RPAを導入しよう！手順やよくある悩みをわかりやすく解説

昨今、働き方改革の推進や人材不足などの影響もあり、多くの企業が業務の見直しを行っている現状です。

こうした企業の改善を支えるものとして挙げられるのが、「RPAツール」です。RPAツールはさまざまな企業で導入が進んでいますが、うまく活用するにはいくつかのポイントがあります。

この記事では、RPAの導入手順やよくある悩みをわかりやすく解説します。RPAで一体何ができるのかといった基本的なポイントからお伝えするので、RPAについて今から検討を始めるという方もぜひ参考にしてください。

RPAとは

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、人間がパソコンで行うような作業について、ソフトウェアに組み込まれたロボットが代行する仕組みを指します。実行したい作業を予めRPAに覚えさせること（「開発」と呼びます）で、1クリックで自動的に作業が実行される仕組みです。

人手不足の解消や働き方改革の実現につながるテクノロジーとして、RPAはこれまで以上に広く注目されるようになりました。市場も急速に拡大しており、企業の業務改善のために導入する例が目立ちます。

RPAの長所と短所

人間の代わりにロボットが自動で作業をしてくれる便利なRPAですが、すべてのことを自動化できるわけではありません。長所と短所を以下にまとめています。

このように、パソコン作業のなかでも特に単純作業や反復作業の自動化に強みを持つロボットは、人間のようにミスをせずに正確な処理が可能です。

指示された通りに処理を行うため、高い精度を保証できる一方で、人間が思考するような判断力や臨機応変な対応ができないため、突発的なアクシデントや例外が発生した場合にはエラーで処理が停止してしまいます。そのため、事前に想定される例外パターンを踏まえて、複数の例外処理を設定することが重要です。

RPAが得意なこと

RPAの長所を生かし、得意とすることは下記のとおりです。

• 請求書作成
• 発注処理
• 伝票整理
• Webスクレイピング
• データ収集
• データ分析
• データ転記
• メール送受信
• 顧客情報リストアップ
• Excelファイルを社内システムに転記

このように、バックオフィスからエンジニア、マーケティング職、営業職など幅広い職種の業務を自動化することが得意です。規則性のある作業であれば、複数のアプリケーションを横断しても安定して行えます。

RPAのおおまかな導入手順

それでは、実際に企業にRPAを導入するにはどうすればよいのでしょうか。RPAの導入手順を順にみていきましょう。

【事前準備】自動化対象となる業務の洗い出し

まずは、事前準備として自動化対象となる業務を洗い出しましょう。RPAで自動化しやすく、効果が出やすい対象業務の判断基準は以下のとおりです。

• 定型化できる業務である
• 業務で扱うデータがデジタル化されている
• 大量のデータ処理が発生する
• 定期的に生じる業務である
• パソコンだけで作業できる

RPAを導入検討中の業務フローを整理して、上記の判断基準と照らし合わせて考えてみましょう。「RPAでできること」に記載した特徴や代表的な作業も踏まえると、より具体的に対象業務をイメージできます。

【導入前】RPAツールの選定とトライアル利用

次に導入前の大切なステップとして、RPAツールの選定を行います。国内で利用できるRPAツールは、代表的なサービスだけでも数十個はあるといわれており、搭載されている機能も日々アップデートされています。

数あるRPAツールから最適なサービスを選定するためには、以下のような選定基準の検討が必要です。

比較検討して候補となるRPAツールが決まったら、ぜひトライアルを利用しましょう。トライアルとは無料のお試し期間であり、多くのRPAツールに設けられています。

トライアルでは、RPAツールの扱いやすさや自分の業務とマッチするか、サポート内容はどんなものかをチェックしましょう。この時、現場でRPAツールを扱う担当者の意見を重視することが重要です。

【試験導入】効果測定と課題検証

続いて、RPAツールの試験導入で効果測定と課題検証を行います。具体的なチェック項目は以下のとおりです。

• 業務が効率化される度合い
• コスト削減の大きさ
• 自動化したい業務に対応できているか
• 必要な機能が揃っているか
• 実際に利用する担当者にとって操作しやすい操作性か

目的が曖昧なまま試験導入を行うのではなく、事前にチェックしたい項目をまとめておきましょう。効果測定と課題検証をクリアできれば、RPAツール導入によって業務改善を実現できる確度が高まります。

【本格導入】運用および保守

RPAツールを本格導入したら、運用や保守を行わなくてはなりません。運用や保守で必要とされる主な項目は以下のとおりです。

• マニュアルの作成
• トラブルへの対処
• 変化への対応
• メンテナンスの実施

RPAツールは本格的に導入してからが本番です。誰でもRPAツールを活用できるように、しっかりとしたマニュアルを作成しておくとよいでしょう。

また、もしもRPAツールを動かしていてエラーが発生したら、その都度対応しなくてはなりません。RPAツールの動きに問題がなくても、プログラムのバージョンアップや情報がアップデートされれば、関連箇所の修正が必要です。

加えて、自社のパソコンやサーバーでRPAツールを運用している場合は、定期的なメンテナンスの実施も大切です。

このように、RPAツールの本格導入後には、運用・保守で注意したいポイントが多くあります。本格導入後のミスマッチを防ぐためにも、安心できるサポート体制が整ったRPAツールを選定することが重要です。

導入までのおおよその期間

RPAを導入するまでの期間は企業規模が影響します。企業の規模別におおよそ以下の期間が必要です。

※小規模は1部署のみや少人数の企業、中規模は従業員が300人程度の企業、大規模は従業員が1,000人以上の企業を想定

中規模のケースを考えると、まずは事前準備や導入前のサービス選定に2ヶ月ほどかかります。次に、試験導入のステップにも1〜2ヶ月の期間を見積もっておくと安心です。さらに本格導入までには、RPA導入の計画を立案して、必要に応じてマニュアルの作成や業務フローをまとめます。ここにも1〜2ヶ月の期間が必要と考えておくとよいでしょう。

これらを合わせると、導入までには大体半年ほどの期間を要します。

大規模導入の場合には、企業の各部署への説明や担当者の割り当て、RPAのノウハウの伝達といった活動が加わるため必要な期間が長くなります。

RPA導入時の障壁となり得るもの

なかには、RPAツールの導入が思うように進まないケースもあります。RPAツール導入の際に障壁になりがちな要素について、あらかじめ理解して対策を講じておきましょう。

それぞれのフェーズで考えられる障壁

以下の通り、RPA導入時のそれぞれのフェーズで考えられる衝撃があります。

【事前準備】自動化対象となる業務の洗い出し時

RPAによる自動化対象となる業務について、具体的な洗い出し方法がわからないというケースがあります。前述したようなRPAの特徴や得意分野を把握していないと、どういった業務が自動化可能か判断できないのです。

当然ながら、業務遂行上発生する作業のすべてをRPAツールで自動化できるわけではありません。間違った認識で業務を洗い出してしまうと、RPAツール導入後に見込んでいた効果が得られなかったり、開発工程が難航したりといったトラブルが発生してしまう恐れがあります。RPAの対象になり得る業務について正しく理解してから、自社において自動化対象となる業務を洗い出しましょう。

【導入前】RPAツールの選定時

RPAツールを導入したいと考えても、どのツールを選べば良いのか分からずに悩むことがあります。

しかし、選定のポイントは「自社で実現したいことを叶えられる機能があるかどうか」にあります。一見多機能なツールが良いと思われがちですが、実際には機能が多すぎると使いこなせなかったり、その分費用が高額になってしまったりすることもあります。適切な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。

そのほか、使い心地や普段利用しているシステムとの相性など、RPAツールの選定基準を明確にしてからサービスを比較検討しましょう。

具体的なRPAツールの比較ポイントは以下で詳しく説明しているので、併せてご覧ください。

【導入前】トライアル

RPAツールのトライアル期間中に、どういった点をチェックすればよいかわからずに悩むケースも散見されます。トライアルで必ずチェックしたい項目は以下のとおりです。

• 扱いやすさ
• 自社の業務との相性
• サポート体制

トライアルでまず確認したいのが、RPAツールの扱いやすさです。多機能で実績が豊富なRPAツールでも、実際に使用してみると扱いにくかったというパターンも考えられます。そのため、トライアル期間中は導入後にRPAツールを実際に使う方に使ってもらい、使用感を確認しましょう。

次に、自社の業務とRPAツールとの相性も確認しましょう。できることの多いRPAツールでも、必ずしも自社の業務にマッチするとは限りません。自社でRPAツールを利用したい場面を明確にして、活用できる機能をチェックしてください。

加えて、各種サポートを実際に利用できるとよりよいでしょう。サポート体制の内容や実際の応対を確かめておけば、導入後のもしもの時に安心です。

【試験導入】効果測定と課題検証

効果測定と課題検証は、RPAツールを本格導入するために欠かせないステップです。しかし、具体的な測定や検証方法がわからずに、本格導入へと踏み切れないケースも見られます。

また、トライアル期間中にRPAを動かすだけで精一杯で、効果測定や課題検証まで手が回らなかったという方もいらっしゃいます。定量的にRPAツールの効果を測定し、懸念点をなるべくクリアにできるように準備を進めましょう。

【本格導入】本格導入

社内においてRPAツールを浸透させることは簡単ではありません。せっかく導入したRPAツールでも、現場で利用してもらえないと悩んでいる企業は多く存在します。RPAツールの導入が多くの企業で進んでいることは事実ですが、そもそもRPAについてまったく知らない従業員の方も多く、本格導入後も社内でスムーズに認知されるとは限らないのです。なかには導入に反対する従業員が出てくるケースもあります。

社内でRPAに対する理解を広げるには、研修の実施など地道な教育活動が重要です。また、業務の洗い出しの段階で、現場に歩み寄ってヒアリングするなどの工夫も取り入れましょう。

【本格導入】運用および保守

RPAツールの運用と保守は重要なフェーズですが、具体的な方法がわからないという方も少なくありません。RPAツールの導入規模にもよりますが、適切に運用と保守を行うにはそれなりの知識が必要です。

もしもRPAツールで作成したロボットにエラーが発生したら、どのように対応すればよいのでしょうか。こういった事態を想定し、RPAツールの属人化を防止するための運用ルールやマニュアル作成を行わなければなりません。社内での運用と保守に不安がある場合は、サポート体制が充実しているRPAツールを選びましょう。

RPA導入におすすめな無料RPAツール「マクロマン」のご紹介

RPAツールをすぐに導入したいとお考えなら、ぜひ「マクロマン」をご利用ください。「マクロマン」は完全無料の国内産RPAツールで、さまざまな業務を自動化できます。利用人数や機能に制限はなく、期間を気にせずに無料で継続して利用可能なので、「トアイアル期間中に満足に試せなかった・・」という方に最適です。

さらに、必要な時だけ受けられるサポート体制も充実しているので、大幅なコストカットを実現できます。

安心のサポート体制

「マクロマン」はユーザーコミュニティや動画コンテンツなどの無償サポートと併せて、有償のサポート体制も充実しているので、RPAツールの導入でつまずいても心配はいりません。たとえば、「マクロマン 相談チケット」を活用すれば、経験豊富な担当者に、ツールの操作方法を個別で気軽に相談できます。わからない用語や操作方法の解説といった初歩的な内容だけでなく、より実用的な活用方法などが相談できます。

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マクロマンであれば必要な時だけ有償でサポートを受けられるので、安心してRPAツールを導入できます。サポートに関する資料は以下よりダウンロードいただけます。是非ご覧ください。

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