RPAを業務に導入しよう！業種別の活用シーンをまとめて紹介

この記事のまとめ

RPAを導入することで、さまざまな業務を自動化できます。ただし、すべての業務がRPAの導入に向いているわけではありません。ルール化ができ、繰り返し行う処理件数の多い業務がRPAに向いています。

この記事では、RPAに向いている業務と向いていない業務、そして業種別の活用シーンをかんたんに紹介しています。業務委託で導入するという選択肢もご紹介するので、ぜひRPA導入を検討する際の参考にしてください。

RPAで楽になる業務

RPAの導入メリットが大きい業務にはどのようなものがあるのでしょうか。端的にいうと、「繰り返し行う」「処理件数が多い」「ルール化できる」「リカバリー可能」という4つの特徴の有無が、RPAで得をする業務を見極めるポイントです。これらの特徴に当てはまる代表的な業務としては以下が挙げられます。

• データ入力
• データ収集
• データ分析
• 転記作業
• メール送受信
• レポート作成
• 問い合わせ対応

このように、普段の仕事におけるさまざまなデスクワークに、RPAで得をする業務が存在します。ここからは、RPAで楽になる業務の「4つの特徴」について詳しくみていきましょう。

繰り返し行う業務

RPAはパソコンで動くプログラムなので、決められた動きを繰り返し行うことを得意としています。日々の仕事を振り返って考えてみると、パソコンで行うルーティンワークに時間を取られている方も多いのではないでしょうか。メールの送信やレポートの作成など、「自動で対応してくれたら助かるのに」と感じる業務は沢山あるはずです。こうしたパソコンで繰り返し行う業務はRPAと相性がよく、自動化できる可能性があります。

［併せて読みたい］ルーティーンワーク(定型業務)について以下で解説しています。

処理件数が多い業務

RPAは決められた動きを繰り返し行っても、人間のように疲労しません。休憩を取得しない連続した稼働でも、正確で素早い仕事を行ってくれます。業務の処理件数が多くても、RPAであれば疲労などによる効率悪化等が発生しないのです。人間では途方に暮れてしまうような大量の業務でこそ、RPAによる大幅な業務効率化が期待できます。たとえば、何万件も処理が必要なデータ入力や、全国の競合企業の情報収集など、終わりが見えない業務でもRPAであれば人の代わりに対応できます。

ルール化できる業務

手順にパターンがあるパソコンの単純作業は、RPAで自動化できます。たとえば、決まったフォーマットへのデータ入力や定型のレポート作成などは、RPAに業務を任せられるかもしれません。業務上に複雑な判断や思考を必要としなければ、RPAで自動化するためのスクリプト作成も簡単です。管理・運用面を考えても、ルール化できる業務をRPAで自動化した方が、修正や改善が発生してもスムーズに対応できるメリットがあります。

リカバリー可能な業務

RPAで自動化を考える際は、リカバリー可能な業務を選びましょう。特に、RPAの経験やノウハウが少ないうちは、リカバリー可能な業務を慎重に選定することをおすすめします。たとえば、業務に影響の少ないデータ分析を行ってみるなど、少しずつRPAでできることを広げてみてください。RPAが上手く機能しなかった際の代替案も用意できていると、突然のトラブルにも焦らずに対応できます。

RPAに向いていない業務

一方、RPAには向いていない業務もあります。すべての業務がRPAで自動化できるわけではないので、以下でご紹介する不向きな業務についても理解して、自動化できる対象を検討してみましょう。

パソコンを使わない業務全般

当たり前ですが、パソコンを使用しない業務はRPAでは自動化できません。代表的な業務の例は以下のとおりです。

• 訪問営業
• 飲食店の接客
• 建設現場での肉体労働
• 工場での製品製造
• 介護
• 清掃

業務にRPAを導入しようと考えるなら、まずはパソコンで行っているものに限定して考えましょう。ただし、パソコンを使わない業務であっても、RPAで間接的に業務効率を上げることは可能です。たとえば、訪問営業自体は任せられなくても、営業に使用するお客様リストの作成などはRPAに任せられます。関連する業務にも視野を広げてみると、RPAで得する業務が見つかるかもしれません。

一度きりの処理で件数が少ない業務

RPAは、大量の情報に対して繰り返しの処理を行うことを得意としています。裏を返せば、一度きりの処理で件数が少ない業務には向いていません。代表的な業務の例は以下のとおりです。

• システム開発
• プレゼンの資料作成
• 特注の設計図作成

こうした業務をどうしてもRPAに任せたい場合、内容によっては自動化が可能かもしれません。ただし、複雑なルールが記載されたスクリプトを作成しなければならず、利用回数が少なければ工数に対して逆に効率が悪くなってしまいます。RPAで動かせそうだからと、すべての自動化を検討する姿勢には注意が必要です。人間が対応した方が速い業務の見極めも、しっかりと行いましょう。

ルール化できず、人の思考が必要な業務

ルール化が難しく人の判断や思考が求められる業務も、RPAには向いていません。代表的な業務の例は以下のとおりです。

• クレーム対応
• Webデザイン
• 文章の執筆
• 動画編集

こうした業務は、頭で考えて最適な答えを出さなくてはなりません。同じ動作の繰り返しではないため、定型業務のようなRPAによる自動化は困難です。基本的にクリエイティブな仕事はルール化が困難なため、人の稼働を確保しましょう。

仕様の変更が頻繁に発生する業務

仕様の変更が頻繁に発生する業務もRPAには向いていません。たとえば、以下のような業務は多くの場合人間が対応した方がスムーズです。

• システム開発
• Webサイト構築

仕様の変更が発生すると、RPAのスクリプトにも変更が必要です。RPAはルール化できる反復性のある動きを得意としていますが、変化が加わればすべてを細かく指示しなくてはなりません。変更のたびにRPAを修正していては、工数が余計に増えてしまいます。

リカバリーが効かない業務

リカバリーが難しい業務へのRPA活用はリスクがあります。たとえば、納期の迫っている業務にいきなりRPAを導入しようとすると、万が一失敗した場合に事業活動全体に影響が出てしまいます。特に、RPAの経験が不足している状態でリカバリーが効かない業務に導入するのは、避けた方がよいでしょう。コアな業務にRPAを採用する際はしっかりと計画を練り、トラブルが発生しても影響を抑えられる工夫を施すことをおすすめします。

業種別の活用シーン

RPAは企業のさまざまな業務に活用できます。普段の何気ないルーティン業務も、RPAで自動化できるかもしれません。ここでは、業種別のRPA活用シーンの一例をご紹介します。

小売業界

小売業界では日々さまざまな定型業務がパソコンで行われており、RPAの活用シーンが多くあります。代表例としては、店舗別の売上情報の収集や販売情報の入力など、販売管理業務が挙げられます。どちらもパソコンを用いた繰り返し行われる業務のため、RPAで自動化できる可能性が高いです。ほかにも、在庫管理やレポート作成などをRPAで自動化している企業が目立ちます。

IT業界

IT業界には最先端のテクノロジーに精通している人材が多いため、早期から業務にRPAが活用されました。たとえば、手間と時間のかかる回線情報の収集や端末情報のシステム登録等の業務が、RPAに任されています。そのほか、自社サービスの新規受付をRPAで効率化したケースもあります。

不動産業界

不動産業界にも色々なデスクワークが含まれているため、RPAによる業務改革を行う企業が珍しくありません。たとえば、日々更新される賃貸の空き家状況を自社サイトで更新する場合や提携しているポータルサイトへの転記はRPAで自動化できます。また、自社のWebサイトへの問い合わせ対応も、RPAをチャットボットやAIなどと連携することで幅広い内容の返答が可能です。

マーケティング業界

多くの情報を扱うマーケティング業界でも、RPAによる自動化が進んでいます。たとえば、手間のかかる市場調査やアンケート結果の集計といった業務は、RPAによる効率化が可能です。ほかにも、アクセス解析の結果をレポートに集計したり、SNSへ投稿等のRPA活用も行われています。

人材業界

企業と人とをつなぐ役割を果たしている人材業界にも、RPAの活用シーンが広がっています。たとえば、求人情報の掲載業務は、ルールの決まったルーティンワークの代表例です。RPAを活用すれば、決められた情報の掲載を自動で完了できます。このほかにも、スカウトメールの自動送信などにもRPAが用いられています。

製造業界

製造業界にはパソコンによる事務作業が数多くあり、RPAの導入事例が多く存在します。たとえば、受注処理の自動化や在庫状況の自動通知が典型例です。ほかにも、意外と手間がかかる業務が受注データやPOSデータのダウンロードです。これらは動きが決まっている定型業務に分類でき、RPAで自動化できます。

製造業におけるRPAの活用シーンや導入事例などは以下記事を参考にしてみてください。

物流業界

物流業界は​​配達業務だけでなく、パソコンを使った業務が数多くあります。たとえば、各種伝票の作成・配車・輸出入関連の書類作成などが挙げられ、このような業務にはRPAが活用できます。さらに、昨今ではECサイトの普及もあり、扱う情報量が増しています。人手不足を解消して業務効率化を推進するためにも、RPAの活用が注目されているのです。

医療業界

医療業界でも業務効率化を目的としたRPAの導入が進んでいます。特に、医療事務で手間がかかる業務がレセプトの作成で、細かい記載内容に苦労しているケースも少なくありません。こうした際にRPAを活用すればレセプト作成やチェックも自動化できるため、業務の負担が大きく軽減されます。

商社業界

商社業界は膨大な量の商材を扱っており、管理すべき情報もさまざまです。RPAを活用すれば、お客様からの受注情報のシステム入力や在庫管理を効率的に進められます。さらに、世の中のトレンドを調べるための、市場調査や競合調査もRPAに任せられます。Webサイトから特定の情報を自動的に抽出できる「スクレイピング」をRPAで行えば、自動で有益な情報を収集可能です。

自治体

企業だけでなく自治体でも、積極的にRPAの導入が進んでいます。申請書類の処理や住民の情報管理、職員の給与計算などはRPAによる自動化が可能です。特に、データの入力や登録作業は、各種税金や社会保障の申請書類に付随して大量に発生します。こうした業務にRPAを活用できれば、工程を大幅に削減でき業務効率化を実現できます。

［併せて読みたい］職種別のRPA活用シーンはこちらで紹介しています。

RPAツールにハードルを感じたら業務委託も検討を

RPAツールは、使いこなせれば業務効率化を大きく推進する力があります。しかし、中小企業などの一部企業では、ITリテラシーの高い人材の確保に苦労しているケースも少なくありません。電話やチャットだけのサポートだけでは、前進できない場合も散見されるのです。

このような企業は、RPAツールによる開発の業務委託を選択肢に入れて考えてみましょう。業務委託とは、自社で対応できない業務をほかの企業や個人などの外部に任せることです。RPAツールによる開発も例外ではなく、業務委託によって専門的なスキルを持ったプロにお願いできます。委託により新規の人材採用や環境構築といった手間を省いて、RPAによる業務自動化を推進可能です。自社の開発力を高めたい企業であれば、RPA人材の育成を業務委託するという選択肢もあります。

もちろん、RPAツールを使いこなせる人材やノウハウがある企業は、自社内で開発を進められます。業務委託という方法もあることを認識したうえで、自社にとってベストな導入方法を検討してみましょう。

RPAの外部委託と内製化のそれぞれのメリットとデメリットは以下で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

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