RPAの意味とは？メリットやデメリット、選定時のポイントも解説！

少子高齢化による労働力不足解消やDXを推進する手段のひとつとして、多くの企業で注目を集めているRPA。

RPAの導入時は、基本的な考え方やメリットとデメリットをよく理解し、活用方法をよく検討することが大切です。本記事では、RPAの基礎知識やメリットとデメリット、選定時に押さえておきたいポイントなどを解説します。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation）とは、ロボットによって定型的な業務を自動化する技術のことです。「ホワイトカラー」と呼ばれる、事務作業を中心とした現場でよく用いられます。

RPAは「手順の決まっている業務」を得意としており、これまで人間が処理していた業務を代わりに行える点が特徴です。

たとえば、メールで受信したExcelの発注書をRPAが自動的に開き、発注書の特定の箇所に記載されている内容をコピーして、自社の基幹システムに登録するなどの使い方が可能です。RPAを活用することで、人間が行っていた業務を自動化できるため、業務効率化や生産性の向上につながります。

RPAとAI・マクロの違い

RPAと混同されがちな言葉に「AI」や「マクロ」があります。AIとマクロは、それぞれ下記のような特徴を持っています。

RPAとAIの違い

RPAは、機械にあらかじめ手順を記録させ、定型業務を自動化するためのソフトウェアロボットです。一方のAI（Artificial Intelligence／人工知能）は、機械に人間を模した疑似的な知能を持ち、自ら思考するソフトウェアのことを指します。

AIそのものは「思考すること」を主な役割としているため、ほかのITツールに組み込まれることで真価を発揮します。より高度な思考を行うために、RPAツールに組み込まれることもあります。

RPAとマクロの違い

マクロとは、Excelなどで特定の操作を自動化するためのプログラムのことです。あらかじめExcel上で特定の操作を設定することによって、設定された操作が自動的にプログラム言語に変換され、次回以降はプログラムを起動するだけで同じ操作を再現できるようになります。

RPAも決められた動作を自動的に行うという点では同じですが、手順の記録先はロボットです。「手順を記録する先が、プログラム言語かロボットか」という点で、RPAとマクロは異なります。マクロを構築する場合はVBAなどのプログラミング知識が必要になりますが、RPAを用いてロボットに手順を記録する場合はプログラミング知識が不要で、マウス操作などによって直感的に操作を記録できます。

基本的に、マクロが活用されるのはExcel上であることが多いです。一方、RPAはソフトウェア上で特定の動作を記録して「スクリプト(シナリオ)」を作成すると、コンピューター上のさまざまなソフトウェアで動作させることができます。

RPAが注目されている理由

RPAが注目されている背景には、少子高齢化による労働力の減少や働き方改革のほか、DX推進の機運が高まっていることなどが挙げられます。

近年では労働人口の高齢化が進んでおり、体力面で不安を抱える高齢者が現場で働く場面も少なくありません。一方、少子化から若年層の労働人口は減少し、人手の確保が難しくなってきています。このような課題を解消するために、従来は人間が行っていた業務をRPAで自動化し、業務に必要な人手をできるだけ削減しようとする動きが強まってきています。

また、柔軟な働き方を実現する働き方改革や、生産性の向上・コストカットなどを目的としたDX推進などの一環で、RPAの力を借りる現場も増えてきています。

RPAでできること

RPAは手順が整っている定型業務の自動化を得意としています。

たとえばメールに添付された特定の商品情報リストから、商品名や価格などの必要情報を抜き出し、予め用意しているフォーマットに転記して、自社の基幹システム内の商品マスタに登録する作業など、手順が変化しない作業を自動化できます。

また、取引先からExcelファイルで受信した発注書の内容を、指定されたEDIシステムに自動入力する作業なども実現可能です。「手順が明らかで、事前に一連の操作として記録が可能な作業」であれば、RPAが代替できます。

一方で、毎回、手順が変化し、柔軟な判断を必要とする作業は基本的にRPAには適していません。とはいえ、最近ではAIが進歩してきていることもあり、AIとRPAを組み合わせることによって複雑な処理が可能な状況も増えてきています。

RPAを活用するメリット

RPAを活用するメリットとして、業務効率化や社員満足度の向上、ヒューマンエラー削減、コスト削減などが挙げられます。ここでは、4つのメリットについて詳しく解説します。

業務を効率化できる

RPAを活用することによって、従来は手作業で行っていた業務の自動化および効率化につなげられます。定型的な入力作業にかかっていた工数を削減することで、ほかの重要性の高い業務に割り当てる時間を増やすことが可能です。

たとえば、定型作業の代わりに顧客対応や問題解決に時間を割くことで、顧客満足度の向上につながります。もしくは新しい製品・サービスの開発や既存製品の改善に割り当てたり、従業員がより高度なスキルや知識を身につけるための教育やトレーニングに時間を費やしたりすることもできます。

RPAを使った業務効率化により、企業は従業員の能力向上に貢献し、ビジネスの成長につなげることが可能です。

社員の満足度が向上する

RPAの導入で作業効率が向上すれば、社員の負担感を軽減することにもつながり、社員満足度の向上を実現できます。

参考として、「これまでは毎週金曜日の朝9時までに、特定のデータを保存する業務が発生しており、毎週金曜日はいつもより早く業務を開始する必要があった。しかし、RPAの導入によってデータ保存を自動化できたので、該当社員のプレッシャーとストレスを軽減できた」といった事例が挙げられます。

ほかにも、「データ入力にかかっていた時間を大幅に短縮できて負担が減った」「休日出勤をする必要がなくなった」などの満足度向上にもつながるでしょう。

ヒューマンエラーを削減できる

人間が作業を行う場合、作業ミスを完全に失くすことはできません。しかし、RPAはロボットであり、決められた手順をミスなく実行できます。このような性質から、RPAに業務を代替させることで、ヒューマンエラーを削減できるでしょう。

また、想定外のエラー対応やトラブル防止のためにRPAの監視要員を配置する必要はあるものの、基本的には24時間稼働し続けられるのもRPAのメリットのひとつです。人間が24時間働き続けることは不可能ですが、RPAならミスを起こさずに長時間連続で働き続けることができます。

コスト削減につながる

手順の決められた定型業務をRPAに処理させることで、これまで定型業務を処理していた従業員の人件費を削減できます。人件費の削減は、結果的に会社全体のコスト削減にもつながるでしょう。

人間が定型業務を行う場合、繁忙期などには人員を増やして対応しなければならないケースも出てきます。とはいえ、繁忙期に備えてあらかじめ多くの人員を確保しておくと、閑散期に余剰人員となってコストの無駄が発生します。

RPAであれば繁忙期でも同時稼働数を増やすだけで簡単に処理量を増やせるため、増員に伴う無駄なディレクション工数やコストをカットできます。

RPAのデメリット

RPAにはさまざまなメリットがありますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。導入コストの観点や、業務プロセスの変更によって設定を適宜変更しなければならない点などには注意が必要です。ここでは、RPAの3つのデメリットについて解説します。

状況によっては導入に向けて社員の説得が必要

RPAの導入には、初期費用や月額費用がかかります。また、既存の業務に大きな変化をもたらすものなので、社員によっては導入へ前向きな印象を持てない可能性もあるでしょう。自分の業務がロボットに取って代わられることに嫌悪感があったり、導入に向けた体制変更や研修などの準備工数を考えると費用対効果が見合わないと考える人も少なくありません。
導入の検討段階で社員に積極的な説明を行い、RPAに対する正しい理解を広める努力が必要です。

業務プロセスが変更された場合は修正が必要

RPAはあらかじめ記録した手順に則って処理を行うため、業務プロセスに変更が生じた場合は、適宜修正が必要です。参照先の帳簿や、記入項目が1箇所でも変更されれば、RPAに設定したルールを変更しなければなりません。

業務プロセスの変更箇所に則って適切な修正を行わなければ、RPAはそのまま誤った処理を行ってしまいます。途中でエラーに気づかなければ、従来の業務プロセスのままタスクが完了してしまい、結果的にすべての工程をやり直さなくてはならなくなることも。自社の運用方法が頻繁に変更される場合は、RPAを導入するとかえって手間が増える可能性もあるでしょう。

対処法としては、別途スクリプト(シナリオ)の形で例外処理を行う、業務内容の最終ジャッジは人間の手で行うようルール化するなどが挙げられます。

エラーによる緊急停止リスクがある

RPAはソフトウェアの一種であり、何らかの理由でエラーによる緊急停止が発生する可能性があります。運用の際は、必ず監視要員を割り当てた上で、正常に動作しているか定期的に確認することが大切です。

OSやブラウザのアップデートのほか、Wi-Fiの切断によるインターネットの不通、参照先のWebページやシステムの仕様・デザイン変更など、RPAが緊急停止する原因はさまざまです。多角的な要因に注意しながら、運用を続けていくことが求められます。

RPAを選ぶ際に押さえておくべきポイント

RPAを選ぶ際は、どのようなツールを選ぶのかも重要ですが、そのほかにも注目したいポイントがいくつかあります。特に連携の有無は運用の利便性を大きく左右するため、十分に注意して導入準備を進めましょう。

≫RPAを選ぶ際に押さえておくべきツールに関するポイントはこちら≪

導入時はスモールスタートする

RPAの導入時は、最初から全社で一斉導入するのではなく、一部の部門や組織に絞ってスモールスタートすることをおすすめします。

小規模な組織でRPAの動作を確認しながら運用を進めていき、改善点があれば都度反映させて精度を高めましょう。運用が安定してきたら少しずつ周囲の組織に拡げていく運用を繰り返すことで、最終的に全社に拡大させていく方法は、コストを押さえつつ安全にRPAを浸透させられます。

最初から全社で運用を開始すると、万が一エラーが起こったときの影響範囲が広く、業務に重大な支障を及ぼすおそれがあるため注意が必要です。

ほかのツールと連携できるか確認する

社内で使用しているツールやシステムとRPAを連携させることで、RPAだけではカバーできないさまざまな作業や便利な機能を実現できます。選ぶにあたっては必須の項目ではありませんが、RPAで実現したい内容によっては、ほかのツールとの連携により、効率化の範囲が広がるでしょう。

実現したい自動化の内容によっては、ほかのツールとの連携によってRPAの処理性能をアップし、RPA単体で運用する場合に比べてさらに業務効率を向上できます。

完全無料RPAツール「マクロマン」のご紹介

手順が決められた作業を自動化できるRPAは、人間の代わりにさまざまな業務を代替してくれます。業務効率化や社員の負担軽減だけでなく、ヒューマンエラー削減の観点からも、RPAは高い効果を発揮します。

導入時はコスト面の負担なども考慮しつつ、ほかのツールと連携できるかどうかにも注目し、スモールスタートを心がけましょう。

「マクロマン」なら、ツール利用料が無料なので、コスト負担を抑えてRPAを導入できます。多様な切り口で業務の自動化をはかれるので、これからRPAの導入を検討している方はぜひご活用ください。

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