中小企業はRPAを導入すべき？その理由や事例、おすすめRPAツールの選び方を徹底解説

定型業務を自動化してくれるツールであるRPAは、中小企業においても大きな力を発揮します。

この記事では、中小企業にRPA導入をおすすめする理由と、その一方でなかなか進まない理由とその解決策を解説します。また、中小企業だからこそRPAに任せたい業務や中小企業におすすめのRPAツール選定方法、おすすめのRPAツール、RPAで成果を上げた導入事例もご紹介しています。

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中小企業にRPAの導入をおすすめする理由

中小企業はRPAを導入することで、労働生産性の向上、少ない労働力の適切な配分、ナレッジの属人化の防止などの効果が期待できます。3つの理由をそれぞれ詳しく解説していきます。

労働生産性が向上する

中小企業庁「中小企業・小規模事業者の実態」によると、中小企業の労働生産性は2000年台前半から2010年台後半にかけて、20年ほどにわたり横ばい傾向が続いています 。労働生産性を示す従業員一人当たりの付加価値額は500万円代前半で推移しており、大企業の1/2におよびません。
 
経済産業省は中小企業においてもDX(デジタルトランスフォーメーション)が生産性の向上・競争力の強化に欠かせないとしていますが、「どこから手をつければ良いのか」と悩んでいる中小企業が少なくないでしょう。DXの一歩として導入されているもののひとつがRPAです。定型業務や単純作業の一部を自動化してくれるRPAツールの導入により、労働生産性の向上が期待できます。

少ない労働力を適切に分配できる

RPAを導入してこれまで従業員が手作業で行っていた業務を自動化できれば、その時間を人間でなければできないコア業務に充てられます。
少子高齢化で人手不足が深刻化しつつあるなか、中小企業は採用戦線でも大企業に後れを取りがちです。限りある人的リソースを適切な業務に分配することが、今後ますます重要になるでしょう。

また、定型業務を自動化することで残業時間が削減でき、従業員のライフワークバランスの改善、働き方改革の促進も期待できます。削減した時間を顧客へのヒアリングやサポートに充てるなど、より生産的な業務に時間を割けるようになることで、顧客満足度や売上向上への寄与も期待できます。

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ナレッジの属人化を防げる

少ない人数で仕事をまわす必要がある中小企業では、長期にわたって一人の従業員が特定の業務を担当し続けなくてはならない状況が発生しがちです。しかし、業務が属人化してしまうと、その人物にのみナレッジが蓄積され、いざ担当者が退職することになった際に簡単には引き継ぎできない可能性があります。

その点、RPAによって業務を自動化し、設計書やマニュアルの用意をきちんとしておけば、1から10まですべて人力で作業している場合と比較し、急な異動や退職時にも引継ぎがスムーズになります。

またRPAを導入する際は、業務の手順を洗い出して細かく可視化する必要があるので、その作業手順は誰でも確認できる共有のナレッジになるでしょう。

中小企業でRPAの導入が進まないのはなぜ？

一方で、なかなか中小企業ではRPAの導入が進まない状況があります。

中小企業でRPAの導入がうまく進まない場合、その理由には導入コストや人材不足、業務幅の狭さなどがあります。それぞれ詳しく解説していきます。

コストが高いから

RPAツールの多くは、月々もしくは1年単位で利用料が発生します。ツール利用料は年間で数十万円、場合によっては数百万円～数千万円かかり、さらに導入支援会社のサービスを利用すると膨大な費用がかかります。大企業に比べて限られた経営資源のなかで経営をしている中小企業には重い負担でしょう。

長期的な観点からは業務自動化の必要性を理解していたとしても、費用面へのハードルから優先度は下がりやすい傾向にあります。

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IT人材が不足しているから

大企業では、経済産業省が警鐘を鳴らす「2025年の崖」に向けて、DX推進の要となるIT部門を設ける企業が増えています。しかし、中小企業ではまだまだ独立したIT部門がある会社は大企業と比較して少なく、ITリテラシーがある程度高い人材が社内にいない企業もあります。

RPAは、自動化させたい作業をロボットにインプットさせる「RPA開発（シナリオ作成）」という工程のほかに、定期的な運用・保守が必要になります。この開発の工程がハードルが高いケースが多くあります。各ツールベンダーが様々なサポートをしてくれますが、それでもIT人材がいない企業ではRPAツールを使いこなすことができずに、導入に踏み切れないケースや、断念してしまうことがあります。

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自動化で効率化できる業務が少ないから

RPAツールは自動化できる定型業務が多くあり、またその処理件数が多いほど、導入効果が大きくなります。
一方で中小企業は大企業に比べると、自動化が可能な業務の種類や量が少ないので、導入コストに見合う費用対効果が薄い場合があります。

人の手で処理することが明らかに不可能または不合理な業務量があれば、RPAによる自動化はためらう担当者はいないでしょう。しかし、何とか手作業でもやれている状況では、いくら低価格帯のRPAツールを導入しても、コストや検討工数を考えるとなかなか決断できないのかもしれません。

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中小企業だからこそRPAに任せたい業務例

中小企業にとって、RPAによる自動化で生産性が上がる業務には、次のようなものがあります。それぞれについて解説していきます。

データ入力・コピペ作業

経理処理システム、顧客管理システム、ECサイト管理システムなどのITツールの利用には、システムへのデータ入力が欠かせません。そのうち、納品書のデータを経理システムにコピペするなど、使用するツールが増えるほど、コピペ作業や手入力作業が増加します。

これらをRPAによってデータ入力を自動化することで、手作業では避けられなかったヒューマンエラーを防ぎます。顧客情報というミスが許されない業務が楽になることでプレッシャーからも解放されるでしょう。

またMA(マーケティングオートメーション)とCRM(顧客管理システム)など、システムやツール間での連携、コピペもRPAで自動化可能です。

データ収集

スーパーマーケットが近隣の競合店の目玉商品の価格をチェックする、不動産会社の営業担当者が担当エリアの賃貸物件情報をリサーチするなど、複数のWebサイトからデータを収集する作業もRPAで自動化できます。また、自社のホームページへのアクセス記録を自動的にダウンロードすることも可能です。

このような「コア業務のための準備作業」に当たるデータ収集の自動化によって、毎日の単純作業にかかる時間を削減して、生産性を上げることが期待できます。

データクレンジングと分析

「データの意味を読み解き施策を練る」という意味のデータ分析は人間の仕事ですが、的確な分析に欠かせないのがデータ相互の表記や条件の整理です。蓄積されたデータ、あるいは各部署から集められたデータに「同じ意味なのに表現が異なる」「全角数字と半角数字が混在している」などの微妙な差異があると、グラフの作成などの加工が正確に行えない場合があります。

RPAで自動的にデータの表記や条件を揃えるデータクレンジングを行うことで、人手をかけずに正確なデータ分析のための準備が整います。さらに、どのようなデータをピックアップして、どのようなグラフに加工するかをRPAのシナリオに設定することで、ただちに高度な分析作業に入ることが可能です。「データは集めたが人手が不足して分析まで手がまわらない」という中小企業は、ぜひ利用したい業務分野です。

メールの送受信

見込み客の育成に役立つメールマガジンの利用ですが、個々のターゲットの育成ステップに沿ったコンテンツを配信しないと効果は望めません。

RPAを使用すれば、特定のターゲットに向けたあらかじめ決まっているコンテンツを、指定のルールに沿って自動で送信してくれます。ターゲットをあらかじめ育成ステップごとに分類しておけば、その分類ごとに配信内容を変えることも可能です。

既存客のフォローになかなか手が回らない中小ECサイトでは、RPAの導入により効果的なメルマガの作成が期待できるでしょう。

顧客に対するメール送信だけでなく、また提出が遅れている従業員に向けたリマインドメールの作成～送信なども対応範囲内です。

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この記事では、メール送信のRPA化をおすすめする理由や事例などのほか、メール送信をRPA化する際のリスクやそのほか役立つ情報を解説。自動化できるメールに関する業務アイデアも併せてご紹介します。

レポート作成

RPAを利用すれば、RPAによってデータ収集やデータ分析した結果を、レポートとして自動出力できます。例えば、ECサイトやリアル店舗での販売状況や自社サイトへのアクセス状況などを、日次、月次などの定められたタイミングで自動的にレポート化することが可能です。

また、人による記入が必須な日報や月報作成に際しても、これまで本人や管理者が行っていた集計や繰り越し作業をRPAを使って自動化できます。

問い合わせ対応関連業務

顧客からの問い合わせ対応は、顧客満足度を左右する重要な業務です。問い合わせ対応においてRPAで自動化できるのは、下記のような「問い合わせ対応に付随して発生する業務」です。

中小企業においては、これらの付随業務を自動化することで、忙しさにまぎれて問い合わせ対応の経験を風化させることなく、サービス向上に役立てることができます。

RPAを業務に導入しよう！業種別の活用シーンをまとめて紹介

RPA導入で楽になる業務とRPAに向いていない業務、そして業種別の活用シーンをかんたんに紹介しています。業務委託で導入するという選択肢もご紹介するので、ぜひRPA導入を検討する際の参考にしてください。

中小企業でRPAを導入する前の準備

RPAは、導入しただけでさまざまな業務が自動化されるような魔法の杖ではありません。どの業務にどのように利用するか、導入後の運用体制はどうするかなどを、運用前に検討・把握する準備作業が必要です。

そこで、導入前に行いたい3つの準備をご紹介します。

どんな業務がRPA化できるのかを把握しておく

RPAを導入するには、どんな業務がRPA化できるかを検討し、自動化したい業務の手順を洗い出し、可視化する準備作業が必須です。RPAはなんでも自動化できるという期待値が高すぎると、準備作業がおろそかになり、費用や工数をかけた割に効果が上がらないという結果を招く恐れがあります。

とくに中小企業ではリソースも予算も限られているので、準備作業が不十分なまま安易に導入すると、失敗したときのダメージが大きくなります。

RPAにできること・できないことを徹底解説！それぞれの具体例も

本記事では、そんなRPAにできることや得意・苦手とすることを具体例を用いて紹介するとともに、RPA化の進め方や具体的な導入事例などについて解説します。

運用保守の体制とルールづくりをしておく

RPAは導入後も、エラー発生時や作業手順の変更時に運用保守が必要です。 
業務の可視化を進めるなかで「こういうエラーで止まったらこうしよう」「作業手順が変更になったらこう対処しよう」など、運用保守に必要な体制づくりとルールづくりも進めていく必要があります。

RPAツールを実際に触る担当者のITリテラシーを踏まえたツールを選ぶ

一口にRPAツールといっても、使いこなすために必要なITリテラシーのレベルはさまざまです。ツールを選ぶ際は、毎日利用する現場の担当者のITリテラシーを考慮して選定することが大切です。運用中に現場の担当者が異動になることもあるので、「誰でも使える」ツールがより望ましいでしょう。

中小企業向けRPAツールの選び方

中小企業がRPAツールを選ぶ際の4つのポイントをご紹介します。どの手順もRPAツールの効果的な導入には欠かせないので、一つずつ押さえていきましょう。

種類はデスクトップ型かクラウド型がおすすめ

中小企業におけるRPA導入では、スモールスタートが可能なデスクトップ型またはクラウド型のRPAツールをおすすめします。

RPAツールの種類は大きく分けると「クラウド型」と「デスクトップ型」、「サーバー型」の3種類です。それぞれロボットをどこにインストールするかで名前が付けられています。

パソコンに直接ロボットをインストールする「デスクトップ型」と、インターネットに接続することでインストールをせずに始められる「クラウド型」は、パソコン1台からのスモールスタートも可能。どちらも比較的導入コストを抑えたい中小企業におすすめです。

一方、「サーバー型」はサーバーに接続することで導入するタイプで、大人数での利用や多くのパソコンを一括管理したい場合に有用です。

誰でも操作しやすいものに

RPAツールは実際に操作する担当者のITリテラシーでも使えるものを選ぶ必要があります。

社内にITリテラシーのある人材が全くいない場合は、初心者向けのツールで構いません。しかし、RPA開発はITエンジニアが行い、普段の操作を現場担当者が行う場合には、開発を行うエンジニアにとっては使いづらい可能性があります。そのため、「誰でも操作しやすい」ツールを選ぶことがポイントです。

「誰でも操作しやすい」というのは、「直感的に操作しやすいもの」という観点で比較するのが良いかと思います。ただし、RPAという特性上、「誰でも操作しやすい」とはいってもRPAに知見がない場合はRPAベンダーや導入支援サービスなどのサポートがあると良いでしょう。

サポートは手厚いと安心

どんなツールでも操作につまづく場合や、エラーへの対処法が分からないなどが起こります。そんなときに迅速で手厚いサポートがあると安心です。

とくにITリテラシーのある人材がいない中小企業では、導入前にベンダーのサポート体制について確認し、サポートが充実したツールを選ぶことが大切です。

トライアルで実際にシナリオ作成をし、問題ないか確認

RPAツール選びでもっとも重要なポイントは、機能が多いことよりも、自社が実現したい自動化が実際に可能かどうかです。ツールによって、機能やユーザーの使い心地に差があるのはもちろん、自動化できる具体的な内容も大きく異なります。

たとえば、Web上での資料ダウンロード作業を自動化したい場合に、ダウンロードボタンを押すことが、A社のツールではできてもB社のツールは「この仕様だとできない」などが発生します。

また、Web上での画像の中に入っている文字列を認識させたい場合に、A社のツールでは認識できても、B社のツールでは認識できない、ということなどが一例としてあります。

正式な導入前にトライアル利用してシナリオを作成し、想定どおりに作動するかを必ず試しましょう。

RPAの開発は自社で行うべき？流れやメリット・デメリットを事例とともに解説

RPAを自社開発することのメリットやデメリットと併せ、RPA開発方法の種類や開発費用、具体的な開発の流れ、RPA開発時の注意点などを事例とともに詳しく解説しています。これからRPA開発に着手する方は是非ご覧ください。

中小企業におすすめのRPAツール「マクロマン」

マクロマンは、中小企業に合うRPAツールの条件を満たす下記の特徴を備えたRPAツールです。

• スモールスタートが可能なデスクトップ型で無料のツール
• 誰でも部品（コマンド）の組み立てでシナリオを作れる
• RPA女子（有償）によるニーズに合わせた手厚いサポートを提供
• ダウンロードしてすぐに操作方法を練習でき、期間の縛りなく機能を試せる

上記のような特徴をもつマクロマンは、中小企業や地方公共団体などで幅広く利用されています。一方、RPA導入には一定の知識を持っての業務整理や要件定義、シナリオ作成などが必要です。

そこで・・・

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RPAツールを自社で操作をしつつ、RPAベンダーのサポートを受けるならRPAツール「マクロマン」×「導入支援パック」がおすすめです。

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はじめはプロに任せて、そのあとは自社運用できるようにしていくとコストを最小限にして進められます。

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中小企業でのRPAの導入事例

RPAを導入して業務自動化、効率化の成果を上げている中小企業の事例をご紹介します。事例を通して、自社でRPAを導入するイメージを膨らませてみましょう。

株式会社 昭芝製作所

自動車部品を製造している昭芝製作所は、DXに取り組むなかで、経営層からRPAによる業務効率化の提案があり、ツールの導入検討を始めました。検討の結果、無料で利用できるため「まずはやってみる」ことができる「マクロマン」を導入することに決定。

自動化を試みた業務は、顧客からのオーダー情報をダウンロードして自社システムへ取り込むEDI(電子データ交換)処理です。担当者が一日に何度も繰り返す作業なので、その一部を自動化できれば業務効率が上がると考えました。

導入の効果、毎日2～3時間に一度の確認が必要だった業務の一部の自動化に成功。現場担当者からは「作業工数が減った」「時間に追われることが少なくなった」「もう前の環境には戻れない！」などの声もあり、定量的にも定性的にも効率化を成功させました。

マクロマン導入事例　昭芝製作所様

日常的なEDI処理をRPA化してDXの第一歩を ー 現場の重要で日常的な業務を、RPAに任せて負担軽減！

株式会社ウェルクス(現　株式会社トライトキャリア)

保育士、栄養士の人材紹介を行っている株式会社ウェルクス(現　株式会社トライトキャリア)は、FAXを使って保育園などの施設に条件に合う会員を紹介しています。

施設の抽出には数十項目の条件設定があり、1件のFAX送信に5～15分必要でした。1ヵ月に約1,000件あるこの作業は、まさに単純で大量の定型作業。担当していた従業員がやりがいを感じられず退職してしまうトラブルなどもあり、ベンダーに相談してRPAによるFAXの自動送信を導入しました。

すでに従業員のマニュアルがあったため、1日でロボット向けに書き換え、すぐに実装することに。結果的に1件当たり平均10分かかっていた業務の自動化に成功しました。退職した従業員に代わり一時的に該当業務を行っていた社長が本来の経営業務に時間を1日4時間割けるようになりました。

出典：中小企業庁ウェブサイト「2018年版　中小企業白書」をもとにコクー株式会社が作成

キミセ醤油株式会社

1866年創業のキミセ醤油株式会社は、売上の80％を一般消費者への直販で稼ぐ老舗メーカーです。約35人の営業担当者はきめ細かな営業活動のために、データベース化されている顧客情報の管理や確認に時間がかかっており、残業時間を減らすことができないのが課題でした。

社長はすでにRPAを導入している他企業の視察を通してその有効性を確認し、導入に踏み切りました。約3ヶ月の準備期間の後に、コールセンターが電話で「御用聞き」する顧客を自動抽出する機能を実装、次いで毎日の営業訪問先リストの自動作成にも取り掛かりました。

結果的に、導入前1年間と導入後の1年間を比べると、従業員の残業時間が1人当たり月間で3時間6分削減され、コールセンターでは電話アポに要する時間が1件当たり平均2.6分短縮。業務の効率化に成功しています。

出典：中小企業庁ウェブサイト「RPAの導入により定型業務を自動化し、残業時間短縮を実現した企業」をもとにコクー株式会社が作成

※ウェルクス株式会社、キミセ醤油株式会社はマクロマンの事例ではございません。

まとめ

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