RPAのメリット・デメリットとは？内製化・外注の特徴も解説

RPAには業務効率化を実現できるだけでなく、コスト削減や業務の精度向上といったさまざまなメリットがあります。RPAによる自動化に成功できれば、業務の進め方を大きく改善できる可能性があります。これまでよりテクノロジーに依存することになるため、様々なリスクはありますが、事前にリスクを把握し対策を施すことで十分にリスクを回避できます。

そこでこの記事では、RPAのメリットやデメリットと併せて、メリットを活かすために確認すべきこと、RPAの内製化と外注のメリットとデメリットについてまとめています。RPAの開発を社内で行うべきか、外注するべきか迷っている方は是非参考にしてみてください。

自動化ツールの選び方の基準と他ツール（MA・VBA）との比較

業務を自動化するツールには、RPAのほかにMAやVBAなど様々な種類があります。
自社に最適なツールを選ぶための主な評価軸は以下のとおりです。

これらの基準をもとに、それぞれのツールの特徴を把握して比較します。

RPAツールの特徴と評価

RPAは、パソコン上で行う定型作業をロボットが代行するツールです。
複数のシステムやアプリケーションをまたいだ処理を得意としており、人間が行う画面上のマウスやキーボード操作を忠実に再現します。

導入することで、データ入力のミスを防ぎながら作業スピードを大幅に向上させることが可能です。
現場の担当者が直感的に操作できるツールも多く、プログラミングの専門知識がない部門でも活用しやすいという特徴を持っています。

RPAの機能と料金・特徴

RPAは画面上の操作を記録し、決められたルールに従って同じ手順を自動で繰り返す機能を持ちます。
顧客データの転記やメールの送受信、Webサイトからの情報収集など、手順が明確な作業の自動化に非常に向いています。

料金体系は幅広く、無料で利用できるツールから、充実したサポート体制を備えた月額数万円から数十万円のエンタープライズ向けまで存在します。
自社の規模に合わせてスモールスタートできるのが強みです。

MAの特徴と評価

MA（マーケティングオートメーション）は、企業のマーケティング活動を自動化し、効率を向上させるための専用ツールです。
見込み顧客の獲得から育成、そして商談につなげるまでのプロセスを一元管理することに特化しています。

RPAが定型作業全般を幅広くカバーするのに対し、MAは顧客の行動分析や最適なタイミングでの情報発信など、マーケティング領域の課題解決に焦点を当てています。
そのため、営業部門との連携強化に大きく貢献します。

MAの機能と料金・特徴

MAは、顧客がWebサイトを訪問した履歴やメールの開封状況に基づき、一人ひとりの興味に応じたメールを自動で配信する機能を備えています。
また、顧客の購買意欲を数値化するスコアリング機能により、有望な見込み顧客を抽出できます。

料金は初期費用に加えて、月額数万円からスタートするケースが一般的です。
登録する顧客データ量や配信数に応じて費用が変動する従量課金型のプランを採用しているツールが多く見られます。

Excelマクロ（VBA）の特徴と評価

VBAは、Microsoft Office製品に標準搭載されているプログラミング言語であり、Excel内での複雑なデータ集計や加工を自動化する際に大きな力を発揮します。
多くの企業で日常的に使用されているExcelを基盤とするため、身近な業務改善の第一歩として活用されやすいのが特徴です。

外部のシステムと連携するRPAとは異なり、主にExcelファイル内やOffice製品間での処理に特化している点が評価のポイントとなります。

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VBAの機能と料金・特徴

VBAは、複数のExcelシート間でのデータ転記や、特定の条件に基づいた複雑な計算処理を自動化する機能に優れています。ボタン一つでレポートを作成する仕組みなども構築できます。

最大の利点は、Excelがインストールされていれば追加の費用や新しいツールの導入なしに手軽に始められることです。
一方で、マクロを作成した本人しか修正できない属人化やブラックボックス化のリスクに注意して運用する必要があります。

目的別：どの自動化ツールを選ぶべきか

解決したい課題や目的によって、最適な自動化ツールは異なります。

部門をまたぐ定型業務を自動化したい場合はRPAが適しています。

一方、マーケティング施策の効率化にはMA、Excel内でのデータ加工作業を効率化したい場合はVBAを選びましょう。
予算や自社のスキル状況も考慮し、小さな業務から検証することをおすすめします。

RPA導入のメリット

代表的なRPA導入のメリットは以下のとおりです。

業務効率化を実現できる

RPAはRobotic Process Automationの略称で、ロボットによる業務自動化を意味します。人間がパソコンを使って行う作業を、RPAツールで構築したプログラムが代行してくれるのです。たとえば、データ入力やメールの送受信といった日々の業務はRPAにより自動化できます。このような業務にかかる工数は一見するとわずかでも、積み重なると軽視できません。RPAを活用することでこうした繰り返しのパソコン業務が自動化され、企業の業務効率化を図れます。

コア業務に時間を使える

RPAを活用して業務を自動化できれば、人間はコア業務に集中できるようになります。パソコンのデータ入力などの単純作業は業務量が多いことで、貴重なリソースを多く投入しているケースが目立ちます。こうした際に、定型化できるパソコン業務をRPAに任せられれば、コア業務に注力できるようになるのです。

正確に業務を行える

人間は自発的かつ主体的に物事を考えて難しい問題に対処できますが、ヒューマンエラーの発生というリスクもはらんでいます。特に、勤務時間が長引いたり業務量が多くなったりすると、ミスの発生リスクが高まってしまうのです。

一方、RPAはパソコンで動くプログラムなので、疲労や過信によるエラーの心配はありません。プログラムで指示されたとおりに動くので、データ入力やチェック作業を正確に行えます。

コストを削減できる

経理・総務・人事・営業など、企業のほとんどの部門ではパソコンによる繰り返し作業が発生しています。日々の小さな業務だとしても、毎日繰り返されればそこに充てている稼働は軽視できません。RPAでこうした業務を自動化できれば、人件費を削減することも可能です。その分、企業の事業拡大などにコストを活用できるようになるでしょう。

人材不足を補える

少子高齢化の影響もあり、人材不足に悩む企業は少なくありません。社内の限られたリソースで業務を進めるためには、業務効率化が必須です。しかし実際には、具体的な方法がわからないまま、求人を出しているケースが多いでしょう。その点、RPAを導入することで、パソコンの単純作業を代行してくれるので直接的に人材不足を補えます。

社員満足度が向上する

RPAで自動化できる業務のなかには、人力で行うと精神的な負荷が大きくなりがちなものがあります。作業内容自体は簡単でも、間違う事が許されないデータの取り扱いや、作業量自体が多いなどで社員の満足度が低下する事があります。

RPAによってヒューマンエラーを予防し、作業の業務量が減って余裕をもって働けるようになることで社員の満足度が向上します。なかには、これまでは特定の作業の為だけに早朝に来なければならないプレッシャーがあったが、RPAによって決まった時間に作動するようにしたことで、早朝に来なくてもよくなり、プレッシャーから解放されたという声もあります。

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RPA導入のデメリット

代表的なRPA導入のデメリットは以下のとおりです。

業務停止リスク

RPAはシステム障害や災害のときはもちろん、使っているRPAツールが普段アクセスする先のwebサイトやシステムの画面レイアウトや仕様変更などの外部要因によっても停止します。RPAの停止が業務の停止に直結する可能性があるので、業務停止影響の大きい業務や、緊急時も重要な業務は複数拠点における冗長化や、手動で対応するためのマニュアルの準備を検討しましょう。また、定期的なメンテナンスによりRPAの作業状況をチェックしておくと、より安心して活用できます。

情報漏洩リスク

RPAに限ったことではありませんが、不正使用や不正アクセスが発生すると、情報漏洩のリスクがあります。もちろん、RPAの管理体制が強固でセキュリティも万全であれば問題ありません。しかし、誤作動や悪意のある攻撃といったトラブルに対応できないと、情報漏洩が発生してしまう可能性があります。

対策としては、RPAツールのアップデートを怠らず、使用するファイルへの暗号化も検討しましょう。また、定期的にログを取得しておくと、誤作動や乗っ取りといった異常に早期に気づくことができます。

更に、オフラインでも利用できる「デスクトップ型」のRPAツールでネットワークに接続せずに操作をする事で、物理的に予防が出来ます。

間違った指示で作業してしまうリスク

RPAは指示された作業を正確に行います。裏を返せば、与えた指示が誤っていても、継続して同じ動きを繰り返してしまうということです。すぐにRPAの異変に気づけなければ、大きなトラブルに発展してしまうリスクがあります。
こうした事態を未然に防ぐには、RPAの動きを過信せずに定期的にメンテナンスチェックする取り組みが重要です。RPAによる成果物に問題がないか確かめることで、トラブルの発生リスクを抑えられます。

野良ロボット発生リスク

「野良ロボット」とは、異動や退職などで管理者が不在になったRPAツールで作成したプログラムのことです。管理ができていないため情報更新や修正が行われておらず、思わぬ不具合が発生し、不要な処理をしてしまう事や、不用意にシステムへ負荷をかけてしまう等のトラブルに発展することがあります。
野良ロボットの発生を防ぐためには、運用ルールを制定してRPAの管理運用体制を強化しましょう。ロボットを定期的にチェックしておくと、すぐに異変に気づくことが可能です。

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社員の反対に遭うリスク

RPAの導入に反対する社員がいる可能性もあります。新しい変化に前向きになれなかったり、RPAによって自分の仕事を奪われてしまうのではと心配したりするケースもあるでしょう。
こうした社員の反応への対策として、RPAに関する正しい説明を行うことが大切です。決定事項としてRPAの導入を伝えるだけでなく、なぜRPAが業務に必要なのか、理由や背景をわかりやすく伝えましょう。RPA導入後の社員にとってのメリットについても詳しく伝えられると、不安を軽減できるかもしれません。

RPA導入のメリットを活かすためのポイント

RPA導入のメリットを最大限活かすためには、以下のポイントを押さえましょう。

課題の深掘り│なぜRPA導入だけでは自動化が進まないのか

RPAなどのAIやデジタルツールを導入したものの、現場でうまく活用されていないケースは少なくありません。
その最大の原因は、事前の業務整理と設計が不足していることです。

現場には様々な手作業が残っており、どの業務を自動化できるのかを明確にしないままツールだけを導入しても、現場の負担は減りません。
現在の業務の流れを正しく理解し、自動化できる形にしっかりと整理することが、定着に向けた改善の第一歩となります。

独自の解決ロジック│『人が頑張る運用』から『仕組みで回る運用』へ

自動化を現場に定着させるためには、単にツールを導入するだけでなく、現場の実務から入り込むことが極めて重要です。
机上の空論ではなく、実際の業務を深く理解しながら改善を進めることで、初めて運用に乗る自動化が実現します。

属人化していたり、毎月多くの時間がかかったりしている繰り返し作業を見直す必要があります。
気合や根性といった人が頑張る運用から脱却し、システムやツールを活用した仕組みで回る運用へと移行していく視点が求められます。

課題とRPAの導入目的を明確にする

現在抱えている課題とRPAの導入目的を明確にしましょう。まずは、社内の業務内容の整理からスタートすると、さまざまな課題が見えてきます。たとえば、毎日のデータ入力やメール送付に時間がかかっている、問い合わせ対応に追われている、といった課題が挙がるのではないでしょうか。
次に、こうした課題を解決するための目的を設定します。業務効率化や人件費の削減、ヒューマンエラー防止などが、目的として設定できるでしょう。この際、現状の仕事状況を数値化しておくと、今後の効果測定で役立ちます。

RPAで改善したい業務の優先順位を決定する

続いて、RPAで改善したい業務の優先順位を決めましょう。たとえRPAを導入できても、開発工程を無事に終えなくては業務改善を実現できません。

改善したい業務の内容によっては、開発にも時間がかかります。そのため、RPAの開発を効率的に進めるべく、優先的に対処が必要な業務の選定が必要です。その際にははじめから大規模な業務から進めようとせずに、スモールスタートが可能な業務から着手しましょう。

自社に合ったRPAツールを選定する

導入するRPA製品も慎重に選定しましょう。RPAにはさまざまな製品があり特徴が異なります。自社に合ったRPAの製品を選定するためのポイントは以下のとおりです。

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導入後のトラブル対処法を検討する

RPA導入後に発生し得るトラブルへの対処法も検討しておきましょう。代表的なトラブルの例は以下のとおりです。

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RPAには内製と外注の2パターンがある

RPAには、自社だけで運用をしていく内製と、外部に委託する外注の2パターンがあります。

社内の運用体制やRPAへの知見有無、予算のかけ方、教育体制など様々な観点でどちらにするのかを決めていきましょう。

RPAを内製するメリット・デメリット

まずは内製化についてです。RPAの内製化とは、自社のみでRPAの開発や運営を行うことです。RPAを内製化するメリット・デメリットは以下のように整理できます。

メリットについて、以下で詳しく見ていきましょう。

社内に知見を蓄積できる

RPAの内製化には人材の確保や体制構築などの手間がかかりますが、内製化できれば社内に知見が蓄積されます。RPAの導入・開発・運用というそれぞれのフェーズで、RPAのよりスムーズで有効な活用方法を検討することができるでしょう。中長期的な視点でRPAを活用した業務改革を考えているのであれば、内製化はぜひ考えたい手段です。

スキルアップにつながる

RPAの内製化はスムーズに進むとは限りません。開発や運用で思わぬトラブルが発生し、壁にぶつかってしまうケースもあるでしょう。しかし課題を乗り越えられれば、社員の技術力向上にもつながります。技術力が向上することでRPAで解決できる課題の幅が広がるため、さまざまな業務に応用できます。

また、RPA化には技術的なこと以外にも、”どのような業務が効率化できるのか、どう分解して効率化していくべきか”の考え方が必要になり、この考え方はどの業界や職種にも応用できるポータブルスキルです。

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外注費をカットできる

RPAを外部委託すると、開発費・保守費・運用費などが発生します。開発の規模によっては高額な費用になるケースも少なくありません。この点RPAを内製化することで、開発から運用までを自社で完結できるため、外注費のカットが可能です。もちろん、社内の人材の育成費用などはかかりますが、長期的な視点で考えればコスト削減になるでしょう。

RPAを外注するメリット・デメリット

RPAを外注するメリット・デメリットは以下のように整理できます。

メリットについて、以下で詳しく見ていきましょう。

プロに任せて精度の高い運用ができる

RPAを外部委託することで、プロに開発や運用・保守を任せられます。委託先企業に所属する技術者は、高度なスキルを保有しています。

RPAはほかのプログラミングに比べると扱いやすいツールですが、専門的な知識や技能が求められる場面も少なくありません。全くの初心者が手助けなしにRPAの開発や運用を行うには、一定のハードルがあるといえるでしょう。この点、外部に委託すればRPAの専門家が開発や運用・保守などを行ってくれるので、導入ハードルなしに高い成果を期待できます。

外部に委託する際には、RPAツールの開発元の社員がサポートしているツールを選定することで、ツールへの知識が豊富で改善スピードを早められるため、おすすめです。

社員の負担を最小限にできる

RPAを導入すると可視化した業務をスクリプトに組み込む作業が発生するため、工程には時間がかかります。

特に自社にRPAのスキルを持った社員が在籍していないと、担当する社員は慣れるまでに悩む場面が多くなるかもしれません。

外部委託を活用することでこうした手間を省け、自社の社員は本業務に集中できます。序盤から効率的にRPAを導入し、企業の課題を解決できるでしょう。

社内教育コストを最小限に抑えられる

RPAを外部委託ではなく内製化する場合、スキルを持った社員の存在が欠かせません。

内製化の場合にはどのようなスキルが発生するのかが事前に予想がつきにくいため、何らかの失敗が発生してから、それを補うための必要なスキルの習得が必要となります。

一方、外部委託であれば習得必須のスキルを委託先に委ねられるので、最小限の範囲での教育を受けることで、教育コストを抑えることができます。

第三者からの指摘で気づきを得られる可能性がある

業務フローの改善や自動化のポイントなどは、社内にいると気づきにくい事もあります。外部委託をすることで、第三者からの指摘で気づきを得られる可能性があります。

外部委託をすることで業務を診断する観点が新しくなり、想定していた効果を増やすことや、事故を未然に防ぐことができることもあるでしょう。

内製も外注も選べて内製化支援もできる！「マクロマン」と「RPA女子」のご紹介

「マクロマン」は無料でも使える国産RPAツールで、日々パソコンで繰り返される業務を自動化できます。利用期間や機能に制限なく無料で使用できるので、コスト面のハードルをクリアしてRPAの内製化を進められます。

外部委託や内製化を検討中であれば、サポートサービス「RPA女子」をご活用ください。（有償サービス）

マクロマンの開発会社であるコクー株式会社の社員が、マクロマンを使ったRPAの活用方法のコンサルティングから受託、運用保守等を請け負います。

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「RPA女子」は常駐人財支援や受託開発、RPAやマクロマンの研修まで幅広く対応をしているので、お客様のニーズに合ったサポートを実現可能です。

内製化支援・外部委託ができる「RPA女子」のサービス資料は以下よりダウンロードいただけます。是非ご覧ください。

RPAツール「マクロマン」を活用した業務自動化の事例

RPAツール「マクロマン」の導入によって、現場の業務がどのように改善されるのか、具体的な事例をご紹介します。
ライオンハイジーン株式会社では、Salesforce、Excel、RPAをうまく組み合わせることで業務プロセスを見直しました。
その結果、毎月2〜3時間かかっていた月次ルーチン業務の作業時間を、わずか5分へと大幅に短縮することに成功しています。

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