を希望するなら、GPT-4の導入をおすすめします。

ChatGPTで効率化できない業務の例

ChatGPTでは、下記のような行動を効率化することはできません。

• 体験談を伝えること
• 人間の感情を理解すること
• 最新情報を伝えること（GPT-3.5）
  
  

具体的にはどのような業務には活用できないのでしょうか。2つの例をご紹介します。

悩み相談や占いなどのコンテンツ作成

ChatGPTには人の感情を理解する能力は備わっていないため、入力した悩みを正確に理解して、感情に寄り添った回答をすることはできません。そのため、悩み相談や占いなどの、人間の感情を理解する必要があるコンテンツを作成するためにChatGPTを活用することは難しいでしょう。

ただし、与えられた条件における最適解を知りたいのであれば、ChatGPTでも回答することは可能です。人間の感情に寄り添ったカウンセリングに近い要素を含むコンテンツに活用できない、と覚えておくとイメージしやすいです。

リアルタイム性の高いニュースを発信するコンテンツ作成(GPT3.5)

GPT3.5は2021年9月までの情報しか学習していないことから、提供される情報は最新のものではありません。

例えば「現在の日本の総理大臣は誰？」とChatGPTに質問しても、最新の総理大臣の名前が返ってくるとは限らないということです。

そのため、比較的直近のニュースや、今日起こったばかりのようなリアルタイム性の高いニュースについて回答することはできず、最新の情報を発信するコンテンツ作成には不向きといえます。無理にChatGPTを利用すると情報の整合性が取れず、誤った情報を発信してしまう可能性があるため注意が必要です。

一方で、GPT-4に関しては2023年5月よりウェブブラウジング機能をオンにすることで最新の情報を取得する事が可能になりました。

ChatGPTを導入する際の注意点

ChatGPTを導入する際は、自社の導入目的を明確にした上で、導入後のビジョンをしっかりと持つことが大切です。また、出力された情報は必ずしも正確とは限らないため、情報の正確性を判断できる能力も重要です。

機密情報や個人情報は入力しない

ChatGPTでのやり取りはプライベートな場で行われているように見えますが、プロンプトとして入力した内容はChatGPTによって学習され、長期的に保存されてしまう恐れがあります。2023年6月現在ではまだ具体的な事例は出ていませんが、プロンプトとして入力した機密情報や個人情報が、ChatGPTからの回答として使用される可能性も否定できないと危惧されている状況です。

世界ではサムスン電子やアマゾンなどが相次いで、社員への使用禁止や制限を命じているほか、国内では2023年6月には個人情報保護委員会が「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」という注意書きを公示しました。

自社でChatGPTを使用する際は、ルールを設けるなど、社員に対する注意喚起が必要でしょう。

（出典：個人情報保護委員会「生成 AI サービスの利用に関する注意喚起等について」）

出力された情報が正しいかどうか精査する

現在リリースされているChatGPTは、最新の情報を学習しているわけではないため、必ずしも正しい情報を出力するとは限りません。そのため、ChatGPTが出力した情報が正しいかどうかを精査して、問題がないと判断された段階でコンテンツに反映することが大切です。

ChatGPTの出力した情報を鵜呑みにしてそのまま発信すると、間違いだらけのコンテンツを配信している企業としてユーザーや取引先からの信頼が低下し、売上やブランド力の低下にもつながる可能性があります。

自社の信頼を守るためにも、ChatGPTの扱いには十分な注意が必要です。

ChatGPTの導入方法

ChatGPTを導入する際は、自社の導入目的を明確にした上で、導入後のビジョンをしっかりと持つことが大切です。また、出力された情報は必ずしも正確とは限らないため、情報の正確性を判断できる能力も重要です。

ChatGPTを導入するための手順は、次の通りです。

1．OpenAIのWebサイトにアクセスする
2．必要事項を入力する
3．メール認証する
※GPT-4に申し込む

ここでは、上記の手順を簡単に解説していきます。

1．OpenAIのWebサイトにアクセスする

まずはOpenAIのWebサイトにアクセスし、右上にある「Sign up」ボタンをクリックします。

https://openai.com/blog/chatgpt

<画面の右上に「Sign up」の文字が確認できる>

2．必要事項を入力する

続いて、新規アカウントを作成するための必要事項を入力します。入力する内容は、名前、メールアドレス、パスワードの3種類です。利用目的を選択する項目もあるため、内容を正確に入力しましょう。

完了すると、入力したメールアドレスにメールが送信されます。

3．メール認証する

OpenAIから送信された確認メールを開封し、メール内に記載されているURLをクリックすると、アカウントが有効化されます。届いていない場合は、誤って迷惑メールに振り分けられていたり、入力したメールアドレスが間違っていたりする可能性があります。

無事にアカウントが有効化されると、ChatGPTの利用準備は完了です。

※GPT-4に申し込む

企業などがサービスとの連携を目的としてGPT-4を利用する場合は、別途「ChatGPT Plus」への申し込みが必要になります。

ChatGPT Plusに申し込む場合は、ログイン後の左側に「Upgrade to Plus」という欄があるため、こちらから手続きを進めましょう。

ChatGPTの具体的な導入事例

ChatGPTはまだ新しい技術なので、確立した運用方法を持っている組織は限られています。しかし、最近では企業や自治体などが導入実験を積極的に行っており、今後の活躍が期待されています。そこでここでは、企業や自治体におけるChatGPTの具体的な導入事例をいくつか紹介します。

神奈川県横須賀市

神奈川県横須賀市では、2023年4月に「ChatGPT」を業務に試験導入する意向を発表しました。今回の試験導入では、自治体専用のチャットツールである「LoGoチャット」にChatGPTのAPIを連携。文章の作成・要約や誤字脱字のチェック、新たなアイデアの創出などに活用し、業務効率化に活かしていく方針です。

職員がChatGPTを業務に活用していくなかで、ChatGPTを使った業務効率化の先駆けとして、ユースケースを生み出していきたい意向です。

自治体がChatGPTを業務に活用する事例は神奈川県横須賀市が初めてで、全国的にも今後の具体的な成果が注目されています。

（出典：ITmediaNEWS 「横須賀市がChatGPTを試験導入　自治体初　「機密情報や個人情報は取り扱わない」）

ベネッセホールディングス

ベネッセホールディングスは、2023年4月に独自の社内用チャットAI「BenesseChat」を発表しました。導入からわずか2か月ほどでグループ全社15,000人への展開を行っています。

同ツールは「Azure OpenAI Service」というMicrosoft社のサービスを利用して開発されたもの。UIと入力した情報がAIに学習されない仕組みは独自のものですが、GPT-3.5とほとんど同様の機能が利用できます。

使用頻度としては、社員の約4割がほぼ毎日、ほとんどの社員が週1回以上利用している状況。議事録の要約やメール作成のほか、ブレインストーミングやアンケート結果の分析などにも利用されています。

（出典：ITmediaNEWS「自社版ChatGPT」をグループ全社導入　約1万5000人で2カ月使った手応えは？　ベネッセに聞いた」）

株式会社コロプラ

スマートフォンゲームやコンシューマーゲームを手がけるコロプラでは、社内でのChatGPTの普及を目的に、ChatGPTによる業務改善を実現した社員を表彰する制度を開始。アイデアの独創性や工夫、効果などを基準として、受賞対象の事例を選定し、1件当たり5万円を支給しています。対象は正社員のみならず、契約社員やアルバイトにも及ぶそうです。

有料版である「ChatGPT Plus」の利用料の補助も検討しており、企業をあげてChatGPTの利用活発化を支援しています。

（出典：ITmediaNEWS「ChatGPTで業務改善した社員に賞金　コロプラがAI活用加速、最大で月15万円」）

業務効率化にはChatGPT×RPAが有用

ChatGPTによって様々な業務の手間を省くことができますが、更に大幅に業務の手間を省くにはRPAも有用です。

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation」）の略で、パソコン上で行う単純作業を人間の代わりに処理するソフトウェアロボットです。

メールや見積の作成、データ変換、Web上での競合調査、商品の在庫管理、システム間のコピペ作業などはRPAに作業内容をインプットしておけば、ボタンひとつで人間の代わりにRPAが作業をしてくれるため、大幅な時間削減につながります。

アイデアの起点となる要素のリストアップに向いているChatGPTに対し、RPAはあらかじめ決まった手順の作業の自動化が得意です。たとえば、文章の校正・校閲はChatGPTが担い、校正・校閲した文章をコピーしてExcelや自社で使っているシステムに貼り付けたり、Excelに貼り付けたうえでPDFに変換してメールを送信する作業を担うのがRPAです。

このようにChatGPTとRPAをそれぞれ単体で使うよりも、それぞれの強みを生かして合わせることで更なる業務効率化につながるでしょう。

「マクロマン」は無料で使えるRPA

RPAツールは費用が高いイメージがありますが、「マクロマン」なら完全無料でお使いいただけます。

無料利用の場合は操作方法の不明点はユーザーコミュニティとなり、有人での問い合わせ対応を行っていなかったのですが、この度ご要望にお応えし、チャットでの問い合わせ対応やシナリオ作成（RPA開発）サポート、RPA化できる業務の棚卸しのサポートなどのサポートがついて月額4万円のプランを開始しました。

RPAツール「マクロマン」自体は期間の縛りなく、且つ利用制限なしで無料利用できるため、契約終了後も継続して利用しつづけられます。

≫マクロマンで何ができるかの記事はこちら≪

RPAとは？導入方法やツールの選び方を事例とあわせて徹底解説！

本記事では、RPAの基本や導入方法、RPAツールの選び方を、実際の導入事例と合わせて徹底解説します。これからRPAの導入を検討している方に必見の内容です。

RPA開発（シナリオ作成）におけるChatGPTの活用術

上記では、ChatGPTとRPAの組み合わせ方についてご紹介しましたが、ここでは、RPAを既に導入している方に向けて、RPA開発（シナリオ作成）でのChatGPT活用術を2つご紹介します。

RPA開発（シナリオ作成）時の補助ツールとして活用

ChatGPTは、RPAのシナリオ作成においても非常に有用であると考えられます。
ChatGPTはプログラミングの基本的なアドバイスを提供できるので、RPAにおいても設計や実装を助けることができます。

例えば、特定の作業を自動化するためのロジックを設計する際や、プログラミングに関連する一般的な質問に答えることが可能です。具体的なシナリオとしては、業務プロセスを自動化するために、どのような手順をRPAツールに設定すれば良いかを検討する際、ChatGPTに質問することができます。

ChatGPTの知識と提供するアドバイスによって、RPAシナリオ設計の作業速度を上げたり、効率の良いスクリプト作成の助けになるでしょう。

エラーの原因を特定する

上記で作成したコードのエラー原因を特定する作業を、自動化する使い方も考えられます。

大規模なシステムなどで大量のコードを作成した場合、正常に動作するかどうかを判断するためのデバッグ作業が必要不可欠です。しかし、人間の力で大量のコードのエラーを解消するのは非常に手間がかかります。

そこでRPAを使って「ChatGPTでコードのエラー原因を特定する」ためのシナリオを作成して、自動的にコードのエラー原因を特定する使い方が活用術として挙げられます。

RPAとChatGPTの連携は、業務自動化の可能性をさらに広げる有力な手段となります。

資料のご案内
「ChatGPTをRPAで活用してみよう！～ChatGPTを使ってみたらRPAの基礎学習や開発のヒントになった話～」

ChatGPTがあればRPAは必要ない？

結論、ChatGPTとRPAの役割は異なるため、どちらも今後もニーズがあると考えています。

ChatGPTがあったとしても、RPAの必要性がなくなることはありません。ChatGPTは情報収集や文章の要約、新たなアイデアの起点となる要素のリストアップなどに役立ちますが、RPAは定型業務を自動化することを得意としており、対応領域が異なるためです。

イメージとしては、人間の部位で例えるとChatGPTは頭脳、RPAは手であり役割はそれぞれです。

「ChatGPTを導入したからRPAは不要」という考え方ではなく、基本的には両者を併用し、最大限の効果を出せるような運用方法を考えることが大切です。

RPAとAIの違いとは？組み合わせのメリットや活用例を紹介

本記事では、RPAとAIの違いやAIとの組み合わせのメリット、活用事例をご紹介します。RPAとAIの違いについて知りたい方や、これからRPAの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

まとめ

ChatGPTを活用することで、これまでは人の手で行っていた多くの業務を自動化できます。企業における業務効率化をはかったり、ユーザーの利便性を向上して顧客満足度の向上につなげたりと、ChatGPTは多くの可能性を秘めているといえるでしょう。

今も技術の進歩を続けていることから、今後、ますます多くの企業や組織で導入が進み、活用事例も増えていくと考えられます。

労働力不足や生産性の低下が課題となっている多くの企業において、ChatGPTが課題解決を後押しする場面が増えていくことが予想されます。

≫そのほかRPAに関する記事はこちら≪