仕事の効率化を実現しよう！実践できるアイデアやITツール・アプリ10個紹介！

仕事の効率が上がっている状態とは？

そもそも、仕事の効率化とは業務のムリやムラをなくして、企業全体の生産性を高める取り組みを指す言葉です。職場の仕事の効率が上がっている状態としては、以下のような特徴が挙げられます。

仕事の効率化を実現することで業務に対する時間・コスト・人材リソースなどを削減でき、結果として組織の生産性を向上させられます。

「仕事効率化」と「生産性向上」「業務改善」との違い

まず、「生産性向上」とは企業の投資に対する成果の比率を増やすことを指します。より具体的には生産物をより多く生み出して投入資源をより少なく抑えられると、生産性を向上させることが可能です。

次に、「業務改善」とは仕事の問題や課題を解決して、業務フローを改善するための方法です。仕事の問題や課題はムリ・ムダ・ムラをなくすことだけではありません。サービス品質の向上やセキュリティの強化といった課題も、業務改善の対象に含まれます。業務改善の方が業務効率化よりも対象としている問題が広いのです。

【業務改善アイデア集】進め方や事例、おすすめフレームワークもご紹介

これから業務改善に取り組もうとするフェーズの場合、今置かれている自社の業務を可視化し、適切なアプローチを進めることが大切です。本記事では、業務改善に役立つアイデア7選とともに、おすすめのフレームワーク9つのご紹介や業務改善の進め方などを解説します。

仕事の効率化が必要な理由

仕事の効率化が必要な理由について、ホワイトカラーとブルーカラーのそれぞれの職種の立場から解説します。

ホワイトカラーならではの理由

事務職・営業職・プログラマーなどに代表されるホワイトカラーの仕事は、デスクワークやオンオフの切り替えが難しいリモートワークで勤務できるケースもあり、長時間労働が問題になっています。ホワイトカラーの仕事はパソコンがあればできることも多いため、物理的に、休日にタスクを自宅に持ち帰って働くことができてしまいます。

働き方改革においても長時間労働やワークライフバランスの見直しは課題になっており、具体的な対策の一つとして仕事の効率化が求められています。

ブルーカラーならではの理由

運輸業・建設業・製造業などに代表されるブルーカラーの職種においては、人材不足が問題になっています。たとえば、物流業界では2024年問題への対策が求められていました。

2024年問題とは2024年4月からトラックドライバーの時間外勤務に上限が設定されて、労働時間が短くなることで生じる課題の総称です。2024年問題によってドライバーの収入が減少する恐れがあるだけでなく、輸送能力が不足して物が運べなくなる可能性が懸念されています。配送量を維持するためには増員するか、ホワイトカラーと同様にブルーカラーでも働き方の見直しが求められます。

このような背景からも、限られた人材でパフォーマンスを最大化するためにも、仕事の効率化が必要とされています。

仕事の効率を上げるための考え方やコツ

仕事の効率を上げるための考え方やコツについて以下にまとめました。

まず、仕事の質などに極端にこだわりすぎないように意識してみましょう。仕事内容によっては常に完璧が求められるケースもありますが、仕事の効率を上げるには妥協点を見極めることも大切です。

続いて、仕事の全体像と目標をおさえましょう。目の前にある仕事を次から次へとこなしていくのは、効率的ではありません。全体を把握してから目標を立てて、目標達成の基準を明確にして、仕事を進めるための方針を考えましょう。

また、時間を区切るように工夫することも大切です。期限の決まった時間のなかで仕事を行えれば集中力がアップし、ほかの業務に回せる時間も増やせます。タスクごとに割り当てる時間を決めてから仕事に取り組んでみましょう。

仕事効率化の注意点

仕事効率化を実施する際には、以下のポイントに注意しましょう。

まず、仕事の効率化を実施すると決まったら、会社などで取り組む場合には必ず組織全体にも事前説明をして理解を得ます。経営陣が仕事を効率化する方針を決めたとしても、組織全体の協力を得られなければ取り組みは成功しません。なかには会社によっては変化を好まない保守的な考えの方もいらっしゃいます。従業員に仕事の効率化の目的や必要性を納得感のあるかたちで説明しましょう。

次に、仕事の効率化を目的にITツールやアプリなどを導入する際には、効果検証を定期的に実施します。仕事の効率化は継続した取り組みが重要です。ITツールやアプリなどを導入しただけで満足せずに、振り返りをしましょう。

3点目として、組織でITツールやアプリなどを導入する場合には、自身や現場が使いやすいものを導入しましょう。ITツールやアプリによっては高度な機能も搭載されていますが、現場で使ってもらえなければ効果が出ません。トライアルなどで現場の方に使い勝手などを確認してもらってからツールの選定を進めましょう。もちろん、個人で効率化したい場合には自分の使いやすさを優先しても大丈夫です。

仕事効率を上げる7つのアイデア

すぐに実践できる仕事効率を上げるための7つのアイデアについて解説します。

１．仕事の優先順位を決める

優先順位を決めてから仕事に取り組みましょう。複数の仕事を抱えていると、何を優先すべきか明確な方針がないと効率よく仕事を行えません。ただ目の前のタスクを闇雲に進めてしまうと、計画性がなく非効率な仕事になってしまう恐れがあります。ToDoリストを作成したうえで、重要度と緊急性で業務を分類して、仕事の優先順位を決めましょう。

ただし、優先順位の決定では直接的に業務を減らすものではありません。明らかに業務量が多く優先度や緊急度が高い項目が目立つ場合には、後述する「諦めるものを見つける」ことを検討しましょう。

２．諦める・辞める作業を見つけるまたは自動化する

諦める・辞める作業を見つけましょう。物理的に量が多すぎることにより、すべての仕事を期限内に終えられない場合には、一部タスクの優先順位を意図的に落とすことも検討します。

もしくは自動化するという方法もあります。

たとえば、毎回同じ繰り返し作業の簡易レポートや大量のデータ処理やデータ入力など、作業自体は重要な役割を担っている場合にはなかなか優先順位を落とせないものですが、実は「RPA」という技術を使って自動化できることがあります。

◎パソコン作業を自動化するなら「RPA」の「マクロマン」がおすすめです◎

３．業務マニュアルやフローチャートを作成する

業務マニュアルやフローチャートを作成すると、業務の進め方・流れ・つながりなどを共有でき、丁寧なマニュアルにすることで作業品質の均一化に近づけることが可能なため、仕事の効率をアップできます。

これらを作成する際のポイントは、読み手が理解しやすい言葉を選ぶだけでなく、図や表などを用いて見やすさを意識することです。

なお、業務マニュアルやフローチャートの作成過程では仕事の見える化ができるので、業務上の課題発見や整理にも効果があります。

４．ナレッジをお互いに共有しあう

社内のナレッジを従業員同士でお互いに共有しあって作業効率を上げましょう。ナレッジとは業務で役立つさまざまな知識を指します。ナレッジの共有が行できていれば、業務の属人化を防げるだけでなくスキルの標準化にも効果的です。

文章や画像などを用いて資料にナレッジを蓄積して、組織全体で良質な情報源として活用できるようにすれば、仕事効率を向上させられます。

５．アイテムを見直す・活用する

仕事で使用しているアイテムを見直してみましょう。たとえば、使い勝手の悪いマウスやキーボードをずっと使用している方もいらっしゃるのではないでしょうか。自分にマッチするマウスとキーボードに変えるだけで、仕事の効率をアップできます。マウスにはショートカットキーをいくつか覚えさせられるものもあります。有効活用してみてはいかがでしょうか。

そのほかにも、パソコンの画面が小さくて細かい作業がしづらい場合に複数の画面で閲覧できるよう、モニター（ディスプレイやサブディスプレイと呼ばれることも）の用意を検討してみてください。会社によって備わってる場合とそうでない場合があります。

このように当たり前に使っている身の回りのアイテムを見直すと、より働きやすくなる可能性があります。

もし、会社として取り組める場合には、誰もが働きやすい職場環境を整備できるように意識してみましょう。たとえば、業務フローにマッチするようにオフィスのレイアウトやデータの格納方法を見直すと、従業員の業務負担を軽くできるかもしれません。

６．可能な範囲でリモートで対応する

可能な範囲でリモートで対応することで、仕事効率を向上できます。リモートワークにすることで通勤時間等を削減できるので、負担を減らして業務に取り組めます。また、自宅で勤務ができるため、オフィスから自宅が遠い場合や、子供の送り迎えなどの育児、親の介護といった悩みを抱えていてもフレキシブルに対応しやすいメリットもあります。

このように、働き方の選択肢を増やせることで、仕事の効率化にもつながるケースもあります。

７．ITツールやアプリを利用する

ITツールやアプリを有効に活用できれば、仕事の効率化を推進できます。

パソコンやスマートフォンには、すぐに利用開始できるITツールやアプリが数多く登場しています。仕事に活用できるものとしてはビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールなどさまざまな種類があり、なかにはパソコンの単純作業を自動化できてしまうツールもあります。

ITツールとアプリを使いこなせれば大幅な業務量の削減も可能であるため、特におすすめしたいアイデアです。

仕事を効率化するITツール・アプリ10選（無料あり）

仕事の効率を上げるには、ITツールやアプリの活用がおすすめです。さまざまなタイプのツールが登場していますが、ここでは厳選して10個ご紹介します。

【業務自動化（RPA）】マクロマン

「マクロマン」は業務自動化を実現できるRPAツールです。RPAツールはさまざまなパソコンの作業を人の代わりに自動で実施できるようになるソフトウェアで、多くの企業で導入が広がっています。RPAツール「マクロマン」を活用すれば、単純作業や定型作業はマクロマンに任せて、より重要な業務に時間を割くことができます。

たとえば、データ入力やデータ集計、レポートデータ作成、Webのスクレイピングなどあらかじめ手順が決まっているパソコン作業が対象です。日々の繰り返し行われるパソコンの単純作業から解放されたい方にはマクロマンがおすすめです。

RPAとは？導入方法やツールの選び方を事例とあわせて徹底解説！

本記事では、RPAの基本情報や注目されている背景、RPAで自動化できることとできないこと、導入手順、RPAツールの比較ポイントを解説します。RPAの導入事例と併せてご覧ください。

【ビジネスチャット】Chatwork

Chatworkは44万社以上の企業が導入しているビジネスチャットツールです。チャット・タスク管理・ファイル管理・ビデオ/音声通話という4つの基本機能を、シンプルな操作性で直感的に使用できます。

無料から利用でき、組織での利用に向いているビジネスプランや、セキュリティやリスク管理機能などがついたエンタープライズプランも用意されているので、ニーズに合わせた利用が可能です。メールや電話のやりとりに時間がかかって困っている方はChatworkを利用してみましょう。

【スケジュール共有】TimeTree

スマホで効率的にスケジュール共有をしたい場合は、TimeTreeの利用がぴったりです。

TimeTreeを活用することで、予定の共有と相談が、スムーズに行えます。カレンダーを更新するとTimeTreeが相手に素早く情報共有してくれるので、大切な予定を忘れる心配がありません。また、複数のカレンダーを使い分けられるので、グループの数だけ予定を賢く管理できます。

プレミアムプランでは、ファイルのアップロードや広告の非表示、バーチカル表示や専用サポート窓口などに対応しています。

【タスク管理】Backlog

タスク管理やプロジェクト管理を効率的に行いたい場合は、Backlogがおすすめです。Backlogには豊富なキャラクターアイコンやスターによるいいね機能など、仲間との連携を促す機能が備わっています。

Backlogを使用すると担当者や期日が明確になるので、案件の進捗状況がわからないといったトラブルを防止できます。プロジェクト全体の進行状況も一目で確認できるので、業務の見える化もBacklogによって実現可能です。タスク漏れやスケジュール遅延が発生してお困りの方は、Backlogの導入で改善してみましょう。

【ニュース】Smart News

スマホで仕事に関連する社会の情報を効率よく収集したいという方はSmart Newsを利用してみましょう。

Smart Newsは3000メディアの媒体から、知りたい情報を届けてくれます。ニュース・天気・エンタメ・クーポンなど、Smart Newsには良質で幅広い情報が満載です。経済・政治・国際情勢についてなど、ビジネスパーソン向けのチャンネルも数多く用意されています。

世の中で起きていることや生活に役立つ情報を知りたい方は、Smart Newsを活用してみましょう。

【情報ストック】Stock

社内の情報をストックしたい場合は、Stockに任せてしまいましょう。

Stockはチャットツールのように情報が流れていくことがないので、効率的に社内の情報をストックできます。自動プレビュー・誤削除防止・バックアップデータの保持・閲覧のみ権限といった、”あると助かる”機能が豊富に搭載されているので、社内の情報の悩みをスマートに解決することが可能です。

ビジネスプランでは標準的な機能で導入をしたい企業向けで、エンタープライズプランでは管理やセキュリティを強化して導入をしたい企業向けです。

【対話型AI】Gemini

スマホ、パソコン問わず生活や仕事のさまざまな疑問を、検索エンジンで検索せずに解決したい場合は、会話型のAIツールであるGeminiに相談してみましょう。

GeminiはGoogleが開発したツールで、トレーニングされたAIがリクエストに応じたさまざまな回答をしてくれます。たとえば、情報収集・翻訳・文章の生成・プログラミングなど、多様なリクエストに答えてくれます。また、GeminiはGoogle検索と連動しているので、リアルタイムで質の高い回答を得られます。

【建設現場の情報一元管理】ANDPAD

現場における施工管理の効率化を推進したい場合は、ANDPADを試してみましょう。

ANDPADはクラウド型の建設プロジェクト管理ツールで、施工管理・顧客管理・営業管理・原価管理までをすべてANDPADだけで網羅できます。建設現場の手間がかかる業務を効率化できるだけでなく、粗利などの経営情報をリアルタイムで見える化することが可能です。

また、UIも優れていて誰でも使いやすいので、建築現場の情報共有をスムーズに実施できます。

【音声グループ通話】BONX WORK

デスクレスワーカーの現場コミュニケーションをスムーズにしたい方は、BONX WORKの利用がおすすめです。

BONX WORKはスマートフォンを使用することで、1つのルームで最大50人までの音声グループコミュニケーションを実現できます。ワンタッチかつハンズフリーで簡単につながるので、現場で働く方の両手は解放されて無駄な動作も必要ありません。

スマートフォンに現場のコミュニケーションが集約されるので、情報伝達のために現場で走り回る手間などが解消されます。BONX WORKを活用すれば現場コミュニケーションの制約をなくして、働き方を進化させられます。

【ペーパーレス】カミナシ

現場の紙をなくしたいとお悩みの方は、カミナシを利用してみましょう。

カミナシはデスクレスワーカーの作業チェックや報告書といった現場管理業務を効率化するクラウドツールとして誕生しました。紙やExcelによるアナログな記録をデジタル化することで、クラウドでデータを一元管理できます。作業に必要な手順やマニュアルを登録すれば、さまざまな業務の標準化を実現することも可能です。

プロセス製造業やホテル・宿泊業でシェア1位、食品上場企業の10％が導入しているツールです。

仕事の効率化をするなら、業務量を減らせる「マクロマン」がおすすめ

仕事の効率化を実現して業務量を直接的に削減したい方は、ぜひ無料からでも使えるRPA（業務自動化）ツール「マクロマン」をご活用ください。

マクロマンはパソコンを使用して行う定型作業を自動化するツールです。任せたいパソコンの作業内容をマクロマンに指示することで、作業をマクロマンが代わりに処理します。

いつまでも終わらない大量のデータ入力・集積・分析、情報収集などの業務を自動化してみましょう。仕事の効率化に欠かせないマクロマンは無料でも使用できて、人数や利用期間に制限はありません。

ただし、RPAという特性上何でも自動化できるわけではなく、一定のRPAツールの操作スキルが必要となります。

RPAツールの利用が初めての場合は、サポートつきの「導入支援パック」や「研修プラン」がおすすめ。

もしくは、RPAによる仕事自動化自体をアウトソースする「RPA女子」を活用することをおすすめします。マクロマンを習得した当社の正社員であるRPA女子が、リモートやフル常駐でマクロマンの導入や運用に関してサポートいたします。人材が不足していても、RPA女子がスムーズに仕事の効率化を後押しします。

「マクロマン」で仕事の効率化をした事例

仕事の効率を上げるITツールやアプリは数多くありますが、業務を自動化するならRPAツール「マクロマン」にお任せください。実際にマクロマンの導入で業務自動化を実現した企業の事例を紹介します。

大和ブルーフィナンシャル株式会社様

大和ブルーフィナンシャル株式会社はスタートアップ企業を対象としたベンチャーデット事業を展開している企業です。

仕事で課題となっていたのは手間の掛かる公的書類のPDF化作業で、その解決手段としてRPAツール「マクロマン」による自動化を選定しました。

導入後の効果は業務時間を80％削減と併せ、作業ミスも減少しました。

また、マクロマンのサポートサービスである「RPA女子」による人的支援を受けることで効率的に自動化を進められました。

大和ブルーフィナンシャル株式会社様　導入事例

手間の掛かる公的書類のPDF化作業の自動化で、ミスが無くなり、心理的な負担も軽減！

株式会社昭芝製作所様

株式会社昭芝製作所は高品質な自動車部品の製造をしている会社です。1日に何度も繰り返し行っているEDI（電子データ交換）処理の業務効率化を実現すべく、「マクロマン」を選びました。

効果としても自動化によって作業工数が減っただけでなく、従業員が時間に追われることが少なくなったという心理的負担の軽減にもつながりました。

株式会社 昭芝製作所様　導入事例

日常的なEDI処理をRPA化してDXの第一歩を ー 現場の重要で日常的な業務を、RPAに任せて負担軽減！

株式会社radiko様

株式会社radikoでは、インターネットラジオサービス「radiko」を運営しています。

毎月約100の放送局に対する支払い依頼書の作成が大きな負担となっており、Excelによる管理をしていました。毎月の支払金額の計算と支払いに関する依頼書や、それをメールで送付する作業に時間がかかっており、2週間ほどの期間を要していました。

「マクロマン」導入により、準備を含め3日で完了できるようになりました。自動化によりヒューマンエラーも無くなって心理的負担軽減や脱Excel管理につながりました。

また、「RPA女子」によりRPAだけでなくGASを活用した自動化も実施。RPAと他の自動化手法をかけ合わせて自動化の実施が叶いました。

株式会社radiko様　導入事例

脱・Excel管理と属人化！2週間要していた支払い報告書作成が準備を含め約3日で完了！ヒューマンエラー防止や心理的負担軽減へ

【2025年最新版】目的別業務効率化ツール18選（無料あり）

この記事では、業務効率化ツールの種類や、業務効率化に有効なツール18選を価格と併せてご紹介。業務効率化の必要性についても解説しています。実際のツールを目的別でまとめたので、ツール検討時の参考にしてください。無料の業務効率化ツールも紹介しています。

まとめ

仕事の効率化は多くの職場で課題となっており、解決策としてITツールやアプリを導入する企業が目立ちます。ITツールやアプリには紹介したようにさまざまな種類があり、課題とマッチするツールを選定できれば大幅な仕事の効率化も可能です。職場の課題や改善点を明確にできたら、ITツールやアプリによって仕事の進め方を見直してみてはいかがでしょうか。

≫そのほかRPAに関する記事はこちら≪